Ominaisuusmäärittelyn automaattiset arvot

Ominaisuudelle voidaan määrittää myös automaattinen arvo. Tällöin esim. laskuille voidaan määrittää yrityksen käytännön mukaisesti juokseva numerointi. Automaattinen arvo voi olla myös tekstiä sisältävä, jolloin se koostetaan muista ominaisuuksista: Esimerkiksi jos tarjouksen otsikoiden halutaan olevan aina samaa muotoa (kuten Luokka/Tuote/Asiakas), ne voidaan määritellä aina muodostuvaksi automaattisesti näiden ominaisuuksien mukaan (Tarjous/Mach20A/ESTT Oy).

Automaattisia arvoja käyttämällä dokumenttien ja muiden kohteiden metatiedot ovat entistä enemmän hyödynnettävissä tietoa tallennettaessa ja etsittäessä. Automaattisten arvojen käyttäminen lisäksi yhtenäistää dokumenttien ja muiden kohteiden nimeämistä sekä vähentää tiedon uudelleensyöttämistä.

Ominaisuuden automaattisia arvoja voidaan hyödyntää erityisesti kohteen nimeämisessä (katso lisätietoja kohdasta Uusi luokka) sekä metatietojen automaattisessa sisällyttämisessä dokumenttiin (katso lisätietoja kohdasta Lisää ominaisuus).

Varoitus: VBScript‑suoritusvirheet voivat aiheuttaa sen, että uusia kohdeversioita ei luoda. Ne voivat myös aiheuttaa ulkoisen kohdetyypin synkronoinnin epäonnistumisen. Tämä estää päivitykset myös muihin saman kohdetyypin kohteisiin. VBScript‑suoritusvirheet tallennetaan Windows -tapahtumakirjanpitoon.

Automaattinen numero ja arvo

Ominaisuudelle voidaan laskea automaattinen numero tai automaattinen arvo.

Automaattinen numero lasketaan kerran, ja se pysyy muuttumattomana. Tätä voidaan hyödyntää esimerkiksi yrityksen erilaisissa sisäisissä käytännöissä ja kirjauksissa.

Automaattinen arvo lasketaan aina uutta kohdeversiota luotaessa. Se voi myös koostua muista ominaisuuksista, jotka tavallisesti kytkevät toisiinsa vähintään kaksi ominaisuutta. Jos esimerkiksi dokumentin nimeksi (automaattiseksi arvoksi) määritellään Luokka (Asiakas), dokumentin arvo voi olla Tarjous (ESTT). Jos automaattinen arvo luodaan käyttämällä luokkaa ja asiakkaan nimeä (Tarjous (Asiakas A)), automaattinen arvo muuttuu, kun toinen asiakas valitaan (Tarjous (Asiakas B)).

Edellä olevassa esimerkissä kuvatulle ominaisuudelle on määritelty juokseva numerointi, joka kasvaa aina yhdellä (lisäys: 1). Viimeiseksi käytettäväksi arvoksi on asetettu 1000. Niinpä seuraavalle tätä ominaisuutta käyttävälle kohteelle annetaan numero 1001. Laskujärjestysarvo on 100 (katso Laskujärjestys jäljempää).

Juokseva numerointi

Luo juoksevan numeron. Lisäys-kentässä voit määrittää, millä arvolla juokseva numerointi kasvaa. Oletusarvo on yksi (1).

Mukautettu automaattinen numerointi (VBScript)

Luo automaattisen numeron, joka voi sisältää kirjaimia tai numeroita tai molempia. Mukautetun automaattisen numeron muodostaminen määritellään yksityiskohtaisemmin M-Files APIa ja VBScriptin yleisiä ominaisuuksia käyttämällä.

Tässä komentosarjassa ovat käytettävissä seuraavat M-Files-muuttujat: PropertyDef, Output, LastUsed, ObjVer, DisplayID, Vault, CurrentUserID, CurrentUserSessionInfo, PropertyValues, VaultSharedVariables, SavepointVariables, TransactionCache, MFScriptCancel, GetExtensionObject, MasterTransactionID, CurrentTransactionID, ParentTransactionID. Katso lisätietoja muuttujista kohdasta Käytettävissä olevat VBScript-muuttujat.

