Exporter les objets et fichiers

L'onglet Objets et fichiers vous permet de modifier les paramètres d'exportation du contenu des objets et fichiers.

Important : Lorsque vous exportez des objets, assurez-vous que le coffre cible ne fait pas référence aux mêmes référentiels externes que le coffre source. Les coffres qui font référence aux mêmes référentiels peuvent provoquer des doublons d'objets dans le coffre cible.

Exporter des objets existants

Utiliser un filtre

Vous pouvez spécifier les objets existants à exporter en utilisant un filtre. Par exemple, vous pouvez exporter certains objets selon le type ou la propriété. En particulier, pour publier certains documents tels que les brochures ou les communiqués de presse pour des groupes, vous pouvez utiliser le filtre de recherche lorsque la condition d'une classe ou propriété est satisfaite.

Si un objet précédemment exporté ne fait plus partie du lot d'exportation, le marquer pour destruction dans le coffre de destination

En activant ce paramètre, tous les objets qui ont été inclus dans un jeu précédent d'exportation, mais qui ne sont pas dans le jeu actuel, seront supprimés dans le coffre cible lors de l'importation. Si vous souhaitez supprimer, par exemple, certaines listes de prix d'un coffre conçu pour une utilisation en partenariat, il vous suffit de vous assurer que ce paramètre a été activé et qu'elles ne rentrent pas dans les critères du jeu d'exportation.

Remarque : Le paramètre repose sur les tâches et s'applique uniquement aux tâches d'exportation et d'importation planifiées.
Remarque : Le paramètre Ne pas importer la destruction des objets dans les propriétés de la tâche d'importation, outrepasse ce paramètre.

Inclure les dernières versions uniquement

Vous pouvez choisir d'exporter uniquement les dernières versions des objets sélectionnés pour l'archivage. Les anciennes versions des objets sélectionnés ne seront pas archivées.

Enregistrer aussi les fichiers au format PDF/A-1b

Vous pouvez spécifier d'enregistrer également les fichiers au format PDF/A-1b pendant leur archivage. Le format PDF/A-1b est conforme avec le standard ISO 19005-1:2005 pour la conservation à long terme des documents électroniques.

L'enregistrement au format PDF/A-1b est possible avec les fichiers Office et PDF standard. Les fichiers au format PDF/A-1b ne sont pas importés. L'enregistrement au format PDF/A-1b ralentit, dans une certaine mesure, l'exportation.

Annuler le Marquage pour Archivage

Si vous avez opté pour l'exportation des objets avec la propriété Marqué pour archivage vous pouvez spécifier l'effacement de la propriété après l'exportation du contenu. Si ce paramètre est activé, les objets exportés ne sont plus préparés pour l'archivage.

Après l’opération, détruire les objets exportés

Vous pouvez définir M-Files pour détruire les objets exportés après l'exportation. Vous ne pouvez pas sélectionner ce paramètre si vous avez choisi d’exporter uniquement les dernières versions ou modifications effectuées depuis la dernière exécution.

Exporter les objets migrés en tant qu'objets internes

Lorsque cette option est activée, les objets des référentiels externes sont exportés sans leur identifiant de référentiel externe. Il peut être utile d'activer cette option si les identifiants de référentiels externes contiennent des données sensibles. Par exemple, les noms des clients.

Exporter les informations des objets et versions d’objets détruits

Vous pouvez choisir d'exporter les informations des objets et versions d’objets détruits seulement au lieu des objets existants. Ceci a été conçu, en particulier, pour effacer les objets détruits du coffre.

Exporter uniquement les modifications depuis la dernière opération

Vous pouvez choisir d'exporter uniquement les modifications effectuées depuis la dernière exportation. Seuls les nouveaux objets et contenus ayant des modifications liées ou non aux versions sont alors exportés. Par conséquent, les objets dont l'horodatage Dernière modification n'a pas changé peuvent eux aussi être inclus dans la tâche d'exportation.

Par exemple, les modifications de contenu suivantes sont incluses dans la tâche d'exportation lorsque l'option Exporter uniquement les modifications depuis la dernière opération est sélectionnée :
  • Objet créé
  • Contenu de fichier modifié
  • Métadonnées d’objet modifiées
  • Objet supprimé
  • Objet restauré
  • Objet verrouillé
  • Verrouillage annulé
  • Conflit résolu
  • Étiquette de version d'objet modifiée
  • Commentaire ajouté pour la version d'objet
  • Nouvelle version d'objet importée dans le coffre

Par défaut, M-Files donne la date de la dernière exportation (ou de la dernière importation des objets exportés vers le coffre d'origine avec un horodatage plus ancien que l'exportation précédente).

Remarque :

Lorsque l’option Exporter uniquement les modifications depuis la dernière opération est cochée, seuls les nouveaux objets et contenus ayant fait l'objet de modifications liées ou non aux versions depuis la date et heure indiquées sont exportés. Si vous exportez également des éléments de structure de métadonnées, les éléments ne sont pas exportés sauf si des modifications ont été apportées aux fichiers ou aux objets.

Si vous souhaitez exporter des éléments de structure de métadonnées que des modifications aient ou non été apportées aux objets ou aux fichiers, effectuez l'une des opérations suivantes :
  • Exportez la structure des métadonnées séparément.
  • Désactivez l'option Exporter uniquement les modifications depuis la dernière opération. Si toutefois vous ne limitez pas l'étendue de l’exportation d’une façon ou d’une autre, la tâche d’exportation peut prendre beaucoup de temps.

Aperçu

Cliquez sur le bouto Aperçu pour afficher le nombre d'objets affectés par le processus d'exportation.