Sähköiset allekirjoitukset

Electronic Signatures and Advanced Logging -moduulin sisältämä sähköisen allekirjoituksen toiminto laajentaa M-Filesin työnkulkuja. Voit käyttää sähköisiä allekirjoituksia varmentaaksesi tilasiirtymän. Esimerkiksi dokumenttien hyväksyntäprosessin.

Kun asetat sähköisen allekirjoituksen tilasiirtymälle, M-Files edellyttää allekirjoitusta ennen tilan muuttamista. Käyttäjän on lisättävä sähköinen allekirjoitus antamalla tunnistetietonsa ja kirjautumalla sisään. Tila muuttuu, kun kohde palautetaan muokkauksesta.

Voit muuttaa tilaa allekirjoituksella vain yksi kohde kerrallaan. Vain Windows-tunnistusta käyttävät käyttäjät voivat tehdä tilasiirtymiä, jotka vaativat sähköisen allekirjoituksen. Sähköinen allekirjoitus ei siis tarkoita sähköistä "sormenjälkeä".

Electronic Signatures and Advanced Logging -moduuli on lisämaksullinen osio. Tämä moduuli sisältää tapahtumakirjanpidon laajennukset sekä sähköisen allekirjoituksen. Katso lisätietoja kohdasta Sähköiset allekirjoitukset ja vaatimustenmukaisuus.

Sähköinen allekirjoitus työnkulun tilasiirtymille

Sähköisen allekirjoituksen sisällyttäminen työnkulun tilasiirtymään:

Valitse siirtymä kohdasta Graafinen työnkulun suunnitteluohjelma.
Valitse tehtäväalueella Muokkaa tilasiirtymää.
Siirry Sähköinen allekirjoitus -välilehdelle.

Valitse Vaadi sähköinen allekirjoitus tälle toiminnolle muokataksesi asetuksia.

Allekirjoituksen merkitys

Allekirjoituksen merkitys -asetuksilla voit valita ennalta määritetyn syy-merkitys-parin tai määrittää useita merkityksiä, joista allekirjoittaja voi valita. Allekirjoituksen syy on lyhyt otsikkotason kuvaus allekirjoitukselle, esim. Ohjedokumentin hyväksyminen tai Laskun hyväksyminen. Allekirjoituksen merkitys on kuvaus, joka kertoo allekirjoittajalle, mitä hyväksytään. Merkkien maksimimäärä on 500, ja paikkamerkkejä voi käyttää. Paikkamerkit on lueteltu kohdassa Paikkamerkit kentille Allekirjoituksen merkitys, Allekirjoituksen syy ja Lisätiedot.

Esimerkit

Jos kirjoitat kohtaan Allekirjoituksen merkitys ”Allekirjoittanut %SIGNED_BY%”, käyttäjälle näytettävä allekirjoituksen kuvaus on esimerkiksi Allekirjoittanut Alex Kramer.

Jos haluat, että sijaisen nimi näytetään, käytä paikkamerkkiä %SIGNED_BY_WITH_PROXY%. Jos kirjoitat kohtaan Allekirjoituksen merkitys ”Allekirjoittanut %SIGNED_BY_WITH_PROXY%”, ja Alex Kramer allekirjoittaa, allekirjoituksen kuvaus on Allekirjoittanut Alex Kramer. Jos allekirjoittaja on Alexin sijainen, allekirjoituksen kuvaus on esimerkiksi Allekirjoittanut Andy Nash käyttäjän Alex Kramer puolesta.

Seuraavassa kuvassa käyttäjä on määrittänyt tämän allekirjoituksen merkityksen: ”Siirtämällä tämän piirustuksen tilasta %SIGNED_FROM_STATE% tilaan %SIGNED_TO_STATE% vahvistan piirustuksen olevan valmis toimitettavaksi asiakkaalle.”

Allekirjoituksen metatiedot

Voit määrittää sähköisen allekirjoituksen siten, että allekirjoittajan on lisättävä arvo valitulle metatieto-ominaisuudelle, kuten Kommentille. Teksti tallennetaan joko erilliseksi allekirjoituskohteeksi (katso Luo erillinen allekirjoituskohde) tai työnkulkua käyttävään kohteeseen. Voit myös kirjoittaa lisätietoja Lisätiedot-tekstikenttään. Voit käyttää Lisätiedot-kentässä paikkamerkkejä (lueteltu kohdassa Paikkamerkit kentille Allekirjoituksen merkitys, Allekirjoituksen syy ja Lisätiedot).

