Scanner-Quellen
Über die Scannerverbindung können Sie auch Dokumente in der Dokumentenverwaltung ablegen, die von einer Papiervorlage eingescannt wurden. So können die Suchfunktionen von M-Files auch für eingescannte Dokumente genutzt werden.
Bei der Verwendung externer Quellen besteht keine direkte Verbindung zwischen M-Files und dem Scanner. Die vom Scanner erzeugten Dateien werden über eine externe Verbindung z. B. mit dem Netzlaufwerk des Scanners eingelesen. Die Verbindung wird in M-Files Admin unter Externe Dateiquellen konfiguriert.
Verbindungen dieser Art können u. a. mit Geräten der MFP-Serie von Hewlett-Packard (HP) unter Verwendung von HP Digital Sending Software (DSS) hergestellt werden. Dabei wird das Gerät direkt mit dem lokalen Netzwerk verbunden, und die Dokumente werden vom Benutzer mit dem Gerät eingescannt.
Die Metadaten können auch über den Touchscreen des Geräts eingegeben werden. Die eingescannte Datei und die Metadaten werden zur Texterkennung (OCR) an die DSS-Software gesendet. Die eingescannten Bilder und der erfasste Text werden in einer PDF-Datei zusammengeführt. Diese wird zusammen mit der XML-Metadatendatei in einem Ordner gespeichert, der von M-Files über eine Verbindung mit einer externen Datenquelle überwacht wird. Sobald neue Dateien vorliegen, werden diese von M-Files als Dokumente mit Metadaten in die Dokumentenverwaltung übertragen.
Für Anweisungen, um den Scanner als externe Quelle für M-Files zu verwenden, siehe Herstellen einer neuen Verbindung zu einer externen Quelle.