Skapa separata uppgifter

Du kan även skapa separata uppgifter när objektarbetsflödet flyttas till ett visst tillstånd. Skapa sådana uppgifter genom att aktivera Skapa separata uppgifter och klicka på Lägg till... på fliken Åtgärder i dialogrutan Tillståndsegenskaper.

Om du vill att arbetsflödestillståndet ska ändras automatiskt när de separata uppgifterna har slutförts behöver du definiera det i Initiering-alternativen för tillståndsövergången.

Lägga till och ta bort användare

Du kan hantera vem som är ansvarig för att slutföra aktiviteten genom att använda knapparna Lägg till... och Ta bort i dialogrutorna Tilldela en användare och Skapa separat uppgift. Utöver att lägga till användare med listan Användare eller användargrupp kan du lägga till användare baserat på metadata eller en tillståndsövergång. Exempelvis kan en person som har angetts i egenskapen Godkänd av i objektets metadata automatiskt anges som personen till vilken aktiviteten är tilldelad. Mer information finns i Behörigheter under Behörigheter för tillståndsövergångar för arbetsflöde och Pseudoanvändare.



Välja en användare baserat på en tidigare tillståndsövergång.

Övervakning

I avsnittet Övervakning (Åtgärder > Skapa separata uppgifter > Övervakning) kan du definiera vilka användare som du vill meddela varje gång en aktivitet har slutförts. Uppgiftens avsändare definieras automatiskt som aktivitetsövervakare.

Det finns separata ikoner för uppgiftsobjekt som har slutförts och de som inte har slutförts. Det gör det enkelt att skilja mellan ofärdiga och slutförda uppgifter.

Uppgiftsklass

Uppgiftsklassen fastställer uppgiftstypen och villkor för att slutföra uppgiften. Mer information finns i Uppgiftsklass.

Beskrivning av uppgiften

Lägg till en aktivitetsbeskrivning i fritt format. Uppgiftsmeddelandet som skickas via e-post visar beskrivningen för den person som aktiviteten tilldelats. Meddelandemallar som stöds av M-Files kan även inkluderas i beskrivningen. Mer information om meddelandemallar och platshållare finns i Redigera meddelandeinställningar i M-Files Admin.

Tidsgräns

Om du vill kan du ange en tidsgräns för uppgiften. En automatisk påminnelse skickas ut om uppgiften inte har markerats som slutförd när tidsgränsen närmar sig. Påminnelsen skickas med en gemensam meddelanderegel som administratören kan ta bort.

Tips: Tidsgränsen kan även vara bra för att skapa vyer. Du kan skapa en vy för att visa alla uppgifter där tidsgränsen närmar sig. Mer information om vyer finns i Skapa en vy.

Skapa ett arbetsflödestillstånd med en separat uppgift

  1. Öppna M-Files Admin.
  2. I trädvyn på vänster sida visar du den önskade anslutningen till M-Files Server.
  3. I trädvyn på vänster sida visar du Dokumentvalv och sedan önskat valv.
  4. Stanna kvar i trädvyn på vänstra sidan och välj Arbetsflöden.
  5. Välj ett arbetsflöde som du vill redigera från listan Arbetsflöden.
    Resultat:Arbetsflödet öppnas i den grafiska arbetsflödesdesignern.
  6. I den grafiska arbetsflödesdesignern högerklickar du på ett arbetsflödestillstånd i vilket du vill lägga till en separat uppgift. Välj sedan Redigera.
    Resultat:Dialogrutan Egenskaper för tillstånd öppnas.
  7. På fliken Åtgärder markerar du kryssrutan Skapa separata uppgifter och klickar på Lägg till....
    Resultat:Dialogrutan Skapa separat uppgift öppnas.
  8. Klicka på Lägg till... för att lägga till användaren eller användarna som har tilldelats den separata uppgiften.
  9. Valfri: Klicka på Övervakning... för att lägga till en eller flera användare som ska få ett meddelande när den här uppgiften är markerad som slutförd, godkänd eller avvisad.
  10. I menyn Välj uppgiftsklass väljer du uppgiftsklass för den separata uppgiften.
  11. I fältet Titel anger du en titel för uppgiften och i fältet Beskrivning av uppgiften anger du en valfri beskrivning för den.
    Genom att klicka på Lägg till platshållare.. kan du lägga till platshållare för metadataegenskaper i fälten Titel och Beskrivning av uppgiften.
  12. Valfri: Markera kryssrutan Tidsgräns och välj antal dagar för att definiera en tidsgräns för den separata uppgiften.
  13. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Skapa separat uppgift.
  14. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Egenskaper för tillstånd.
  15. Klicka på Spara för att spara ändringarna.
Den separata uppgiften läggs till i arbetsflödestillståndet. När en uppgift med ovan nämnda arbetsflöde flyttas till ovan nämnda tillstånd skapas den separata uppgiften. Den läggs sedan till som en länkad uppgift under det primära uppgiften.