Haku

Paras tapa löytää kohteita on haun käyttäminen. Se kannattaa erityisesti, jos tiedät kohteesta vain yhden yksityiskohdan. Esimerkiksi luontipäivän tai dokumentin luoneen käyttäjän.

Video: How to Use M-Files Search Options

Hakuasetukset ja suodattimet

Hakuasetuksien ja suodattimien avulla voit määrittää lisää hakuehtoja.

Hakutulosten lajittelu

M-Files näyttää hakutulokset järjestyksessä alkaen äskettäin tai usein käytetyistä kohteista. Näin käyttäjä näkee itselleen tärkeimmät kohteet. M-Files käyttää näitä ehtoja järjestyksen luomisessa:

  • milloin kohde luotiin
  • koska ja kuinka monta kertaa kohdetta on muokattu
  • koska ja kuinka monta kertaa kohdetta on käsitelty
  • kuinka monta kertaa hakulauseke löytyy metatiedoista tai tiedostosisällöstä:
    • kohteen nimestä tai otsikosta
    • muista metatiedoista kuin otsikosta
    • tiedostosisällöstä.

M-Files jättää huomiotta metatietoja, jotka heikentävät hakutulosten tarkkuutta. Hakutulosten järjestyksen kannalta metatiedot ovat aina tärkeämpiä kuin tiedostosisältö.

Vihje: Jos M-Files-järjestelmänvalvojasi on ottanut käyttöön kohteiden otsikoiden kääntämisen, voit käyttää käännettyjä kohteiden otsikoita hauissa. Käännetyt otsikot näytetään myös metatietokortin otsikkoalueella, listausalueella, ilmoituksissa ja arvolistoissa.

Osuvuuden perusteella tehtävän lajittelun poistaminen käytöstä

M-Files-järjestelmänvalvoja voi ottaa pois käytöstä oletusarvoiset osuvuusasetukset, jolloin jokainen käyttäjä voi itse järjestää tulokset. Katso lisätietoja kohdasta Hakutulosten osuvuuden perusteella tehdyn lajittelun poistaminen käytöstä.

Hakutulosten ryhmittely

M-Files ryhmittelee automaattisesti hakutulokset kohdetyypeittäin.

Jos hakutuloksia on yhdessä ryhmässä paljon, M-Files näyttää vain osan hakutuloksista. Näet lisää hakutuloksia napsauttamalla Näytä lisää tuloksia. Muuta sivulla näkyvien tulosten määrää napsauttamalla listausalueen tyhjää kohtaa hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Näyttötila > Kohteita ryhmässä.

Hakusanan painottaminen tuloksissa

Hakusanasi korostetaan keltaisella listausalueella ja metatietokortissa. Kun esikatselua käytetään, hakusanat korostetaan myös tiedostosisällössä.

Esikatselu-välilehdellä korostetaan näiden tiedostotyyppien sisältöä:

  • Sähköpostitiedostot (eml, emlx, msg)
  • HTML-tiedostot ja WWW-arkistot (htm, html, mht, mhtml)
  • Microsoft Excel -tiedostot (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
  • Microsoft PowerPoint -tiedostot (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
  • Microsoft Word -tiedostot (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)
  • OpenDocument-tiedostot (odt, ott, ods, odp)
  • PDF-tiedostot
  • RTF-tiedostot
  • Tekstitiedostot (txt)
Huomaa: Jos haet tarkalla vastaavuudella käyttämällä haussa lainausmerkkejä, esimerkiksi "dat sports", myös osittaiset vastaavuudet korostetaan. Katso lisätietoja kohdasta Tarkka vastaavuus.

Järjestelmänvalvojan tuki

Lisää teknisiä tietoja löytyy seuraavista asiakirjoista: