Erweiterte Eigenschaften der Dokumentenverwaltung

In den erweiterten Einstellungen der Dokumentenverwaltung müssen Sie definieren, ob Sie zum Speichern von Dokumentenverwaltungsinformationen Firebird oder Microsoft SQL Server verwenden.

Firebird ist ein in M-Files integriertes SQL-Datenbankmodul. Da es Teil des M-Files Server-Dienstes ist, ist keine separate Installation erforderlich und Firebird somit einfach zu verwenden. Wählen Sie Firebird als Datenbankmodul aus, sofern es keinen bestimmten Grund gibt, der für Microsoft SQL Server spricht. Ein Wechsel von Firebird zu Microsoft SQL Server kann auch später noch problemlos vorgenommen werden. Ein Wechsel von Microsoft SQL Server zu Firebird ist jedoch nicht möglich.

Microsoft SQL Server ist ein SQL-Datenbankmodul, das separat erworben und installiert werden muss. Für umfangreiche Dokumentenverwaltungen wird die Verwendung des Microsoft SQL Servers empfohlen. Dies setzt jedoch voraus, dass der Administrator bereits mit der Microsoft SQL Server-Verwaltung vertraut ist.

Anmerkung: Verändern Sie niemals direkt die Inhaltsstruktur der Dokumentenverwaltungsdatenbank, indem Sie z. B. Systemverwaltungstools für Datenbanken verwenden. Die Datenbankinhalte dürfen nur über den M-Files Server-Dienst geändert werden. Anderweitige Änderungen gefährden die logische Integrität der Datenbank, was zu einer fehlerhaften Funktionsweise der Software und zu Datenverlust führen kann. Die Struktur und die Inhalte der Dokumentenverwaltung dürfen nur durch den M-Files Desktop, das M-Files Admin-Tool und M-Files API geändert werden.

Die erweiterten Optionen der "Dokumentenverwaltungseigenschaften".

Firebird verwenden

Siehe Verwendung von Firebird als Datenbankmodul.

Microsoft SQL Server verwenden

Siehe Verwendung von Microsoft SQL als Datenbankmodul.

Funktionen der Änderungsverfolgung

M-Files unterstützt die Verwaltung elektronischer Datensätze und Signaturen gemäß FDA 21 CFR Part 11. Zum elektronischen Signieren benötigen Sie das kostenpflichtig erhältliche Modul "eSigning and Compliance" (zuvor FDA 21 CFR Part 11). Das Modul umfasst Erweiterungen für die Ereignisprotokollierung sowie Funktionen zur Handhabung von elektronischen Signaturen. Das Modul wird mittels geeignetem Lizenzcode aktiviert.

Zudem müssen für die Dokumentenverwaltung spezifische Eigenschaften der Änderungsverfolgung aktiviert werden. Öffnen Sie das Dialogfeld Eigenschaften für die Dokumentenverwaltung, für die Sie diese Funktionen aktivieren möchten, und aktivieren Sie auf der Registerkarte Erweitert die Option Funktionen der Änderungsverfolgung: Electronic signing and compliance. Elektronische Unterschriften werden automatisch aktiviert, sobald der Lizenzcode aktiviert wird. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Electronic signing and compliance.

Sicherheitsfunktionen

Erweiterte metadatenbasierte Berechtigungen

Für Dokumentenverwaltungen mit Version 8.0 oder höher sind die erweiterten metadatenbasierten Berechtigungen standardmäßig aktiviert. Ansonsten müssen Sie manuell aktiviert werden. Bitte behalten Sie im Auge, dass die Operation nicht rückgängig gemacht werden kann.

Anmerkung: Wenn Sie Werten in früheren Versionen von M-Files automatische Berechtigungen zugewiesen haben, wird dringend empfohlen, zu prüfen, ob die Berechtigungen noch wie gewünscht funktionieren.

Weitere Informationen zu automatischen Berechtigungen finden Sie im Abschnitt Automatische Berechtigungen. Sie können die automatischen Berechtigungen über den Wert, die Werteliste, den Objekttyp oder die Klasse aktivieren. Zudem sollten Sie dies in den Eigenschaften der Eigenschaftsdefinition zulassen, damit Sie die automatischen Berechtigungen über eine bestimmte Eigenschaft verwenden können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Neue Eigenschaftsdefinition.

Dateidaten-Verschlüsselung aktivieren (Data at rest)

Diese Option ermöglicht es Ihnen, den AES-256 Algorithmus zur Dateidaten-Verschlüsselung zu verwenden. Die Verschlüsselung ist konform mit dem Bundesstandard für Informationsverarbeitung (FIPS: Federal Information Processing Standard), Veröffentlichung 140-2.

Die Funktion kann für neu erstellte oder bestehende Dokumentenverwaltungen aktiviert werden, beachten Sie jedoch, dass M-Files nur jene Dateien verschlüsselt, die nach der Aktivierung dieser Funktion in der Dokumentenverwaltung gespeichert wurden.

Aus der Sicht des Endbenutzers ist die Dateidaten-Verschlüsselung ohnehin nicht sichtbar.

Anmerkung: Wenn die Verschlüsselung aktiviert ist, ist es besonders wichtig, dass der Administrator regelmäßige und sorgfältig durchgeführte Sicherungskopien anlegt. Eine Kombination zwischen Dateidaten-Verschlüsselung, Festplattenfehlern und nicht geeigneten Sicherungskopien kann zu Datenverlusten führen.

Weitere Funktionen

Die Funktion Anmerkungen und Hervorhebungen ermöglicht es Ihnen, Anmerkungen in Dokumenten der Dokumentenverwaltung hinzuzufügen. Weitere Information über Anmerkungen in M-Files finden Sie in den Abschnitten Anmerkungen und Hervorhebungen und Verwenden von Anmerkungen.