M-Files Terminologie

M-Files Software

Die M-Files Software zur Dokumentenverwaltung besteht aus folgenden Komponenten: M-Files Desktop, M-Files Admin, M-Files Desktop Einstellungen, Status anzeigen und M-Files Server. M-Files kann auch mit einem Webbrowser (siehe Zugriff auf M-Files Web) oder einem mobilen Gerät (siehe Zugriff auf M-Files Mobile) verwendet werden.

Datei versus Dokument

Ein Beispiel einer Datei ist eine Notiz, die durch Benutzung von Microsoft Word erstellt und auf dem C: Laufwerk gespeichert wird. Die Datei wird erst dann zu einem Dokument, wenn Sie ihr Metadaten zugewiesen haben. Nachdem Sie M-Files installiert haben und vorhandene Dateien in M-Files übertragen, werden daraus durch Hinzufügen von Metadaten Dokumente.

Zusätzlich zu Dokumenten kann eine M-Files Dokumentenverwaltung auch andere Objekttypen wie Kunden, Zuweisungen oder Projektdaten speichern.

Mehrdateiendokument

Ein Mehrdateiendokument ist ein spezieller Dokumententyp von M-Files, der mehr als eine Datei enthält. Alle Dateien eines Mehrdateiendokuments haben einen gemeinsamen Metadatensatz.

Gängige Anwendungsweisen von Mehrdateiendokumenten sind beispielsweise die Verknüpfung eines elektronischen Dokuments mit seinem unterzeichneten und gescannten Gegenstück, einer E-Mail mit deren Anhängen oder Fälle, in denen Dateien miteinander verknüpft und als eine Einheit behandelt werden müssen.

Metadaten

Metadaten enthalten Informationen über die Eigenschaften eines Dokuments, z. B. über die Parteien eines Vertrags oder den Empfänger eines Briefes. Metadaten werden u. a. zum Suchen nach oder Organisieren von Dokumenten verwendet.

Dokument- und Objektberechtigungen

Jedem Dokument können Berechtigungen zur Festlegung der Zugriffsrechte für einzelne Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern zugewiesen werden. Alle Berechtigungen können einzeln gewährt oder verweigert werden.

Ein Benutzer kann jeweils Zugelassen oder Verweigert Berechtigungen auf zwei unterschiedliche Arten aufweisen: Entweder wird die Berechtigung direkt einem einzelnen Benutzer gewährt bzw. verweigert, oder die Berechtigung wird einer Gruppe von Benutzern gewährt bzw. verweigert, in der der einzelne Benutzer Mitglied ist. Ohne Berechtigungen kann ein Benutzer Dokumente weder anzeigen noch auf eine andere Art und Weise darauf zugreifen. Erst wenn bestimmte Berechtigungen gewährt wurden, können die entsprechenden Aktionen durchgeführt werden.

Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung ist ein zentraler Speicherort für Dokumente und andere Objekte. Sie befindet sich auf dem Server, auf dem M-Files Server ausgeführt wird. Unabhängig vom tatsächlichen physischen Speicherort wird die Dokumentenverwaltung auf den Computern der einzelnen Benutzer als Verzeichnis im M-Files Laufwerk angezeigt. Sie kann somit wie eine lokale Festplatte verwendet werden.

Ansicht

Ansichten entsprechen der Position von Dokumenten und anderen Objekten basierend auf den darin enthaltenen Metadaten.

Virtueller Ordner

Die Objekte und Dokumente in den Ansichten enthalten virtuelle Ordner (Eigenschaftenordner). Mit virtuellen Ordnern lassen sich Dokumente in der Ansicht in Kategorien einordnen.

Standardordner

Sie können herkömmliche Ordner in M-Files erstellen. Diese Ordner verfügen nicht über die zusätzlichen Eigenschaften von Ansichten. Standardordner sind beispielsweise vergleichbar mit Ordnern auf Ihrem C: Laufwerk und können zum Importieren von Dateien in M-Files verwendet werden. Standardordner ermöglichen es Ihnen, die ursprüngliche Ordnerstruktur der importierten Dateien beizubehalten.

