Indizierung der Dokumentenverwaltung verwalten

Sie können M-Files Admin zur Verwaltung der Indizierung der Dokumentenverwaltung verwenden. Dies kann beispielsweise hilfreich sein, wenn Sie eine der folgenden Aktionen ausführen möchten:

  • Starten Sie den Neuindizierungsprozess und überwachen Sie den Status des Indexneuaufbaus.
  • Stellen Sie sicher, dass die Indexierung für die Dokumentenverwaltung abgeschlossen ist.
  • Schauen Sie, wann das letzte Objekt der Indizierungsrunde verarbeitet wurde.

Der Abschnitt Indexverwaltung in M-Files Admin unterteilt Indizes in drei Kategorien: Active Index, Used for Indexing und Disabled.

Indexkategorie Beschreibung Verfügbare Vorgänge
Active Index
  • Aktive Indizes werden für die Suche in der Dokumentenverwaltung verwendet.
    • dtSearch verwendet zwei aktive Indizes: Metadatenindex und Dateidatenindex.
    • Micro Focus IDOL und Smart Search verwenden einen aktiven Index.
  • Aktive Indizes sind immer aktiviert.
  • Aktive Indizes können nicht deaktiviert werden.
  • Konfigurationen von aktiven Indizes können nicht gelöscht werden.
  • Um einen neuen aktiven Index festzulegen, wählen Sie einen Index in der Used for Indexing Kategorie und klicken Sie auf Set as Active.
  • Reindex (nur Micro Focus IDOL und Smart Search)
  • Delete and Reindex
Used for Indexing Used for Indexing Indizes sind für die Indizierung aktiviert, aber nicht aktiv. Dies bedeutet, dass sie nicht für die Suche in der Dokumentenverwaltung verwendet werden.
  • Reindex (nur Micro Focus IDOL und Smart Search)
  • Delete and Reindex
  • Disable
  • Set as Active
  • Remove Configuration (nicht verfügbar für Standardindizes)
Disabled Deaktivierte Indizes werden nicht indiziert oder für die Suche in der Dokumentenverwaltung verwendet.
  • Enable
  • Set as Active
  • Remove Configuration (nicht verfügbar für Standardindizes)

Eine Beschreibung der Vorgänge finden Sie in dieser Tabelle.

Während ein Index neu erstellt wird, wird ein blaues Benachrichtigungssymbol () neben dem Namen des Indizes angezeigt. Wenn ein Index neu erstellt werden muss, wird ein gelbes Benachrichtigungssymbol () angezeigt.

Weitere technische Informationen über diese Funktion finden Sie unter Index Management in M-Files Admin.

Indizierungsinformationen anzeigen

So zeigen Sie Informationen zum Indexierungsstatus an:

  1. M-Files Admin öffnen und zu einer Dokumentenverwaltung navigieren.
    1. M-Files Admin öffnen.
    2. In der hierarchischen Ansicht auf der linken Seite, eine M-Files Serververbindung erweitern.
    3. Dokumentenverwaltungen erweitern.
    4. Eine Dokumentenverwaltung erweitern.
  2. Auf Indexverwaltung klicken.
  3. Im Aufgabenbereich auf den Namen des Index klicken.
  4. Auf der Status Registerkarte ein Indizierungsszenario erweitern.
    Zum Beispiel, Reindexing oder New or Modified.
    Ergebnis:Die Informationen zum Indizierungsstatus werden angezeigt.
Um eine Beschreibung einer Information anzuzeigen, auf das Informationssymbol () klicken.

Indizierungsvorgänge mit der Indexverwaltung verwenden

Um die Vorgänge in der Indexverwaltung zu verwenden, die folgenden Schritte durchführen:

  1. Im linken Navigationsbereich einen Index auswählen.
  2. In der oberen rechten Ecke der Benutzeroberfläche einen der für den Index verfügbaren Befehle auswählen.
    Die hier aufgeführte Tabelle enthält eine Beschreibung aller verfügbaren Befehle. Die Verfügbarkeit der Vorgänge hängt vom Zustand des Indizes, der Suchmaschine ab, die die Dokumentenverwaltung verwendet, und Ihren Benutzerrechten ab.
    Befehl Beschreibung Erforderliche Zugriffsrechte
    Set as Active Aktive Indizes werden für die Suche in der Dokumentenverwaltung verwendet. Bei Micro Focus IDOL und Smart Search kann jeweils nur ein Index aktiv sein. Bei dtSearch sind ein Metadaten- und ein Dateidatenindex gleichzeitig aktiv. Systemadministrator
    Aktivieren Aktivierte Indizes werden bei Änderungen in den Dokumentenverwaltungsdaten auf dem neuesten Stand gehalten. Mit anderen Worten: Sie werden indiziert. Systemadministrator
    Disable Deaktivierte Indizes werden bei Änderungen in den Dokumentenverwaltungsdaten nicht auf dem neuesten Stand gehalten. Mit anderen Worten: Sie werden nicht indiziert. Systemadministrator
    Delete and Reindex
    Wichtig: Dieser Prozess kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Bei Dokumentenverwaltungen, die eine Million, Millionen oder mehrere zehn Millionen Dokumente enthalten, kann die Indizierung Tage oder sogar Wochen dauern. Es gibt zahlreiche Faktoren, die sich auf die Geschwindigkeit der Indizierung auswirken. Zum Beispiel der verwendete Indexer, die Hardwareressourcen und die Art der Daten in der Dokumentenverwaltung.
    Dieser Vorgang löscht den ausgewählten Index und baut ihn dann vollständig neu auf. Der Vorgang ist für alle Suchmaschinen verfügbar. Wenn Sie dtSearch verwenden, empfehlen wir die Informationen unter Rebuilding the dtSearch Full-Text Search Index.    		 Systemadministrator oder Administrator der Dokumentenverwaltung
    Reindex
    Wichtig: Dieser Prozess kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Bei Dokumentenverwaltungen, die eine Million, Millionen oder mehrere zehn Millionen Dokumente enthalten, kann die Indizierung Tage oder sogar Wochen dauern. Es gibt zahlreiche Faktoren, die sich auf die Geschwindigkeit der Indizierung auswirken. Zum Beispiel der verwendete Indexer, die Hardwareressourcen und die Art der Daten in der Dokumentenverwaltung.
    Dieser Vorgang ist nur für Micro Focus IDOL und Smart Search verfügbar.

    Micro Focus IDOL:

    • Zeitstempel werden gelöscht.
    • Die Objekte werden vollständig neu indiziert (Dateidaten und Metadaten), und zwar zusätzlich zu den alten Daten.
    • Der Index wird nicht gelöscht. So können einige alte, unnötige Inhalte im Index verbleiben.
    • Die Informationen zum Neuaufbau werden vollständig neu geschrieben (dies erfolgt, wenn der Zeitstempel Null ist).

    Smart Search:

    • Zeitstempel werden gelöscht.
    • Nur die Metadaten werden für die Dokumentenverwaltung neu indiziert. Externe Repositorys werden immer vollständig neu indiziert (Dateidaten und Metadaten).
    • Der Index wird nicht gelöscht. So können einige alte, unnötige Inhalte im Index verbleiben.
    • Die Informationen zum Neuaufbau werden vollständig neu geschrieben (dies erfolgt, wenn der Zeitstempel Null ist).
    • Wenn etwas zuvor nicht korrekt indiziert wurde, werden nur Metadaten indiziert.
    		 Systemadministrator oder Administrator der Dokumentenverwaltung
    Remove Configuration Bei diesem Vorgang wird nur die Konfiguration gelöscht. Indexdaten müssen separat gelöscht werden. Systemadministrator