Output-muuttujalle annetaan haluttu mukautettu arvo, esimerkiksi Output = "Automaattinen arvo". Katso lisätietoja mukautetun automaattisen numeroinnin määrittämisestä kohdasta Automaattisen ominaisuusarvon määritys VBScriptin avulla.

Ominaisuuksien liittäminen yhteen

Liittää yhteen valitut ominaisuudet (esim. Tarjous/Laite/Asiakas). Kun määrittelet arvoa, voit kirjoittaa valittujen ominaisuuksien väliin mitä tahansa merkkejä tai tekstiä. Esim. Tarjous: Asiakas (Projekti) tai Tarjous, Asiakas, Projekti.

Saatavana olevien paikkamerkkien lista voidaan avata määritettäessä ominaisuuden automaattista arvoa. Lisää paikkamerkki… -painikkeella avataan ominaisuusmäärittelyiden ja muiden käytettävissä olevien paikkamerkkien lista.

Voit lisätä paikkamerkit kenttään myös manuaalisesti. Niitä käytetään lisäämällä %-merkki molemmille puolille. Esimerkiksi %PROPERTY_23% (%PROPERTY_21%) voi olla ”Jouni Seppä (25.9.2016 12.39)” olettaen, että 23 on Viimeksi muokannut -ominaisuuden ID ja 21 on Viimeksi muokattu -aikaleiman ominaisuuden ID.

ID:n lisäksi voit lisätä myös paikkamerkkejä aliasten avulla. Määritä paikkamerkki aliaksella käyttämällä syntaksia %PROPERTY_{Property.Definition.Alias}%. Katso lisätietoa aliasten määrittämisestä kohdasta Aliaksien antaminen metatietojen määritykseen.

Epäsuorat paikkamerkit

Epäsuoria paikkamerkkejä ovat epäsuoraan kohteeseen liittyvät metatiedot. Jos esimerkiksi asiakas-kohteeseen liittyy sopimus, asiakkaan maa on dokumentin epäsuoraa metatietoa.

Jos määritetään asiakkaan maa epäsuorana paikkamerkkinä, käytetään syntaksia %PROPERTY_1079.PROPERTY_1090%, jossa 1079 on ominaisuusmäärittelyn tunnus asiakkaalle ja 1090 ominaisuusmäärittelyn tunnus maalle.

Vaihtoehtoisesti voit lisätä aliaksilla epäsuoria paikkamerkkejä. Edellisessä esimerkissä syntaksi aliasten kanssa olisi %PROPERTY_{PD.Customer}.PROPERTY_{PD.Country}%, missä PD.Customer on alias Asiakas-ominaisuusmäärittely ja PD.Country on alias Maa-ominaisuusmäärittely.

Laskettu arvo (VBScript)

Automaattisen arvon muodostaminen voidaan määritellä yksityiskohtaisemmin M-Files APIa ja VBScriptin yleisiä ominaisuuksia käyttämällä.

Tässä komentosarjassa ovat käytettävissä seuraavat M-Files-muuttujat: PropertyDef, Output, ObjVer, DisplayID, Vault, CurrentUserID, CurrentUserSessionInfo, PropertyValues, VaultSharedVariables, SavepointVariables, TransactionCache, MFScriptCancel, GetExtensionObject, MasterTransactionID, CurrentTransactionID, ParentTransactionID. Katso lisätietoja muuttujista kohdasta Käytettävissä olevat VBScript-muuttujat.

Output-muuttujalle annetaan mukautettu arvo, esimerkiksi Output = "Automaattinen arvo". Katso lisätietoja laskettujen arvojen määrittämisestä kohdasta Automaattisen ominaisuusarvon määritys VBScriptin avulla.

