Dokumenttivaraston lisäominaisuudet

Huomaa: Tätä sisältöä ei päivitetä. Uusimmat tiedot löydät M-Files Online -käyttöoppaasta. Tietoa tuetuista tuoteversioista löydät elinkaarikäytännöstämme.

Dokumenttivaraston ominaisuudet -ikkunan Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää, käytätkö Firebirdiä vai Microsoft SQL Serveriä dokumenttivaraston tietojen tallentamiseen.

Firebird on M-Filesiin sisältyvä sulautettu SQL-tietokantamoottori. Se toimii osana M-Files Server -palvelua, ja sitä on yksinkertaista käyttää, koska se ei vaadi mitään erillisasennuksia. Valitse tietokantamoottoriksi Firebird, ellei sinulla ole erityistä syytä valita Microsoft SQL Server -vaihtoehtoa. Siirtyminen myöhemmin Firebird-tietokantamoottorin käytöstä Microsoft SQL Server -tietokantamoottorin käyttöön on helppoa. Siirtyminen Microsoft SQL Server -tietokantamoottorin käytöstä Firebirdiin sen sijaan ei ole mahdollista.

Microsoft SQL Server on erikseen hankittava ja asennettava SQL-tietokantamoottori. Microsoft SQL Serverin käyttö on suositeltavaa suurten dokumenttivarastojen kanssa, mutta se edellyttää, että järjestelmänvalvoja osaa entuudestaan Microsoft SQL Serverin hallinnan.

Huomaa: Dokumenttivaraston tietokannan rakennetta tai sisältöä ei saa koskaan muokata suoraan esimerkiksi tietokantajärjestelmän hallintatyökaluilla. Vain M-Files Server -palvelu saa muokata tietokannan sisältöä. Muuta kautta tehdyt muutokset vaarantavat tietokannan loogisen eheyden ja saattavat johtaa ohjelmiston virheelliseen toimintaan ja tiedon häviämiseen. Dokumenttivaraston rakennetta ja sisältöä saa siis muokata ainoastaan M-Files Desktopin, M-Files Adminin ja M-Files APIn kautta.

Käytä Firebirdiä

Katso Firebirdin käyttäminen tietokantamoottorina.

Käytä Microsoft SQL Serveriä

Katso Microsoft SQL Serverin käyttäminen tietokantamoottorina.

Jäljitysketjun ominaisuudet

M-Files tarjoaa tuen sähköisten tallenteiden ja allekirjoitusten hallinnalle, joilla täytetään FDA 21 CFR Part 11 -vaatimukset. Sähköinen allekirjoitus edellyttää Electronic Signatures and Advanced Logging -moduulia, joka on lisämaksullinen osio. Moduuli sisältää tapahtumakirjanpidon laajennukset sekä sähköisen allekirjoituksen. Moduuli voidaan ottaa käyttöön asianmukaisen lisenssikoodin avulla.

Tämän lisäksi jäljitysketjun varastokohtaiset ominaisuudet on aktivoitava. Avaa Ominaisuudet-ikkuna siitä varastosta, jolle haluat aktivoida nämä ominaisuudet, ja ota Lisäasetukset-välilehdellä käyttöön Tapahtumalokin lisäominaisuudet kohdassa Jäljitysketjun ominaisuudet. Kun lisenssikoodi aktivoidaan, sähköiset allekirjoitukset otetaan käyttöön automaattisesti. Katso lisätietoja artikkelista Sähköiset allekirjoitukset ja vaatimustenmukaisuus.

Katso tapahtumakirjanpitoon tallennettujen tapahtumatyyppien lista osiosta Tapahtuminen määrä ja tapahtumatyypit.

Vihje: Jos haluat, että järjestelmänvalvojat voivat tarkastella kattavammin käyttäjien varastossa suorittamia toimia, katso kohta User Action Log.

Turva-asetukset

Laajennetut metatieto-ohjatut suojausasetukset

8.0-versiossa (tai uudemmissa) luoduissa varastoissa laajennetut metatieto-ohjatut suojausasetukset ovat oletuksena käytössä. Muussa tapauksessa ne täytyy ottaa käyttöön manuaalisesti. Muista, ettet voi perua toimintoa.

Huomaa: Jos olet aiemmissa M-Files-versioissa määritellyt arvoille automaattisia suojausasetuksia, on erittäin suositeltavaa tarkistaa, että suojausasetukset toimivat edelleen halutulla tavalla.

Tutustu automaattisiin suojausasetuksiin kohdassa Automaattiset suojausasetukset arvolistan arvoille. Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppi- tai luokkakohtaisesti. Jotta voit käyttää automaattisia suojausasetuksia tietyn ominaisuuden kautta, tulee sinun lisäksi sallia tämä ko. ominaisuusmäärittelyn ominaisuuksissa. Katso lisätietoja artikkelista Uusi ominaisuusmäärittely.

Käytä salausta (data at rest)

Tällä asetuksella voit salata varaston tiedoston AES-256-algoritmilla (data at rest). Salaus on Yhdysvaltain liittovaltion hallinnon tietotekniikkastandardin (FIPS) julkaisun 140-2 mukainen.

Tämä asetus salaa ainoastaan tiedostot, jotka on tallennettu varastoon sen jälkeen, kun ominaisuus on otettu käyttöön. Olemassa olevat tiedostot salataan näin:

Valitse varasto M-Files Adminin vasemman reunan puunäkymästä.
Valitse Toiminto > Ylläpito > Päivitä tiedostojen salaustila.

Loppukäyttäjälle tiedostojen salaus ei näy millään tavalla.

Huomaa: Etenkin salauksen ollessa käytössä järjestelmänvalvojan on tärkeä huolehtia perusteellisesta ja säännöllisestä varmuuskopioinnista. Salattujen tiedostojen, kiintolevyn rikkoutumisen ja puutteellisen varmuuskopioinnin yhdistelmä saattaa johtaa kaikkien tietojen häviämiseen.

Muokkausmerkinnät ja punakynäys

Muokkausmerkinnät ja punakynäys -toiminnolla voidaan lisätä merkintöjä dokumenttivarastossa oleviin dokumentteihin. Voit ottaa muokkausmerkinnät ja punakynäyksen käyttöön merkitsemällä Muokkausmerkinnät ja punakynäys -vaihtoehdon Dokumenttivaraston ominaisuudet -valintaikkunassa. Lisätietoja M-Filesissa tehtävistä merkinnöistä löydät kohdasta Muokkausmerkinnät ja punakynäys.

M-Files Web

Anna M-Files Webin kotisivun URL-osoite. M-Files vaatii tämän, jotta M-Files Webin URL-osoitteet näkyvät hyperlinkeissä ja ilmoitusviesteissä olevissa M-Files Webin linkeissä.

Varmista, että URL-osoitteen alussa on joko http:// tai https://. Esim. https://myserver.mydomain.com.

Perinteinen M-Files Web

Anna perinteisen M-Files Webin kotisivun URL-osoite. M-Files vaatii tämän, jotta perinteisen M-Files Webin URL-osoitteet näkyvät hyperlinkeissä ja ilmoitusviesteissä olevissa perinteisen M-Files Webin linkeissä.

Varmista, että URL-osoitteen alussa on joko http:// tai https://. Esim. https://myserver.mydomain.com.