Eine Dokumentenverwaltung erstellen

Eine Dokumentenverwaltung in M-Files Cloud erstellen

In M-Files Cloud können Sie eine Dokumentenverwaltung unter M-Files Manage erstellen. Anweisungen hierzu finden Sie unter Creating a Cloud Vault im M-Files Manage Benutzerhandbuch.

Eine Dokumentenverwaltung in lokalen Umgebungen erstellen

Falls Sie eine neue Dokumentenverwaltung in einer anderen als der aktuellen Sprache erstellen möchten, müssen Sie zuerst die Sprache der Software ändern und dann den M-Files Server-Dienst über den Windows Task-Manager neu starten, bevor Sie die Dokumentenverwaltung erstellen. Für eine Anleitung zur Änderung der Software-Sprache, siehe Sprache für Software und Dokumentenverwaltung auswählen.

Unter Wichtige Aufgaben nach der Installation, dem Erstellen oder der Migration der Dokumentenverwaltung finden Sie eine Checkliste mit Aufgaben, die beim Erstellen einer Dokumentenverwaltung durchgeführt werden sollten.

Um eine Dokumentenverwaltung zu erstellen, die folgenden Schritte durchführen:

  1. M-Files Admin öffnen.
  2. In der hierarchischen Ansicht auf der linken Seite, eine Verbindung zum M-Files Server erweitern.
  3. Auf Dokumentenverwaltungen klicken.
    Ergebnis:Die Dokumentenverwaltungen Liste wird im rechten Bereich geöffnet.
  4. Im Aufgabenbereich auf Neue Dokumentenverwaltung klicken.
    Ergebnis:Das Eigenschaften der Dokumentenverwaltung Dialogfeld für eine neue Dokumentenverwaltung wird geöffnet.
  5. Im Name Feld, den Namen für die neue Dokumentenverwaltung eingeben.
  6. Die Primärsprache und die Sekundärsprache Dropdown-Menüs benutzen, um die Primär- und Sekundärsprachen für die Volltextsuche-Funktionen auszuwählen.

    Diese Auswahlen können beispielsweise auf die Behandlung von irregulären und gebeugten Worten oder Wortverbindungen einen Einfluss ausüben. Falls die Dokumentenverwaltung Datenmaterial in mehreren Sprachen enthalten soll, wird empfohlen, jene Sprache als Primärsprache zu wählen, die am meisten verwendet wird und weniger häufig benutzte Sprachen als Sekundärsprachen zu bestimmen.

    Die Auswahl einer oder mehrerer Sprachen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die richtigen Suchergebnisse gefunden werden. Falls bestimmte Sprachen nicht als Primär- oder Sekundärsprachen ausgewählt wurden, ergibt die Volltextsuche nichtsdestotrotz Resultate für die Sprache, die bei der Suche verwendet wurde.

  7. Optional: Auf Importieren... klicken, um das Symbol der Dokumentenverwaltung zu ändern, um die Suche zu erleichtern, wenn mehrere Dokumentenverwaltungen eingesetzt werden.
    1. Im Symbol ändern Dialogfeld ein Element aus der Liste auswählen oder auf Durchsuchen... klicken, um ein anderes Symbol zu suchen.
    2. Einmal auf OK klicken, nachdem Sie das neue Symbol ausgewählt haben.
      Sie können das standardmäßige Symbol wiederherstellen, indem Sie auf Standard verwenden klicken.
  8. Optional: Die Erweiterte Einstellungen in der Erweitert Registerkarte ändern.
  9. Auf OK klicken, wenn der Vorgang beendet ist.
Die Dokumentenverwaltung ist nun erstellt und sollte links in der hierarchischen Ansicht M-Files Admin unter Dokumentenverwaltungen erscheinen.
Hinweis: Beim Erstellen einer Dokumentenverwaltung erstellt M-Files automatisch eine ID. Die ID kann nachher im Eigenschaften der Dokumentenverwaltung Dialogfeld der Datenbank geändert werden, indem die Eindeutige ID ändern Schaltfläche angeklickt wird.
Nach dem Erstellen der Dokumentenverwaltung müssen die Benutzer der Dokumentenverwaltung eine Verbindung zu ihr hinzufügen. Siehe Verbindung mit Dokumentenverwaltung hinzufügen für weitere Anleitungen.