Die Ansicht betreffende Vorgänge

Benutzung der Ansicht bereinigen, Ansichten ausblenden und Ansichten einblenden Befehle.

Der Befehl Ansicht bereinigen kann von jedem Benutzer, der über M-Files Desktop bei der Dokumentenverwaltung angemeldet ist, für beliebige Ansichten verwendet werden. Mit dem Befehl werden temporäre lokale Dateien sowie alle leeren Ordner entfernt. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine Ansicht und wählen Sie Ansicht bereinigen aus.

Einige Ansichten können nicht entfernt werden, sie können jedoch ausgeblendet werden. Die meisten Benutzer der Dokumentenverwaltung verfügen beispielsweise nicht über die Berechtigung, gemeinsame Ansichten zu entfernen. Um eine Ansicht auszublenden, mit der rechten Maustaste auf eine Ansicht klicken und Ansicht ausblenden auswählen. Zum Einblenden der Ansichten mit der rechten Maustaste auf einen leeren Bereich der Listenansicht klicken und Ansichten einblenden auswählen.

Die Anzeigeeinstellungen einer Ansicht als allgemeine Anzeigeeinstellungen speichern.

In M-Files können Sie die Anzeigeeinstellungen einer Ansicht als allgemeine Anzeigeeinstellungen speichern. Sie benötigen dazu Administratorrechte für die entsprechende Dokumentenverwaltung. Mit dieser Funktion werden die entsprechenden Anzeigeeinstellungen für bestimmte Benutzeransichten gespeichert. Sie kann wahlweise für alle Benutzer oder nur für Benutzer verwendet werden, deren Anzeigeeinstellungen noch nicht geändert wurden. Auf diese Weise können Sie u. a. bestimmte Spalten angeben, die für alle Benutzer angezeigt werden sollen.

Um dies auszuführen, die Alt-Taste drücken und Ansicht > Als allgemeine Anzeigeeinstellungen speichern auswählen.

Die Bildschirmeinstellungen zurücksetzen

Mit dieser Funktion können Sie geänderte Anzeigeeinstellungen wieder auf die vom Systemadministrator festgelegten Standardwerte zurücksetzen. Sie können die Anzeigeeinstellungen auch auf die Standardwerte von M-Files zurücksetzen.

Hierzu mit der rechten Maustaste auf einen leeren Bereich im Listenbereich klicken und Anzeigeeinstellungen auf Standardwerte zurücksetzen auswählen.

Bericht mit einer Ansicht verknüpfen

Sie können einen Bericht beispielsweise mit der Ansicht Umsätze nach Kunde oder Angebote nach Vertriebsmitarbeiter verknüpfen. Mithilfe der Optionen unter Ansicht > Berichte in der Menüleiste können Sie einen Bericht mit einer Ansicht verknüpfen und den Speicherort festlegen. Falls diese Einstellung für alle Benutzer gelten soll, aktivieren Sie in den Einstellungen der Ansicht die Option Benutzerübergreifend. Um eine allgemeine Ansicht festzulegen, benötigen Sie für die entsprechende Dokumentenverwaltung die Berechtigungen zum Verwalten der allgemeinen Ansichten.

Weitere Informationen zu Berichten finden Sie im Abschnitt Berichterstellung und Datenexport.

Eine Ansicht exportieren

Sie können den Inhalt einer Ansicht auf die gleiche Weise wie Suchergebnisse exportieren. Siehe Suchergebnisse exportieren für weitere Anleitungen.

Teilen von Ansichten

Sie können Ihre Ansichten mit anderen Benutzern in derselben Dokumentenverwaltung teilen. Sie können keine gemeinsamen Ansichten teilen. Wenn Sie eine Unteransicht einer Ansicht teilen, wirken sich die Filter der Ansicht nicht auf die geteilte Unteransicht aus.

Um eine Ansicht zu teilen, mit der rechten Maustaste auf eine Ansicht klicken und Ansicht per E-Mail teilen auswählen. Um viele Ansichten zu teilen, die Strg Taste gedrückt halten und auf die Ansichten klicken, die Sie teilen möchten. Dann mit der rechten Maustaste auf eine ausgewählte Ansicht klicken und Ansicht per E-Mail teilen auswählen.

In beiden Fällen wird eine neue E-Mail-Nachricht in Ihrem E-Mail-Client geöffnet.