Viimeksi käytetty arvo

Ilmoittaa arvon, josta juoksevan numeron/arvon laskeminen aloitetaan. Oletuksena on nolla (0). Voit myös muuttaa arvon, esim. jos juokseva numerointi halutaan aloittaa 3000:sta

Laskujärjestys

Laskujärjestys ilmaisee automaattisen arvon laskujärjestyksen (järjestys pienimmästä suurimpaan). Tällä on merkitystä silloin, kun käytetään useita automaattisia arvoja ja näiden yhdistelmiä muodostamaan uusia automaattisia arvoja.

Laskujärjestyksellä on merkitystä esimerkiksi silloin, jos kohteen nimeksi halutaan ominaisuuden automaattinen arvo, joka muodostuu kahdesta muusta automaattisesta arvosta. Tällöin lasketaan ensin näille kahdelle oma automaattinen arvonsa ja tämän jälkeen vasta viimeisenä yhteisarvo.

Itse arvoilla ei ole muuta merkitystä kuin että laskujärjestys on pienimmästä suurimpaan. Eri ominaisuuksien laskujärjestysarvot voivat olla esimerkiksi 10, 12, 17 ja 20. Laskujärjestysnumerolla 10 numeroitu ominaisuus siis lasketaan ensin, jonka jälkeen lasketaan laskujärjestysnumerolla 12 numeroitu ominaisuus ja niin edelleen.

Laske uudelleen

Laske uudelleen -toiminto on käytettävissä M-Files Adminin tehtäväalueella (tai napsauttamalla Ominaisuusmäärittelyt-luettelon ominaisuutta hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Laske uudelleen), kun valittuna on ominaisuus, jolle on määriteltynä automaattinen arvo. Voit valita tyhjien arvojen tai kaikkien arvojen uudelleenlaskennan.

Laske uudelleen tyhjät arvot

Laskee automaattisen arvon ominaisuuksille, joilla sitä ei vielä ole laskettu. Tämä on oletuksena automaattisia arvoja laskettaessa. Asetusten muutokset koskevat ainoastaan uusia arvoja. Jos esimerkiksi muokkaat Viimeksi käytetty arvo -kenttää, vain uudet kohteet saavat uuden arvon. Vanhat arvot säilyvät entisellään; toisin sanoen kertaalleen annetut arvot säilyvät.

Laske uudelleen kaikki arvot

Laskee kaikille ominaisuuksille uuden automaattisen arvon. Laske uudelleen kaikki arvot -toiminto muuttaa siis myös aiempia automaattisia arvoja. Jos on esimerkiksi käytetty juoksevaa numerointia ja Viimeksi käytettyä arvoa muutetaan, tämä toiminto muuttaa kaikkien kohteiden juoksevan numeroinnin uuden asetuksen mukaisesti.

Pohjadokumentin nimeäminen ilman automaattista arvoa

Pohjaksi määritellyt dokumentit toimivat eri tavoin ominaisuuksien automaattisia arvoja käytettäessä: Pohjadokumentin metatiedossa kaikki ominaisuusmääritellyt toimivat ilman automaattisen arvon laskemista. Pohjille siis automaattiset ominaisuusmäärittelyt toimivat kuin ne eivät olisi automaattisia: Niille voidaan syöttää normaalin tapaan arvo eikä palvelin laske ominaisuudelle automaattista arvoa.

Esimerkiksi Tarjous-luokan kohteiden nimenä voi olla ominaisuuden automaattinen arvo (esim. Tarjous <nro> - <asiakkaan nimi>). Tarjous-luokan pohjille halutaan silti antaa pohjan nimi, koska automaattiseen ominaisuuteen perustuva nimi on mielekäs vain varsinaisille tarjouksille, ei pohjille. Tällöin pohjalle voidaan antaa nimeksi esim. Tarjouspohja, ja kuitenkin pohjasta luodut varsinaiset tarjousdokumentit saavat ominaisuuden automaattisen arvon perusteella muodostuvan nimen Tarjous 35 - ESTT Oy.

Katso lisää eri mahdollisuuksista kohdista Dokumenttipohjien käyttö ja Uusi luokka.