Luo erillinen allekirjoituskohde

Valitse tämä, jos haluat, että allekirjoituksesta luodaan uusi kohde. Allekirjoituskohde on tällöin automaattisesti suhteessa kohteeseen, jossa tilasiirtymä on käytössä.

Huomaa: Jotta M-Files voi luoda allekirjoituskohteita, sinun on tehtävä tiettyjä metatietomäärittelyjä. Katso lisätietoja kohdasta Sähköisen allekirjoituskohteen metatietomääritykset.

Tunniste

Tunniste on vapaamuotoinen. Voit laittaa tunnisteeksi esimerkiksi Ostolaskun hyväksyminen. Kun allekirjoituskohde luodaan, tunnisteesta tulee osa kohteen metatietoja. Tunniste-ominaisuutta voi käyttää esimerkiksi tilasiirtymien toimintojen komentosarjoissa tai hauissa yksilöimään tietyntyyppinen allekirjoitus.

Tallenna allekirjoituksen sisältö tekstinä ominaisuudelle

Valitse ominaisuus, johon haluat allekirjoituksen liitettävän. Tällöin määrittelemäsi allekirjoituksen sisältö näytetään kohteen metatiedoissa tämän ominaisuuden arvona. Oletusominaisuus on Allekirjoituksen sisältö. Allekirjoitusominaisuuden tekstisisältö muodostuu allekirjoituksen syystä, merkityksestä ja lisätiedoista.

Huomaa: Jos käytät ko. työnkulun kaikkien tilasiirtymien allekirjoituksen ominaisuutena samaa ominaisuutta, esim. oletusominaisuutta Allekirjoituksen sisältö, silloin näet kohteen viimeisimmän version metatiedoista ainoastaan viimeisimmän allekirjoituksen sisällön (manifestaation). Löydät muut allekirjoitukset sisältöineen (manifestaatioineen) kohteen versiohistorian kautta.

Voit luoda myös erillisen oman ominaisuusmäärittelyn jokaiselle ko. työnkulun tilasiirtymän allekirjoitukselle. Tällöin näet kohteen viimeisimmän version metatiedoista kaikki luodut ominaisuudet allekirjoitussisältöineen (manifestaatioineen).

Huomaa: Jos luot ominaisuuden ensin Ominaisuusmäärittelyissä, aseta sille oikeudet niin, että käyttäjät vain näkevät ko. allekirjoituksissa käytettävän ominaisuuden, mutta eivät pääse muokkaamaan sitä.

Paikkamerkit kentille Allekirjoituksen merkitys, Allekirjoituksen syy ja Lisätiedot

Allekirjoituksen merkitys-, Allekirjoituksen syy- ja Lisätiedot-kentissä käytettävissä olevat paikkamerkit on lueteltu tässä taulukossa.


Paikkamerkki	Kuvaus
%SIGNED_AT_UTC%	UTC-aika allekirjoitushetkellä. Voit käyttää tätä paikkamerkkiä vain Lisätiedot-kentässä.
%SIGNED_AT_LOCAL%	Aika asiakaskoneella allekirjoitushetkellä. Voit käyttää tätä paikkamerkkiä vain Lisätiedot-kentässä.
%SIGNED_AT%	Aika palvelinkoneella allekirjoitushetkellä. Voit käyttää tätä paikkamerkkiä vain Lisätiedot-kentässä.
%SIGNED_BY%	Allekirjoittajan nimi.
%SIGNED_FROM_STATE%	Lähdetila.
%SIGNED_TO_STATE%	Kohdetila.
%SIGNED_FOR_STATETRANSITION%	Sen tilasiirtymän otsikko, jolle sähköinen allekirjoitus tarvitaan.
%SIGNED_BY_WITH_PROXY%	Näyttää allekirjoittajan nimen ja sen käyttäjän nimen, jonka puolesta tehtävänanto on sähköisesti allekirjoitettu. Esimerkiksi: "Pekka Paikallaolija, Jukka Poissaolijan puolesta". Katso käyttöä koskevat esimerkit.