Metadatendefinitionen verknüpfen

Verknüpfungen zwischen Metadaten können je nach Verwendungszweck der Dokumentenverwaltungen auf unterschiedliche Weise erstellt werden. Die Zieldokumentenverwaltung kann für die Archivierung, die Replikation, für Datensicherungen und für die Veröffentlichung eingesetzt werden. Aus diesem Grund sollten Sie –bevor Sie eine Dokumentenverwaltung erstellen, die möglicherweise als Zieldokumentenverwaltung verwendet wird –, überlegen, wie Sie die gewünschte Dokumentenverwaltung am einfachsten und besten erstellen.

Überprüfen Sie die Verknüpfung der Metadatendefinitionen und definieren Sie den geplanten Export und Import zwischen Dokumentenverwaltungen, wenn die Verknüpfung und Synchronisierung zwischen zwei oder mehr vorhandenen Dokumentenverwaltungen durchgeführt wird.

M-Files verknüpft Metadaten standardmäßig unter Verwendung folgender Verfahren (Reihenfolge nach Wichtigkeit):

1. Die integrierten Metadatendefinitionen werden immer automatisch verknüpft, unabhängig von der Art der Erstellung der Dokumentenverwaltung-Metadatenstrukturen und von den Verknüpfungsmethoden. Diese Metadatendefinitionen könnten Name oder Titel, Erstellt von, Zuletzt geändert von, Schlüsselwörter usw. sein. Im Rahmen von Veröffentlichungen haben Sie die Möglichkeit, einige von diesen zu verbergen. um etwa den Ersteller eines Dokuments in der für die Veröffentlichung zuständigen Dokumentenverwaltung nicht anzuzeigen. In den Registry-Einstellungen und -Berechtigungen können Sie diese integrierten Metadaten bearbeiten, um sie für Veröffentlichungen anzupassen.
2. Alle Elemente verfügen über eine GUID (globally unique identifier). Falls eine GUID auf alle Dokumentenverwaltungen passt, werden die Metadatenverwaltungen immer automatisch zugeordnet.
3. Bei Alias-Übereinstimmung zwischen den Dokumentenverwaltungen wird die Verknüpfung der Metadatendefinitionen immer durchgeführt. Der Alias muss für die betreffende Metadatendefinition in jeder Dokumentenverwaltung manuell definiert werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Aliase für die Verknüpfung der Metadaten zwischen Dokumentenverwaltungen.
4. Wenn sowohl die ID als auch der Name der Metadatendefinition übereinstimmen, erfolgt die Verknüpfung der Metadaten automatisch. Diese Standardeinstellung kann über die Registry-Einstellungen geändert werden. Bitte beachten Sie, dass bei einer Verknüpfung über den Namen die den Standardsprachen für die Dokumentenverwaltungen entsprechenden Namen verwendet werden. Darüber hinaus ist zu beachten, dass beim separaten Erstellen der Metadatenstrukturen in verschiedenen Dokumentenverwaltungen die IDs nicht identisch sind und die Verknüpfung mit Aliasen vorgenommen werden muss.
5. Sie können auch den Namen der importierten Metadatendefinition als Alias verwenden, wenn keine anderen Aliase verfügbar sind. In diesem Fall müssen Sie den Alias nur in der Zieldokumentenverwaltung definieren, indem Sie den Namen der Metadatendefinition in der Quelldokumentenverwaltung verwenden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Den Namen eines importierten Elements als Alias verwenden, wenn kein anderer Alias verfügbar ist unter Inhalt importieren.
6. Wenn Sie zusätzlich zu den oben genannten nur den Namen verwendende Verknüpfungen haben wollen, können Sie diese Definition in die Registry-Einstellungen aufnehmen. In diesem Fall muss der Name der Metadatendefinition, wie etwa Telefonnummer, in allen Dokumentenverwaltungen identisch sein. Wenn Standardeinstellungen verwendet werden, ist der Name allein für die Verknüpfung der Metadaten nicht ausreichend. Beachten Sie, dass, wenn die Verknüpfung über den Namen erfolgt, die den Standardsprachen für die Dokumentenverwaltungen entsprechenden Namen verwendet werden.

