Mit M-Files Berichtsdatendiensten können Sie Daten aus M-Files in externe Datenbanken (SQL Server) exportieren. Sie können die zu exportierenden Daten auswählen, geplante Datenexporte festlegen und Berichte über den exportierten Datensatz erstellen. Die M-Files Berichtsdatendienste werden bei der Installation von M-Files Server installiert.
Bevor Sie einen Datensatz erstellen, empfehlen wir Ihnen, eine neue Zieldatenbank zu erstellen, in die der neue Datensatz exportiert wird.
Um einen Datensatz zu erstellen, die folgenden Schritte durchführen:
M-Files Admin öffnen.
In der hierarchischen Ansicht auf der linken Seite, eine Verbindung zum M-Files Server erweitern.
Dokumentenverwaltungen erweitern.
Eine Dokumentenverwaltung erweitern.
Berichterstellung und Datenexport auswählen und anschließend auf Neuer Datensatz im Aufgabenbereich klicken.
Ergebnis:Das Datensatzeigenschaften Dialogfeld wird geöffnet.
Im Name Feld, den Namen für den neuen Datensatz eingeben.
In Zu exportierende Daten auf Objekte hinzufügen... klicken, um die Objekte auszuwählen, die exportiert werden sollen.
Ergebnis:Das Objekte zum Datensatz hinzufügen Dialogfeld wird geöffnet.
Benutzen Sie das Zu exportierende Objekte Dropdown-Menü, um die Objekte, die Sie auf der Grundlage des Objekttyps exportieren wollen, auszuwählen.
Sie können auf Objekte filtern... klicken, um die Auswahl der ausgewählten Objekte zu verfeinern, indem Sie die Eigenschaftsbedingungen spezifizieren, die die Objekte aufweisen müssen, um exportiert werden zu können. Für weitere Information über das Filtern von Objekten nach Eigenschaften, siehe Bedingungen, die auf Eigenschaften basieren.
Optional: Das Objekt auswählen, dass Sie soeben zum Zu exportierende Daten Abschnitt hinzugefügt haben und auf Eigenschaft hinzufügen... klicken, um für den ausgewählten Objekttyp eine Eigenschaft hinzuzufügen, die exportiert werden soll.
Benutzen Sie das Zu exportierende Eigenschaft Dropdown-Menü, um die Eigenschaft auszuwählen, die exportiert werden soll.
Gehen Sie zur Verlauf und ältere Werte Registerkarte.
Auf der Verlauf und ältere Werte Registerkarte können Sie definieren, ob Sie den Änderungsverlauf und die vorherigen Werte der ausgewählten Eigenschaft exportieren wollen.
Ergebnis:Die Verlauf und ältere Werte Registerkarte wird geöffnet.
Das Kontrollkästchen Änderungsverlauf dieser Eigenschaft exportieren markieren, falls der Änderungsverlauf der ausgewählten Eigenschaft exportiert werden soll.
Der Änderungsverlauf fügt dem Datensatz für jede Änderung des Eigenschaftswerts einen Eintrag hinzu. Dadurch wird es möglich, auf Fragen wie „Was ist der Gesamtwert der abgeschlossenen Geschäfte im August?“ zu antworten, indem man den Änderungsverlauf des Eigenschaftswerts Abgeschlossen exportiert und die Objekte festlegt, für die der besagte Wert im Monat August von Nein auf Ja geändert wurde.
Das Kontrollkästchen der Ältere Werte dieser Eigenschaft mithilfe von Sampling exportieren markieren, um die vorherigen Werte der ausgewählten Eigenschaft zu exportieren und das Sampling am Dropdown-Menü auswählen, um die Frequenz des Samplings (täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich) festzulegen.
Eine der Optionen Vollständiger Verlauf, Festgelegter Zeitraum oder Startdatum auswählen, um die Länge des Änderungsverlaufs und die alten Werte der ausgewählten Eigenschaft zu ändern.
Wenn das Sampling häufig (z. B. täglich) erfolgt, sollte die Länge der Zeitspanne des Verlaufs eingeschränkt werden, um die Datenbank nicht unnötig zu vergrößern und die Geschwindigkeit der Exportfunktion zu erhöhen.
