| Externer Benutzer |
Benutzer können in externe und interne Benutzer gruppiert werden. Ein Benutzer kann als externer Benutzer definiert werden, indem die Externer Benutzer Option aktiviert wird. Externe Benutzer können nur Dokumente anzeigen und bearbeiten, die entsprechend gekennzeichnet wurden. Sie verfügen standardmäßig über keinerlei Rechte zum Anzeigen von Dokumenten. Beispielsweise können Sie Ihre Kunden als externe Benutzer definieren und ihnen Zugriff auf kundenbezogene Dokumente in der Dokumentenverwaltung gewähren.
Externe Benutzer verfügen, wie bereits angesprochen, standardmäßig über keinerlei Zugriffsrechte auf Dokumente. Um ein Dokument für einen externen Benutzer freizugeben, muss das Zugriffsrecht in den Berechtigungen des Dokuments explizit gewährt werden. Hinweis: Objektberechtigungen werden als asynchrone Hintergrundaufgabe aktualisiert. Objektberechtigungen können beispielsweise dann aktualisiert werden, wenn eine benannte Zugriffssteuerungsliste, ein Benutzer, eine Benutzergruppe oder ein Pseudobenutzer (wie etwa ein Projektleiter) geändert wird. Sie können den Vorgang der Aufgabe in M-Files Admin im Hintergrundaufgaben Bereich überwachen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Hintergrundaufgaben überwachen. |
| Benutzerkonto deaktiviert |
Wenn ein Konto deaktiviert ist, kann der Benutzer nicht auf die Dokumentenverwaltung zugreifen. Auch wenn die Dokumentenverwaltung nicht verwendet werden kann, bleiben die Benutzerinformationen erhalten. Das Konto lässt sich einfach neu aktivieren, indem man die Markierung des Kontrollkästchens aufhebt. Eine mögliche Anwendung für diese Funktion ist die Deaktivierung des Kontos einer Mitarbeiterin aus Sicherheitsgründen, während sie sich im Urlaub befindet.
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| Benutzer kann keine Dokumente oder Objekte erstellen |
Der Benutzer kann weder Dokumente noch Objekte in der Dokumentenverwaltung erstellen. Er kann jedoch Dokumente anzeigen, wenn er über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.
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| Benutzer kann keine Standardordner erstellen oder bearbeiten |
Der Benutzer kann keine Standardordner in der Dokumentenverwaltung erstellen oder bearbeiten.
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| Benutzer kann keine privaten Ansichten/Benachrichtigungsregeln verwalten |
Der Benutzer kann keine privaten Ansichten oder privaten Benachrichtigungsregeln erstellen oder ändern. Private Ansichten und Benachrichtigungsregeln werden nur dem Benutzer angezeigt, der sie erstellt hat, während die allgemeinen Regeln allen Benutzern der Dokumentenverwaltung angezeigt werden. |
| Vollzugriff auf die Dokumentenverwaltung |
Mit dieser Option erhält der Benutzer alle Administratorrechte in der Dokumentenverwaltung.
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| Alle (einschließlich gelöschter) Dokumentenverwaltungsinhalte anzeigen und lesen |
Unabhängig von den Berechtigungen, die für ein Dokument festgelegt wurden, können Benutzer mit dieser Berechtigung alle Objekte anzeigen und lesen (einschließlich gelöschter Objekte).
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| Gelöschte Objekte anzeigen und wiederherstellen |
Der Benutzer hat die Berechtigung, Dokumente und Objekte wiederherzustellen, die als gelöscht markiert wurden.
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| Objekte dauerhaft löschen |
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer Objekte dauerhaft löschen.
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| Auschecken rückgängig machen erzwingen |
Benutzer mit dieser Berechtigung können Auscheckvorgänge anderer Benutzer rückgängig machen. Beispiel: Ein Benutzer hat vergessen, ein Dokument wieder einzuchecken, das jedoch von anderen Benutzern bearbeitet werden soll. Benutzer mit dieser Berechtigung können das Dokument einchecken. Änderungen, die an dem Dokument vorgenommen wurden, während es ausgecheckt war, gehen dabei jedoch verloren.
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| Berechtigungen für alle Objekte ändern |
Der Benutzer hat das Recht, die Berechtigungen für jedes beliebige Objekt zu ändern, dass Sie sehen dürfen. Beispielsweise können Sie anderen Benutzern die Schreibberechtigung für ein Dokument entziehen. Hinweis: Der Benutzer kann die Rechte zur Bearbeitung der Dokumente erlangen, für die normalerweise nur Leserechte bestehen. |
| Metadatenstruktur ändern |
Der Benutzer hat die Berechtigung zur Änderung der Metadaten einer Dokumentenverwaltung wie das Hinzufügen von neuen Dokumentenklassen oder Wertelisten. Angenommen, Sie möchten die Dokumentenklasse Rechnung ändern, sodass bei jeder Rechnung eine Angabe für die Eigenschaft Projekt erforderlich ist. Wenn Sie über diese Berechtigung verfügen, können Sie die Änderung vornehmen. Auch wenn ein Benutzer nicht über diese Berechtigung verfügt, kann er individuellen Objekten immer noch neue Metadatenfelder hinzufügen, indem er das Metadatenformular verwendet. Hinweis: Mit dieser Berechtigung können die Benutzer Metadatenstrukturelemente betrachten und weitere Information über die Dokumentenverwaltung einsehen, die sie normalerweise nicht betrachten könnten. Dazu gehören Wertelisten, Objekttypen und benannte Zugriffssteuerungslisten. |
| Workflows verwalten |
Diese Berechtigung ermöglicht es dem Benutzer in M-Files Admin Workflows zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen.
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| Benutzerkonten verwalten |
Der Benutzer hat die Berechtigung, Benutzerkonten in der ausgewählten Dokumentenverwaltung zu verwalten. So können Sie u. a. Benutzer in der Dokumentenverwaltung hinzufügen oder entfernen.
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| Allgemeine Ansichten und Benachrichtigungsregeln verwalten |
Mit dieser Berechtigung können Sie Ansichten erstellen, die allen Benutzern der Dokumentenverwaltung angezeigt werden. Sie können auch allgemeine Benachrichtigungsregeln angeben. Sie können im klassischen M-Files Desktop gemeinsame Ansichten und Benachrichtigungsregeln erstellen. |
