Recherche

La meilleure façon de trouver des objets est d'utiliser la recherche. Cela est particulièrement utile si vous ne connaissez qu'un seul détail sur l'objet. Par exemple, la date de création ou le créateur d'un document.

Options de recherche et filtres

Les options de recherche et filtres vous permettent de spécifier davantage de critères de recherche.

Tri des résultats de la recherche

M-Files affiche les résultats de la recherche dans une séquence des objets les plus fréquemment ou récemment utilisés. De cette façon, les objets les plus liés à l'utilisateur sont affichés en premier. M-Files utilise les critères de cette liste pour créer la séquence :

  • Quand l'objet a été créé
  • Quand et combien de fois l'objet a été modifié
  • Quand et combien de fois l'objet a été traité
  • Combien de fois la chaîne de recherche est trouvée dans les métadonnées ou le contenu du fichier, ce qui inclut :
    • Le nom ou le titre de l'objet
    • Les métadonnées autres que le titre
    • Contenu de fichiers

M-Files ignore certaines métadonnées qui diminuent la précision des résultats de recherche. Pour la séquence des résultats de recherche, les métadonnées sont toujours plus importantes que le contenu du fichier.

Conseil : Si votre administrateur système M-Files a autorisé les titres d'objet traduits, vous pouvez utiliser ceux-ci dans les recherches. Les titres d'objet traduits sont également affichés dans la zone de titre de la fiche de métadonnées, dans la zone de liste, dans les notifications et dans les listes de valeurs.

Désactiver le tri par pertinence

L'administrateur système M-Files peut désactiver les paramètres de pertinence par défaut afin que chaque utilisateur puisse trier les résultats de manière indépendante. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Désactivation du tri des résultats de recherche selon leur pertinence.

Regroupement des résultats de recherche

M-Files regroupe automatiquement les résultats de recherche par type d'objet.

S’il y a un grand nombre de résultats de recherche pour un type d’objet, M-Files n'affiche qu'une partie des résultats de recherche. Cliquez sur Afficher plus de résultats pour voir davantage de résultats de recherche. Pour modifier le nombre de résultats affichés sur une page, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un espace vide de la zone de liste, puis sélectionnezMode d'Affichage > Objets par Groupe.

Mise en relief du terme de recherche dans les résultats

Les termes de votre recherche sont surlignés en jaune dans la zone de liste et sur la fiche de métadonnées. Lorsque l'aperçu est utilisé, les termes recherchés sont mis en évidence dans le contenu du fichier.

Le contenu de ces types de fichiers est mis en évidence dans l'onglet Aperçu :

  • Fichiers e-mail (eml, emlx, msg)
  • Fichiers HTML et archives du web (htm, html, mht, mhtml)
  • Fichiers Microsoft Excel (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
  • Fichiers Microsoft PowerPoint (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
  • Fichiers Microsoft Word (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)
  • Fichiers OpenDocument (odt, ott, ods, odp)
  • Fichiers PDF
  • Fichiers RTf
  • Fichiers texte (txt)
Remarque : Si vous utilisez la recherche des correspondances exactes avec des guillemets, par exemple "dat sports", les correspondances partielles peuvent également être mises en évidence. Voir Correspondance exacte.

Aide à l'administration

Reportez-vous aux documents suivants pour obtenir des informations plus techniques :