Scannen und Texterkennung (OCR)
Papierdokumente können zu M-Files hinzugefügt werden, indem Sie einen Netzwerk-Scanner oder lokalen Scanner einsetzen. Weitere Informationen zum Scannen über ein Netzwerk finden Sie im Abschnitt Scanner-Quellen. Wenn Sie lokal scannen, muss der Scanner direkt mit dem Computer verbunden sein, der zum Hinzufügen der gescannten Datei zu M-Files verwendet wird. Auf die Scan-Funktionen können Sie zugreifen, indem Sie die Alt-Taste drücken und anschließend das Vorgänge Menü öffnen.
Wenn das OCR-Modul (optische Zeichenerkennung) von M-Files aktiviert ist, schlägt M-Files vor, die gescannte Datei nach Abschluss des Scanvorgangs per Zeichenerkennung in eine durchsuchbare PDF-Datei zu konvertieren. Sie können die Zeichenerkennung aktivieren oder den Vorschlag ignorieren. Sie können auch erweiterte Einstellungen für die Zeichenerkennung definieren.
Sie können eine Bilddatei auch in eine durchsuchbare PDF-Datei umwandeln. Die optische Zeichenerkennung wird auf die Bilddatei angewendet, um eine Volltextsuche in der gesamten Datei zu ermöglichen. Nach der Konvertierung können Sie beispielsweise nach einem von einer Bilddatei konvertieren Vertragsdokument suchen, indem Sie bei der Suche die Namen der Vertragsparteien oder einen beliebigen, in der originalen Bilddatei enthaltenen Text, verwenden.
M-Files schlägt auch automatisch Zeichenerkennung vor, wenn Sie eine Datei nach M-Files ziehen, sofern Sie zuvor das M-Files OCR-Modul installiert haben. M-Files schlägt die Zeichenerkennung für PDF-Dateien nicht vor, da die optische Zeichenerkennung einer bereits durchsuchbaren PDF-Datei die Qualität verringert und die PDF-Dateigröße erhöht. Sie müssen deshalb über das Kontextmenü der PDF-Datei nicht durchsuchbare PDF-Dateien manuell in durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln.
- TIF
- TIFF
- JPG
- JPEG
- BMP
- PNG
Import von Bilddateien als durchsuchbares PDF
Um eine Bilddatei als durchsuchbares PDF in die Dokumentenverwaltung zu importieren, wie folgt vorgehen: