Vous devez avoir un compte Microsoft pour pouvoir co-rédiger des documents Office. Si tel n'est pas le cas, vous pourrez créer votre compte lorsque vous verrouillerez pour la première fois un objet pour la co-rédaction.
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Localisez dans M-Files l'objet que vous souhaitez mettre en co-rédaction.
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Soit :
- Cliquez avec le menu bouton droit de la souris sur l'objet et sélectionnez Verrouiller pour Co-rédaction dans le menu contextuel.
ou
- Effectuez un clic droit sur l'objet et sélectionnez Démarrer la Co-rédaction dans le menu contextuel si le fichier fait partie d'un document multi-fichier ou s'il est déjà verrouillé par vos soins.
Remarque : Par défaut, la co-rédaction est uniquement disponible pour les fichiers DOCX, XLSX et PPTX.
Résultat :Une alerte de sécurité apparaît et indique qui peut visualiser et modifier le fichier pendant la co-rédaction.
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Cliquez sur Démarrer la Co-rédaction dans la boîte de dialogue Alerte de Sécurité.
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Dans la boîte de dialogue Co-rédaction, cliquez sur Envoyer le Lien pour envoyer le lien de l'objet partagé aux participants de la co-rédaction avec votre client mail.
Vous pouvez également cliquer, à l'aide du menu bouton droit, sur l'objet que vous avez verrouillé pour la co-rédaction et sélectionner Envoyer le Lien de Co-rédaction chaque fois que vous souhaitez partager le lien de co-rédaction avec quelqu'un.
Veuillez noter que toute personne ayant accès au lien pourra consulter et modifier le fichier.
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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet dans la zone de la liste afin de démarrer la co-rédaction.
Résultat :Le document s'ouvre dans Microsoft Office pour le web.
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Cliquez sur Editer dans le navigateur en haut à droite pour commencer l'édition en mode de co-rédaction.
Les commandes M-Files (comme ajout de métadonnées au contenu) ne sont pas disponibles pendant la co-rédaction.
- Optionnelle :
Cliquez sur Ouvrir dans Word (ou Ouvrir dans Excel ou Ouvrir dans PowerPoint) au-dessus du ruban Office afin de commencer la co-rédaction dans l’application du bureau.
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Enregistrez vos modifications si vous utilisez l'application bureau.
Microsoft Office enregistre automatiquement votre document si vous y apportez des modifications.
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Fermez le document.
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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet dans M-Files et sélectionnez Terminer la Co-rédaction dans le menu contextuel.
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Pour finir, cliquez à l'aide du bouton droit de la souris de nouveau sur l'objet et sélectionnez Publier pour publier les modifications.
L'utilisateur qui verrouille le document pour co-rédaction doit être celui qui l'a publié. Cet utilisateur de M-Files est responsable des modifications apportées au document. Les modifications effectuées pendant la co-rédaction sont attribuées à l'utilisateur qui a verrouillé le document pour la co-rédaction et a publié la nouvelle version.
Vous pouvez rejeter les modifications réalisées pendant la co-rédaction en cliquant à l'aide du bouton droit de la souris sur l'objet et en sélectionnant Déverrouiller dans le menu contextuel.
Les modifications que vous ou quelqu'un d'autre avez effectuées pendant la co-rédaction sont enregistrées dans M-Files. Si vous voulez à nouveau le partager pour la co-rédaction, verrouillez-le pour la co-rédaction et envoyez un nouveau lien pointant vers le fichier.