Wartung der Dokumentenverwaltung

Die regelmäßige Wartung der Dokumentenverwaltung garantiert eine hohe Leistung, selbst dann, wenn die Dokumentenverwaltung eine große Anzahl von Objekten enthält.

Die meisten Informationen auf dieser Seite gelten nur für lokale Umgebungen. Der M-Files Cloud Service umfasst die regelmäßige Wartung der Dokumentenverwaltungen. In M-Files Cloud können Kundenadministratoren nur die Vorgänge in M-Files Admin sehen und durchführen, die nicht im Service enthalten sind.

In einer lokalen Umgebung Enthält das Wartung Untermenü für die Dokumentenverwaltung in M-Files Admin Funktionen, mit denen Sie z. B. die Integrität der internen Datenbankstruktur verifizieren und optimieren können. Zusätzlich dazu ist es wichtig, dass die Integrität Ihrer Dokumentenverwaltung regelmäßig verifiziert wird und Datensicherungen der Masterdatenbank angelegt werden.

Es kann hilfreich sein, den Warum ist mein M-Files nicht genügend schnell? FAQ-Artikel zu lesen. Er enthält viele häufig auftretende Probleme, die dazu führen können, dass das System langsam arbeitet.

Wichtig: M-Files führt fortlaufend eine Datenbankpflege während der Nutzung durch, insbesondere anhand des gründlichen Optimierungsvorgangs. Wenn Sie Microsoft SQL Server verwenden, führen Sie keine Wartungsmaßnahmen mit Microsoft SQL Server Management Studio durch. Im besten Fall haben sie keine Auswirkungen, aber sie können sich negativ auf die Leistung Ihres M-Files Systems auswirken. Bei einigen Microsoft SQL Server Editionen können manuell ausgeführte Wartungsmaßnahmen sogar die Verwendung von M-Files während der Durchführung des Vorgangs verhindern.

Wartungsempfehlungen für M-Files Cloud Dokumentenverwaltungen

Zusammenfassung über die empfohlenen Wartungsarbeiten:

Wartungsempfehlungen für lokale Dokumentenverwaltungen

Zusammenfassung über die empfohlenen Wartungsarbeiten:

  • Verwenden Sie den Miniaturbilder zurücksetzen Vorgang nur dann, wenn die Miniaturbilder nicht richtig angezeigt werden.
  • Erstellen Sie den Volltext-Suchindex nur neu, wenn Sie vermuten, dass der Suchindex beschädigt ist, oder wenn die Suchvorgänge bedeutend langsamer als gewohnt ablaufen.
  • Verwenden Sie den Überprüfen und Reparieren (schnell) Vorgang zweimal im Jahr für alle Repositorys.
  • Die Dokumentenverwaltungen mindestens einmal pro Jahr bereinigen.
  • Archivieren Sie M-Files Ereignisprotokolle mindestens einmal im Jahr.
  • Überprüfen Sie die Integrität Ihrer Datensicherungen der Masterdatenbank mindestens zwei- bis viermal jährlich.
    • Unter M-Files Backup Policy finden Sie weitere Anweisungen und die beste Vorgehensweise im Zusammenhang mit Datensicherungen.
  • Überprüfen Sie die Integrität Ihrer Datensicherungen der Dokumentenverwaltung mindestens zwei- bis viermal jährlich.
    • Falls Microsoft SQL Server verwendet wird, finden Sie Anweisungen in der Dokumentation zu den Tools für die Datensicherung, die Sie zur Durchführung der Datensicherung einsetzen können.
    • Wenn die SQL-Datenbank Firebird verwendet wird, finden Sie unter Eine Dokumentenverwaltung sichern und Eine Dokumentenverwaltung wiederherstellen entsprechende Anweisungen.
    • Achten Sie bei der Wiederherstellung von Testdokumentenverwaltungen darauf, dass Sie nicht versehentlich die Produktionsdokumentenverwaltung überschreiben. Wenn Sie eine Dokumentenverwaltung mit einer neuen GUID wiederherstellen, stellen Sie außerdem auf Nachfrage sicher, dass die wiederhergestellte Dokumentenverwaltung keine externen Verbindungen verwendet. Dies kann zu Problemen führen, wenn die Produktionsdokumentenverwaltung die gleichen Verbindungen verwendet. Beachten Sie schließlich, dass die wiederhergestellte Dokumentenverwaltung z. B. das Ausführen von Skripten und das Versenden von Zuweisungs-E-Mail-Nachrichten verursachen kann.
    • Unter M-Files Backup Policy finden Sie weitere Anweisungen und die beste Vorgehensweise im Zusammenhang mit Datensicherungen.