Client

Als Clients werden die Computer oder mobilen Geräte der Standardbenutzer von M-Files einschließlich der darauf installierten Software bezeichnet. Standardbenutzer erstellen beispielsweise Dokumente und arbeiten mit der Dokumentenverwaltung.

Objekttyp

Sie können Objekttypen definieren, um unterschiedliche Objekte zu erstellen. Dokumente sind ein Beispiel für einen Objekttyp, der in jeder Dokumentenverwaltung enthalten ist. Darüber hinaus kann der M-Files Administrator weitere Objekttypen für die Dokumentenverwaltung wie Kunden, Kontakt und Projekt erstellen. Auf diese Weise können Sie mit M-Files u. a. Kundeninformationen und Projektdatenbanken Ihres Unternehmens verwalten.

Objekt

Objekte sind Instanzen verschiedener Objekttypen, d. h. einzelne Objekte, die mit unterschiedlichen Objekttypen erstellt wurden. Beispielsweise ist eine Kontaktperson in der Dokumentenverwaltung ein Objekt.

Die meisten Funktionen, die für Dokumente verwendet werden können, können auch für andere Objekte verwendet werden. Obwohl die meisten Aktionen in diesem Benutzerhandbuch anhand von Dokumenten veranschaulicht werden, können diese gleichermaßen mit Dokumentengruppen und anderen Objekten durchgeführt werden. Sie können sich ein einzelnes Dokument also wie ein Objekt vorstellen.

Dokumentensammlung

Dokumentensammlungen enthalten mehrere einzelne Dokumente in der Dokumentenverwaltung. Jedes Dokument in der Sammlung verfügt über eigene Metadaten. Daneben verfügt die Dokumentensammlung unabhängig von den enthaltenen Dokumenten noch über eine Reihe gemeinsamer Metadaten (siehe Vergleich mit „Mehrdateiendokument“).

Alle Dokumente können weiterhin sowohl einzeln als auch über die Dokumentensammlung aufgerufen werden.

Beziehungen

Sie können auch Beziehungen zwischen einzelnen Objekten definieren. Mithilfe von Beziehungen können Sie beispielsweise angeben, dass zwei Dokumente zusammengehören. So behalten Sie leicht den Überblick über alle Dokumente, die zu einem Thema gehören.

Vorlage

Vorhandene Objekte können als Vorlage für neue Objekte verwenden werden. Wenn Sie eine Vorlage aus der Liste auswählen, werden die Daten aus der Objektvorlage in das Metadatenformular übernommen.

Setzen Sie die Eigenschaft Vorlage auf Ja, wenn Sie ein Objekt als Vorlage verwenden möchten.

Workflow

Mit M-Files Workflow können Sie die Lebenszyklen von Objekten an reale Prozesse anpassen. Dabei wird der Workflow nach den Status gruppiert, die den Arbeitsschritten für ein Dokument oder ein anderes Objekt entsprechen. Workflows können vom M-Files Administrator schnell und einfach an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Weitere Informationen zu Workflows finden Sie im Abschnitt Workflows konfigurieren.

Server

M-Files Server läuft auf einem Server. Clients stellen eine Verbindung zum Server her und rufen Daten von dort ab, um den Inhalt von Dokumenten auf den Clients anzuzeigen. Der Server ist der physische Speicherort der Dokumentenverwaltung.

Benutzerkonto

Benutzerkonten sind Konten auf Serverebene (in einigen Fällen auch auf Dokumentenverwaltungsebene), die dazu dienen, den Benutzern Zugang auf M-Files Server zu gewähren. Ein Benutzerkonto kann mit mehreren Benutzern verknüpft werden, es kann jedoch immer nur ein Benutzer pro Dokumentenverwaltung gewählt werden. Vergleichen mit Benutzern.

Benutzer

Benutzer sind Objekte von Dokumentenverwaltungsebenen, die benutzerspezifische Einstellungen und den Verlauf des Benutzers speichern und die Berechtigungen für die benutzerspezifischen Vorgänge enthalten, die in einer Dokumentenverwaltung durchgeführt werden dürfen. Ein Benutzer wird mit einem Benutzerkonto verknüpft. Vergleichen mit Benutzerkonten.