Uusi luokka

Luo uusi luokka M-Files Adminissa avaamalla varasto vasemman reunan puunäkymässä ja laajentamalla Metatietojen rakenne (tasainen näkymä) > Luokat. Valitse sitten tehtäväalueella Uusi luokka.



Uuden Ostolasku-luokan ominaisuusikkuna.

Tässä Luokan ominaisuudet -valintaikkunassa voit lisätä uusia ominaisuuksia napsauttamalla Lisää -painiketta. Jos ominaisuuden Vaadittu-valintaruutu on merkittynä, käyttäjien on annettava ominaisuudelle arvo luodessaan kyseiseen luokkaan uutta kohdetta. Tämän esimerkin asetukset varmistavat, että jokaisella Ostolasku-kohteelle määritetään Nimi tai otsikko ja Dokumentin päiväys annetaan kaikille esineitä.

Luokan ominaisuudet voivat olla yhdistelmä tavallisia M-Files-ominaisuuksia ja ominaisuuksia, jotka luetaan ulkoisesta tietokannasta. Varmista kuitenkin, että ulkoinen tietokantayhteys on käytössä, ennen kuin lisäät luokkaan sisäisiä ominaisuuksia.

Aseta nimeksi

Mikä tahansa luokan ominaisuus voidaan määrittää kohteen nimeksi. Tämä määrittely yhdenmukaistaa kohteiden nimeämistä luokan sisällä. Tämä ominaisuus voi olla hyödyllinen etenkin automaattisten arvojen yhteydessä (katso Ominaisuusmäärittelyn automaattiset arvot). Ominaisuuden automaattisen arvon voi esimerkiksi asettaa samalla myös tarjousdokumentin nimeksi.

Huomaa: Pohjadokumenttien nimeäminen toimii ilman automaattista arvoa.

Päivitä nimet -toiminnolla (M-Files Adminissa luokan tehtäväalueella) voidaan myös päivittää kaikkien luokassa jo olemassa olevien kohteiden nimet uuden asetuksen mukaisiksi.

Oletustyönkulku uusille kohteille

Voit määritellä oletuksena käytettävän työnkulun tähän luokkaan kuuluville uusille kohteille. Esimerkiksi kaikki laskut voidaan määritellä käymään läpi työnkulku laskujen kierrätys.

Pakota tämä työnkulku uusille kohteille

Mikäli tietty työnkulku pakotetaan ko. luokkaan kuuluville uusille kohteille, ei tätä työnkulkua voida poistaa tai vaihtaa. Esimerkiksi Ostolasku-luokkaan luotavalle uudelle dokumentille voidaan määrittää pakolliseksi työnkuluksi aina Ostolaskujen hyväksyntä -työnkulku.

Pohjat

Voit määritellä pohjia käytettäväksi tämän luokan uusien kohteiden pohjana. Dokumentti tai muu kohde määritellään pohjaksi lisäämällä siihen ominaisuus On pohja ja antamalla sille arvoksi Kyllä. Pohjat ovat luokkakohtaisia. Voit määritellä pohjan kuuluvaksi useampaan luokkaan määrittelemällä pohjana käytettävälle kohteelle useita luokkia Muut luokat -ominaisuuden avulla.

Aliakset (Lisäasetukset-välilehti)

Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää luokalle aliaksen. Katso lisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen.

Uuden luokan luominen

Näin luot uuden luokan M-Files-varastoosi:

  1. Avaa M-Files Admin.
  2. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä M-Files-palvelinyhteys.
  3. Laajenna Dokumenttivarastot.
  4. Laajenna varasto.
  5. Laajenna Metatietojen rakenne (tasainen näkymä) ja valitse sitten Luokat.
  6. Napsauta tehtäväalueella Uusi luokka.
    Tulos:Uuden luokan Luokan ominaisuudet -ikkuna avautuu.
  7. Kirjoita kuvaava nimi uudelle luokalle Nimi-kenttään.
  8. Valitse Kohdetyyppi-pudotusvalikosta kohdetyyppi, johon luokka on tarkoitus liittää.
    Luokka voidaan valita vain tämäntyyppisille kohteille.
  9. Valinnainen: Määritä Ominaisuudet-taulukolla, mitkä ominaisuudet on määrä lisätä automaattisesti metatietokorttiin, kun tämä luokka valitaan.
    Katso lisätietoja kohdasta Uusi luokka.
  10. Valinnainen: Määritä luokkaan liitettävä oletustyönkulku Oletustyönkulku uusille kohteille -pudotusvalikosta.
    Ota käyttöön Pakota tämä työnkulku uusille kohteille -asetus, jolloin valittu työnkulku vaaditaan käytettäväksi kaikkien tämän luokan uusien kohteiden kanssa.
  11. Valinnainen: Suojausasetukset-välilehdellä voit määritellä käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän luokan tai liittää siihen kohteita.
    Katso lisätietoja kohdasta Suojaus ja automaattiset suojausasetukset.
  12. Valinnainen: Automaattiset suojausasetukset -välilehdellä voit määrittää, saavatko tämän luokan kohteet automaattiset suojausasetukset.
    Katso lisätietoja kohdasta Suojaus ja automaattiset suojausasetukset.
  13. Valinnainen: Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää luokalle aliakset Aliakset-kentällä.
    Erota useat aliakset toisistaan puolipisteillä (;).
    Katso lisätietoja kohdasta Aliakset eri varastojen väliselle metatietojen yhdistämiselle.

    Kun automaattiset aliakset on käytössä ja kirjoitat Yleiset-välilehdelle nimen, Lisäasetukset-välilehden Aliakset-kenttä täytetään automaattisesti. Aliaksen muoto on <ennakkoon määritetty etuliite>.<nimi>. Määritä automaattiset aliakset varastollesi kohdassa Advanced Vault Settings.

  14. Valitse OK.
Uusi luokka lisätään luokkalistaan ja voidaan valita kohteille M-Files-sovelluksissa.

Tehtävänantoluokka

Kun luot uuden luokan kohdetyypillä Tehtävänanto, uusi välilehti ilmestyy Luokan ominaisuudet -ikkunaan, Tehtävänannon yksityiskohdat -välilehdelle. Sen avulla voit valita tehtävänannon tyypin sekä tiettyjä ehtoja, jotka liittyvät tehtävänannon suorittamiseen tai hyväksymiseen.

Tehtävänannon tyypit

Tehtävänantoja on kahdentyyppisiä: tehtäviä ja hyväksyntöjä. Tehtävään liittyvän tehtävänannon saaneet merkitsevät tehtävänannon suoritetuksi, kun he ovat suorittaneet tehtävän onnistuneesti. Hyväksyntään liittyvän tehtävänannon saaneilla on enemmän vastuuta varsinaisessa hyväksyntäprosessissa: he voivat tehtävänannolla hyväksyä tai hylätä kohteen.

Voit molemmissa tapauksissa määrittää tehtävänannon siten, että sen suorittaminen vaatii toimenpiteitä jokaiselta tai joltakin tehtävänannon saaneista. Haluat ehkä edellyttää myös sähköistä allekirjoitusta.