Partage avec des personnes n'ayant pas accès à M-Files

Informations importantes

Votre lien de visiteur est utilisable à condition que les exigences suivantes soient satisfaites :

  • Votre compte utilisateur est activé.
  • Vous disposez au moins d'autorisations de lecture sur le document.

Pour des raisons de sécurité, le lien n’est plus utilisable si l’une des deux exigences n’est pas satisfaite. Pour partager des documents avec un grand nombre de personnes n'ayant pas accès à M-Files, vous pouvez utiliser les autres méthodes de partage suivantes :

  • M-Files Hubshare offre un contrôle et une sécurité accrus.
  • L’accès anonyme au coffre permet aux utilisateurs d’accéder à un coffre sans identifiants.

Vous pouvez utiliser des liens de visiteur pour partager des objets M-Files avec des personnes n'ayant pas accès à M-Files. Avec les liens de visiteur protégés par code de passe, vous pouvez spécifier les personnes pouvant ouvrir le lien. Avec les liens de visiteur pour n'importe qui, toute personne disposant du lien peut l'ouvrir. En plus des liens de visiteur, vous pouvez partager un contenu en utilisant l'option Envoyer le PDF par email.

Si vous ne voyez pas l'option Créer un lien de visiteur dans le menu contextuel d'un objet, demandez à votre administrateur M-Files de vérifier que les opérations suivantes ont été effectuées :

Partage de liens de visiteur protégés par code de passe

Avec les liens de visiteur protégés par code de passe, vous pouvez spécifier les personnes pouvant ouvrir le lien.

Pour copier un lien de visiteur protégé par code de passe dans M-Files :

  1. Dans la zone de liste, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un objet et sélectionnez Créer un lien de visiteur.
    Résultat :La boîte de dialogue Créer un lien de visiteur s'ouvre.
  2. Dans la section Créer un lien de visiteur protégé par code de passe de la boîte de dialogue, saisissez l’adresse e-mail du destinataire du lien et cliquez sur Ajouter.
    Résultat :L’adresse e-mail est ajoutée à la liste des adresses des personnes pouvant ouvrir le lien.
  3. Cliquez sur Copier le lien.
    Résultat :Le lien est copié.

Vous pouvez maintenant coller le lien, par exemple, dans des e-mails et des chats. Seules les personnes dont l’adresse e-mail figure dans la liste peuvent ouvrir le lien avec le code de passe qui leur a été envoyé. Si aucun destinataire ne reçoit les codes de passe permettant d'ouvrir les liens de visiteur que vous avez créés, demandez à votre administrateur de vérifier que les notifications sont activées dans le coffre.

Remarque : Un lien de visiteur protégé par code de passe expire au bout de trois mois. Chaque fois que la liste d'adresses e-mail est modifiée, la date d'expiration est à nouveau définie à trois mois. Vous pouvez voir la date d'expiration dans la boîte de dialogue Partagé(s) par moi.

Partage de liens de visiteur pour n'importe qui

Avec les liens de visiteur pour n'importe qui, toute personne disposant du lien peut l'ouvrir.

Pour créer un lien de visiteur pour n'importe qui :

  1. Dans M-Files, recherchez l'objet à partager.
  2. Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur l'objet ou sur la version de l'objet et sélectionnez Créer un lien de visiteur.
    Résultat :La boîte de dialogue Créer un lien de visiteur s'ouvre.
  3. Dans la section Créer un lien de visiteur pour n'importe qui, cliquez sur Créer.
    Résultat :La boîte de dialogue Créer un lien de visiteur pour n'importe qui s'ouvre.
  4. Sélectionnez la version cible.
  5. Utilisez Date d'expiration (heure locale) pour sélectionner la date et l'heure au-delà desquelles le lien de visiteur pour n'importe qui cessera d'être actif.
  6. Optionnelle : Dans Description, saisissez une description.
    La description est affichée dans la boîte de dialogue Partagé par moi.
  7. Cliquez sur Créer un lien de visiteur pour n'importe qui.
    Résultat :Le lien est ajouté au champ Lien de visiteur pour n'importe qui.
  8. Cliquez sur Copier pour copier le lien.
  9. Cliquez sur Fermer.
Vous pouvez maintenant coller le lien, par exemple, dans des e-mails et des chats.

Gestion des liens de visiteur

Dans la boîte de dialogue Partagé(s) par moi, vous pouvez gérer les liens de visiteur que vous avez partagés. Vous pouvez par exemple arrêter de partager un lien. Les utilisateurs disposant des droits d’administration Contrôle total du coffre ou Voir et lire tous les objets peuvent voir et gérer les liens de visiteur partagés par tous les utilisateurs du coffre.

Pour gérer les liens de visiteur partagés :

  1. Dans le M-Files Desktop classique, cliquez sur vos initiales dans le coin supérieur droit et sélectionnez Partagés par moi.
    Si vous disposez des droits de Contrôle total du coffre ou Voir et lire tous les objets, vous pouvez également sélectionner Fichiers partagés (tous les utilisateurs).
    Résultat :Tous les liens de visiteur partagés par vous sont affichés dans la boîte de dialogue Partagé(s) par moi.
  2. Effectuez les actions nécessaires.
    Type de lien Option Description
    Visiteur (protégé par code de passe) Copier le lien Copie un lien de visiteur protégé par code de passe partagé dans le presse-papiers.
    Visiteur (protégé par code de passe) Édition Ouvre la boîte de dialogue Copier le lien de visiteur. Cliquez sur Tout supprimer pour arrêter de partager le lien de visiteur protégé par code de passe.
    Public (pour n'importe qui) Copier le lien Copie un lien de visiteur pour n'importe qui partagé dans le presse-papiers.
    Public (pour n'importe qui) Arrêter de partager Supprime un lien de visiteur pour n'importe qui partagé.
  3. Cliquez sur Fermer.

Envoyer en PDF par e-mail

Avec cette option, M-Files convertit le fichier sélectionné au format PDF et crée un message électronique avec le fichier PDF joint. Le fichier dans M-Files reste dans son format d'origine. Pour utiliser cette option, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un fichier dans la zone de liste, puis sélectionnez Enregistrer en PDF > Envoyer le PDF par email.