Da nur integrierte Metadatendefinitionen und die, bei denen die GUID oder ID und der Name übereinstimmen, automatisch verknüpft werden, muss die Verknüpfung bei anderen Metadatendefinitionen unter Verwendung von Aliasnamen durchgeführt werden.

Aliasnamen werden zur Identifizierung von semantisch identischen Metadaten verwendet. Wenn Sie beispielsweise Objekte aus einer anderen Dokumentenverwaltung importieren, können die Eigenschaften Datum und Beschreibung der Objekte den gleichen Eigenschaften der Zieldokumentenverwaltung zugeordnet werden. Das heißt, Aliasnamen beziehen sich auf semantisch gleiche Metadaten in verschiedenen Dokumentenverwaltungen. Mit anderen Worten, ein Alias ist eine allgemeine ID für dieselbe Metadatendefinition in mehreren Dokumentenverwaltungen.

Das Alias ist eine allgemeine ID mit demselben Namen in der Quell- und in der Zieldokumentenverwaltung.

Beim Definieren des Alias können Sie verschiedene externe Datentypen und Archivstandards verwenden, wie SÄHKE2, MoReq2 und Dublin Core.

Stellen Sie sicher, dass für alle gewünschten Metadatendefinitionen ausreichend Definitionen verfügbar sind, damit die Verknüpfung durchgeführt werden kann. Folgendes prüfen: Objekttypen, Wertelisten, Eigenschaftsdefinition, Klassen und Klassengruppen, Workflows und Workflow-Status, Benutzergruppen und benannte Zugriffssteuerungslisten. In den Eigenschaften dieser Metadatendefinitionen finden Sie die Registerkarte Erweitert, auf der Sie den (die) Alias(e) für die Metadatendefinitionen definieren können.

Beispielsweise hat die Quelldokumentenverwaltung die Eigenschaftsdefinition Telefonnummer, dessen ID, die auf die Dokumentenverwaltung bezogen ist, 1001 lautet. Die semantisch gleichwertige Eigenschaftsdefinition befindet sich auch in der Zieldokumentenverwaltung, doch lautet die auf die Dokumentenverwaltung bezogene ID 1005. Der Name kann in der Standardsprache derselbe (Telefonnummer) oder ein anderer (z. B. Telefon oder Rufnummer) sein. Wenn Sie diese verknüpfen möchten, müssen Sie einen allgemeinen Alias für diese Eigenschaftsdefinition in beiden Dokumentenverwaltungen definieren. Das Alias kann beliebig ausgewählt werden, z. B. Telephone number oder dc.PhoneNumber, wobei es nicht gleichzeitig Punkte und Leerzeichen aufweisen darf.

Das Alias ist für die Benutzer nicht sichtbar M-Files Desktop; d. h. die Benutzer sehen genau wie vorher den Namen, der für die Dokumentenverwaltung geltenden Eigenschaftsdefinition.

Je nach dem Verwendungszweck der Zieldokumentenverwaltung können deren Benutzer mit denen der Quelldokumentenverwaltung identisch sein oder sich völlig von ihnen unterscheiden. Wenn Sie bestimmten Benutzern Berechtigungen für beide Dokumentenverwaltungen gewähren und/oder die Metadaten für die Werteliste Benutzer synchronisieren möchten, müssen Sie für diese Benutzer für beide Dokumentenverwaltungen Benutzerkonten mit denselben Namen erstellen. Benutzerkonten werden nicht automatisch zwischen Dokumentenverwaltungen synchronisiert.

Die Interaktion zwischen mehreren Dokumentenverwaltungen ermöglicht die Erstellung von Beziehungen zwischen Objekten in den einzelnen Dokumentenverwaltungen. Die Objekte werden nicht von einer Dokumentenverwaltung in eine andere exportiert. Vielmehr wird die Beziehung durch Verweis auf ein Objekt in einer anderen Dokumentenverwaltung definiert, d. h. es wird ein Link zum Originalobjekt erstellt. Die Typen der Objekte müssen verknüpft werden können, doch ist eine Synchronisierung der Objekte (Replikation des Inhalts) nicht erforderlich, weil sie nicht von einer Dokumentenverwaltung in eine andere übertragen werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Beziehungen zwischen Objekten in separaten Dokumentenverwaltungen.