Automatisch ausgefüllte Metadaten
Sie können Eigenschaften festlegen, die den E-Mail-Nachrichten automatisch ausgefüllte Metadaten anhängen, wenn Sie die E-Mails in M-Files speichern, indem Sie sie durch Ziehen und Ablegen in Microsoft Outlook in den M-Files Ordnern ablegen. Diese Einstellungen sind ordnerspezifisch und ermöglichen es Ihnen, zahlreiche Unterordner für eine Vielzahl von Fällen einzusetzen. Diese Funktion steht in den Microsoft Outlook Versionen von 2013, 2016 und 2019 sowie in den von Microsoft unterstützten Versionen der Microsoft 365 Apps zur Verfügung.
Sie finden die Eigenschaften von M-Files festlegen Funktion in Microsoft Outlook, indem Sie auf den M-Files Ordner rechtsklicken.
Eigenschaften-Dialogfeld für das Einrichten automatisch ausgefüllter und ordnerspezifischer Metadaten.
Klicken Sie auf Hinzufügen..., um die neue Eigenschaft zu definieren.
Sie können beispielsweise die Eigenschaft Projekt verwenden und bestimmen, dass diese den festen Wert Krankenhauserweiterung (Frankfurt) aufweist. Auf diese Art werden Nachrichten, die in diesen Ordner gezogen werden, automatisch mit Hospital Expansion (Miami, FL) verknüpft. Alternativ können Sie, wenn Sie alle Stellenbewerbungen in der Klasse Stellenbewerbungen speichern möchten, die Ordnereigenschaft Klasse auswählen und deren Wert auf Stellenbewerbungen festlegen.
Sie können auch Eigenschaften für M-Files Ordner festlegen, die aus der E-Mail-Nachricht selbst gelesen werden. In diesem Fall auf die Schaltfläche Hinzufügen... klicken und dann die Option Aus E-Mail-Nachrichten lesen sowie das gewünschte Feld vom Dropdown-Menü auswählen.
Benutzern erlauben, den Eigenschaftswert des Ordners beizubehalten
Diese Einstellung (nur sichtbar für Benutzer mit den Rechten zur Verwaltung der Allgemeinen Ansichten) fügt dem Dialogfeld Ordnereigenschaften die Spalte Beibehalten hinzu. Die Option Beibehalten steht dann allen Benutzern zur Verfügung und kann durch jeden einzelnen Benutzer kontrolliert werden. Durch Aktivierung der Option Beibehalten für eine Eigenschaft wird M-Files mitgeteilt, sich die letzten, durch den Benutzer zur Verfügung gestellten Werte, zu merken und dabei die ursprünglich durch den Administrator festgelegten Werte zu ignorieren.
Nehmen wir an, die Organisation steht in Verbindung zu zwei Projekten desselben Kunden und das Standardprojekt wurde als Alpha festgelegt. Der Projektmanager von Projekt Beta möchte möglicherweise die Option Beibehalten aktivieren, da das Projekt so nur einmal geändert werden muss. Danach erinnert M-Files daran, dass der Projektmanager seine E-Mails dem Projekt Beta anstatt Alpha zuweisen möchte, selbst dann, wenn das Standardprojekt als Alpha festgelegt wurde.
Berechtigungen
Die Option Berechtigungen ermöglicht es Ihnen, Benutzerrechte für die Nachrichten festzulegen, die im M-Files Ordner gespeichert werden. Nicht zu verwechseln mit den Berechtigungen zur Ansicht für allgemeine Ordner (siehe unten).
Zur Eingabe von Metadaten auffordern
Zudem können Sie festlegen, ob das Metadatenformular angezeigt wird, wenn Nachrichten in einem M-Files Ordner abgelegt werden. Es ist ratsam, das Metadatenformular anzuzeigen, wenn Sie beim Speichern automatisch ausgefüllte Metadaten überprüfen oder ändern möchten, oder wenn Sie keine ordnerspezifischen Eigenschaften definiert haben.
Bestimmung gemeinsamer M-Files Ordner
Sie können auch festlegen, dass erstellte M-Files Unterordner für alle Benutzer verfügbar sind. In diesem Fall wird der Ordner in Microsoft Outlook für alle Benutzer angezeigt. Ein allgemeiner M-Files Unterordner kann von einem Benutzer erstellt und definiert werden, der mindestens über die Berechtigung zum Verwalten allgemeiner Ansichten verfügt. Wenn der Benutzer eine Nachricht in einen allgemeinen Ordner zieht, erhält die Nachricht automatisch die für diesen allgemeinen Ordner festgelegten Metadaten (Eigenschaften).
Die benutzerübergreifenden Ordnereinstellungen werden einmal vorgenommen, wenn der Benutzer die Verwendung von Microsoft Outlook beginnt und eine Verbindung zur Dokumentenverwaltung hergestellt ist.
Ansichtsberechtigungen für benutzerübergreifende Ordner
Sobald die Option Benutzerübergreifend aktiviert wird, erscheint die Registerkarte Berechtigungen neben jener der Metadaten. Dies ermöglicht es Ihnen, die Ansichtsberechtigungen für die benutzerübergreifenden Ordner festzulegen. Nicht zu verwechseln mit der Option Berechtigungen in der Registerkarte Metadaten (siehe oben).