Einen empfohlenen Wartungsplan finden Sie in der Tabelle unter Wie ist der M-Files Server zu warten?.

Unter Wichtige Aufgaben nach der Installation, dem Erstellen oder der Migration der Dokumentenverwaltung finden Sie eine Checkliste mit Aufgaben, die wir empfehlen, mit den in diesem Abschnitt aufgelisteten Vorgängen durchzuführen.

Datenbank optimieren

Der Datenbank optimieren (gründlich) Vorgang versucht, die Leistung der Datenbank der Dokumentenverwaltung zu verbessern. Der Vorgang defragmentiert Indizes, aktualisiert Datenbankstatistiken und komprimiert den Volltextsuchindex.

Standardmäßig führt M-Files den Datenbank optimieren (vollständig) Vorgang einmal pro Woche durch. Informationen zum Ändern des Standardplans oder zum Festlegen eines Zeitlimits für die Optimierung finden Sie unter Geplante Optimierung.

Normalerweise ist es nicht notwendig, dass Sie diesen Vorgang selbst ausführen. Wenn die Reaktionszeiten der Dokumentenverwaltung jedoch länger als üblich sind, kann es notwendig sein, den Vorgang selbst auszuführen. Die Dokumentenverwaltung kann langsam reagieren, wenn eine große Anzahl von Objekten in die Dokumentenverwaltung importiert wird. Wenn zum Beispiel die Anzahl der Objekte in einer Dokumentenverwaltung, die Firebird verwendet, schnell von 0 auf 10.000 Objekte ansteigt.

Dieser Vorgang kann zuerst im Schnell-Modus durchgeführt werden, doch empfehlen wir in den meisten Fällen, den Gründlich-Modus zu verwenden. Siehe Manuelle Optimierung für weitere Anleitungen.

Diese Aufgaben werden durchgeführt, wenn Sie den Datenbank optimieren (schnell) Vorgang ausführen.
  1. Metadatenindizes werden neu erstellt
  2. Relevanzbewertung für Objekte neu berechnen
  3. Änderungsprotokolle von Objekttypen werden bereinigt
  4. Statistik der Datenbankobjekte aktualisieren

Unter Reihenfolge der Aufgaben bei der gründlichen Optimierung finden Sie die Liste der Aufgaben, die während dem gründlichen Vorgang durchgeführt wurden.

Verschlüsselungsstatus für bestehende Dateien aktualisieren

Die Auswahl der Einstellung Dateidaten-Verschlüsselung aktivieren (Data at rest) auf der Registerkarte Erweitert im Dialogfeld Eigenschaften der Dokumentenverwaltung hat Auswirkungen auf die Funktionalität des Vorgangs Verschlüsselungsstatus für bestehende Dateien aktualisieren:
  • Falls Dateidaten-Verschlüsselung aktivieren (Data at rest) ausgewählt wurde, werden alle Dokumente, die zuvor in der Dokumentenverwaltung nicht verschlüsselt waren, auch verschlüsselt.
  • Falls Dateidaten-Verschlüsselung aktivieren (Data at rest) nicht ausgewählt wurde, erfolgt auch eine Aufhebung der Verschlüsselung der verschlüsselten Dateien in der Dokumentenverwaltung.