Auf OK klicken, um das Zu exportierende Eigenschaft Dialogfeld zu schließen.
Im OLE DB-Verbindungszeichenfolge Feld die Verbindungszeichenfolge für die Verbindung zur Zieldatenbank eingeben oder auf Definieren... klicken, um die Verbindungszeichenfolge zu bestimmen.
Hinweis: Wir empfehlen das Verwenden einer eigenen Zieldatenbank für jeden neuen Datensatz.
Falls Sie Microsoft SQL Server als Zieldatenbank einsetzen, raten wir dazu, Microsoft OLE DB Driver for SQL Server
(MSOLEDBSQL) als Datenlieferant einzusetzen und entweder Simple oder Bulk-logged in der Zieldatenbank als Wiederherstellungsmodell einzustellen. Dies verbessert die Geschwindigkeit und Leistung des Exports von externen Datensätzen erheblich.
Ergebnis:Die Erweitert Registerkarte wird geöffnet.
Das Folgende Benutzeridentität beim Lesen v. Daten verwenden Dropdown-Menü verwenden, um den Benutzer auszuwählen, dessen Identität Sie benutzen wollen, um die Daten von M-Files an die Berichtsdienste zu senden.
Dazu verwenden Sie am besten die Identität eines „normalen“ Benutzers ohne erweiterte Rechte. Wenn Sie beispielsweise Ihre eigene Identität verwenden und die Rolle des Systemadministrators haben, kann es passieren, dass Daten, die nicht für alle Benutzer bestimmt sind, von der Clientsoftware in Berichten angezeigt werden.
Falls die Metadatenstruktur der Dokumentenverwaltung in mehrere Sprachen übersetzt wird, hängt die Metadatensprache des exportierten Datensatzes von den Spracheinstellungen der Dokumentenverwaltung des Benutzers ab, dessen ID zum Lesen der Daten benutzt wird.
Falls Sie das Electronic Signatures and Advanced
Logging Modul gerade benutzen, (M-Files Server) als Benutzer verwenden.
Optional: Das Kontrollkästchen der Daten nach Zeitplan exportieren Option markieren und auf Zeitplan... klicken, falls dieser Datensatz anhand eines Zeitplans exportiert werden soll.
Es wird empfohlen, den Datenexport einmal pro Tag, Woche oder Monat zu planen. Gleichzeitig werden die Berichte aktualisiert. Wenn Sie keine Ablaufplanung auswählen, werden die Daten nach dem Export nicht aktualisiert. Sie können im Berichtsdienst auch eine separate Aktualisierungsverknüpfung erstellen, sodass der Benutzer den Bericht je nach Bedarf in der Clientsoftware aktualisieren kann. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt wenden Sie sich über das M-Files Support Portal an unseren Kundendienst oder an Ihren M-Files Händler.
Optional: In der Erweitert Registerkarte ein Alias für den Datensatz festlegen.
Trennen Sie Aliasnamen durch ein Semikolon (;).
Wenn automatische Aliasnamen verwendet werden und Sie einen Namen auf der Allgemein Registerkarte eintragen, wird das Aliase Feld in der Erweitert Registerkarte automatisch ausgefüllt. Das Alias weist das Format <vordefiniertes Präfix>.<Name> auf. Konfigurieren Sie automatische Aliasnamen für Ihre Dokumentenverwaltung in Advanced Vault
Settings.
Optional: Auf Jetzt exportieren klicken, um den Datensatz umgehend zu exportieren.
Sie können auf Exportstatus... klicken, um den Status des Exportvorgangs zu betrachten, während der Exportvorgang im Gange ist.
Auf OK klicken, um das Erstellen der Benutzergruppe zu beenden.
Der Datensatz, den Sie soeben definiert haben, wird der Berichterstellung und Datenexport Liste hinzugefügt. Der Datensatz wird entweder automatisch gemäß einem Zeitplan oder manuell exportiert, was von den Einstellungen abhängt, die Sie durchgeführt haben.Nachdem Sie den Datensatz erstellt haben, können Sie einen Bericht (siehe Erstellen von Berichten und die erforderliche Software) und anschließend ein Berichtsobjekt in M-Files erstellen, um den Bericht zu lesen (siehe Erstellen eines Berichtreports für einen Bericht).