Nach der Ausführung von Verschlüsselungsstatus für bestehende Dateien aktualisieren müssen Sie den Vorgang Datenbank optimieren (vollständig) manuell ausführen, um Daten aus alten Dateien der Dokumentenverwaltung zu entfernen.Wenn die Option Dateien der dauerhaft gelöschten Objekte löschen verfügbar ist, wählen Sie diese aus.

Volltext-Suchindex neu erstellen

Dieser Vorgang sollte nur durchgeführt werden, wenn Sie vermuten, dass der Suchindex beschädigt ist, oder wenn die Suchvorgänge bedeutend langsamer als gewohnt ablaufen. Anleitungen finden Sie unter Indizierung der Dokumentenverwaltung verwalten.

Die beste Vorgehensweise ist das Erstellen eines doppelten Indizes im Hintergrund. Wenden Sie sich an wenden Sie sich über das M-Files Support Portal an unseren Kundendienst oder an Ihren M-Files Händler für weitere Unterstützung.

Notieren Sie sich diese wichtigen Informationen, bevor Sie den Vorgang starten:

  • Dieser Vorgang erstellt den Volltextsuchindex vollständig neu und kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Bei Dokumentenverwaltungen, die eine Million, Millionen oder mehrere zehn Millionen Dokumente enthalten, kann die Indizierung Tage oder sogar Wochen dauern. Viele Faktoren, wie z. B. der verwendete Indexer, die Hardwareressourcen und die Art der Daten in der Dokumentenverwaltung, können einen erheblichen Einfluss auf die Indizierungsgeschwindigkeit haben.
  • Während des Wiederherstellungsvorgangs können Suchvorgänge durchgeführt werden, aber die Suchergebnisse können eingeschränkt sein, da der Suchindex nicht vollständig ist. Anweisungen dazu, wie die Suche während des Vorgangs normal arbeitet, finden Sie unter Rebuilding the dtSearch Full-Text Search Index.

Miniaturbilder zurücksetzen

Sie können den Zwischenspeicher der Miniaturbilder der Dokumentenverwaltung zurücksetzen, falls Sie die Miniaturbilder-Ansicht in M-Files Desktop verwenden und falls die Bilder nicht richtig angezeigt werden. Dies kann beispielsweise dann vorkommen, wenn eine Software installiert wird, die in der Lage ist, Miniaturbilder anzuzeigen, die zuvor nicht angezeigt werden konnten.

Die Dokumentenverwaltungen werden bereinigt

Wenn Sie die Dokumentenverwaltungen bereinigen, geben Sie Speicherplatz für neue Objekte frei.

So bereinigen Sie die Dokumentenverwaltung:
  1. In M-Files Admin den Inhalt exportieren, den Sie aus der Dokumentenverwaltung entfernen wollen.
    Beispielfilter:
    • Registerkarte Status: Gelöscht wurde auf Nein festgelegt
    • Registerkarte Eigenschaften: Die Eigenschaft Erstellt mit dem Operator <= und dem auf ein Datum eingestellten Wert
  2. Löschen Sie im M-Files Desktop oder in M-Files Web Objekte, die Sie bereits exportiert haben, und aktivieren Sie Dauerhaft löschen.
    Hinweis: Wenn Sie nach Objekten suchen, die Sie dauerhaft entfernen oder löschen möchten, verwenden Sie die gleichen Filter wie in Schritt 1. Damit stellen Sie sicher, dass Sie nur Inhalt dauerhaft löschen, den Sie exportiert haben.
  3. In M-Files Admin Datenbank manuell optimieren.

    Dateien der dauerhaft gelöschten Objekte löschen aktivieren.

    Hinweis: Bei der geplanten automatischen Optimierung werden die dauerhaft gelöschten Dateien nicht entfernt.