Maintenance du coffre

La maintenance régulière du coffre garantit de hautes performances, y compris pour les coffres contenant un grand nombre d’objets. Le sous-menu Maintenance d'un coffre dans M-Files Admin contient les commandes permettant de vérifier et d'optimiser l'intégrité de la structure de la base de données interne. Il contient également des commandes permettant de reconstruire l’index de recherche plein texte et de rafraîchir les vignettes dans le coffre. Il est également important de contrôler régulièrement l’intégrité de votre coffre et des sauvegardes de la base de données principale.

L'article de la FAQ Pourquoi mon M-Files n’est pas aussi rapide que d’habitude ? peut également vous être utile. Celui-ci répertorie de nombreux problèmes fréquemment rencontrés et susceptibles de ralentir le système.

Important : M-Files procède à la maintenance continue de la base de données pendant son utilisation, en particulier avec le processus d'optimisation approfondi. Si vous utilisez Microsoft SQL Server, n'utilisez aucune opération de maintenance avec Microsoft SQL Server Management Studio. Dans le meilleur des cas, celles-ci n'ont aucun effet, mais elles peuvent avoir des effets négatifs sur les performances de votre système M-Files. Avec certaines éditions de Microsoft SQL Server, l'utilisation manuelle des opérations de maintenance peut même empêcher l'utilisation de M-Files pendant l'opération.

Recommandations de maintenance

Récapitulatif des opérations de maintenance recommandées :

  • Utilisez l’opération Reconstruire l'Index de la Recherche Plein Texte deux fois par an pour les grands référentiels (ayant des centaines de milliers d’objets et des centaines de gigaoctets de données).
  • Utilisez l’opération Rafraîchir les Vignettes uniquement si les vignettes ne fonctionnent pas correctement.
  • Utilisez l'opération Vérifier et Réparer (Rapide) deux fois par an pour tous les référentiels.
  • Nettoyez les coffres au moins une fois par an.
  • Vérifiez l’intégrité de vos sauvegardes de la base de données principale au moins deux à quatre fois par an.
    • Reportez-vous à M-Files Backup Policy pour obtenir des instructions supplémentaires et connaître les meilleures pratiques en matière de sauvegarde.
  • Vérifiez l’intégrité de vos sauvegardes de coffre au moins deux à quatre fois par an.
    • Si vous utilisez Microsoft SQL Server, reportez-vous aux instructions figurant dans la documentation relative aux outils de sauvegarde que vous utilisez pour la création des sauvegardes.
    • Si vous utilisez la base de données Firebird SQL, reportez-vous aux instructions figurant dans Sauvegarder un coffre et Restaurer un coffre.
    • Lorsque vous restaurez les coffres de test, veillez à ne pas écraser accidentellement le coffre de production. Par ailleurs, lorsque vous restaurez un coffre avec un nouvel ID, veillez à ne pas laisser le coffre restauré utiliser des connexions externes lorsqu'on vous le demande. Cela pourrait poser des problèmes si le coffre de production utilise les mêmes connexions. Enfin, veuillez noter que le coffre restauré peut entraîner, par exemple, l'exécution de scripts et l'envoi d'e-mails d'affectation.
    • Reportez-vous à M-Files Backup Policy pour obtenir des instructions supplémentaires et connaître les meilleures pratiques en matière de sauvegarde.

Reportez-vous à Tâches importantes à réaliser après l'installation ou après la création ou la migration d'un coffre pour obtenir une liste des tâches que nous recommandons d'effectuer lors des opérations indiquées dans cette section.

Optimisation de la base de données

Le but de l’opération Optimiser la Base de Données (Approfondi) est d’améliorer les performances de la base de données du coffre. Cette opération défragmente les index, actualise les statistiques de base de données et comprime l’index de recherche plein texte.

M-Files exécute automatiquement l'opération Optimiser la Base de Données (Approfondi) une fois par semaine. Vous n'avez normalement pas à le faire vous-même. Si toutefois le coffre fonctionne de façon anormalement lente, il peut être nécessaire d'exécuter cette opération. Cela peut arriver après qu'un grand nombre d'objets a été importé dans le coffre, par exemple si le nombre d’objets d'un coffre utilisant Firebird augmente rapidement de 0 à 10 000 objets.

Vous pouvez d'abord exécuter cette opération en mode rapide, mais nous recommandons d’utiliser le mode approfondi dans la plupart des cas. Consultez Optimisation manuelle pour obtenir les instructions.

Les tâches suivantes sont réalisées lorsque vous exécutez l'opération Optimiser la Base de Données (Rapide) :
  1. Reconstruction de l'index des métadonnées
  2. Recalcul du score des objets
  3. Purge des journaux de modification des types d'objets
  4. Mise à jour des statistiques des objets de la base de données

Reportez-vous à Ordre des tâches dans l'optimisation approfondie pour voir la liste des tâches effectuées pendant l'opération approfondie.

Mise à jour de l'état de cryptage des fichiers existants

La sélection du paramètre Activer le chiffrement des données au repos dans l'onglet Avancé de la boîte de dialogue Propriétés du Coffre a un effet sur le fonctionnement de l'opération Actualiser·l'Etat·de·Chiffrement·des·Fichiers·Existants :
  • Si l’option Activer le chiffrement des données au repos est sélectionnée, tous les fichiers du coffre qui n'étaient pas chiffrés sont désormais chiffrés.
  • Si l'option Activer le chiffrement des données au repos n'est pas sélectionnée, le chiffrement de tous les fichiers chiffrés du coffre est supprimé.

Après avoir exécuté l'opération Actualiser·l'Etat·de·Chiffrement·des·Fichiers·Existants, vous devez exécuter manuellement l'opération Optimiser la Base de Données (Approfondi) pour supprimer les anciennes données de fichiers du coffre. Si l'option Supprimer les fichiers des objets détruits est disponible, sélectionnez-la.

Reconstruction de l'index de la recherche plein-texte

Nous recommandons d’exécuter cette opération si vous pensez que l’index de recherche est corrompu ou si les opérations de recherche sont plus lentes que d’habitude. Dans les référentiels volumineux, en particulier si les objets font l'objet de nombreuses modifications, il peut être utile d’exécuter cette opération deux fois par an.

Veuillez prendre note des informations importantes suivantes avant de commencer l'opération :

  • Cette opération reconstruit entièrement l’index de recherche plein-texte et peut prendre énormément de temps. Par exemple, avec les coffres contenant un million, plusieurs millions, voire des dizaines de millions de documents, l'indexation peut prendre des jours voire des semaines. De nombreux facteurs, tels que l'indexeur utilisé, les ressources matérielles et le type de données contenues dans le coffre, peuvent avoir un effet considérable sur la vitesse d'indexation.
    • La meilleure pratique consiste à reconstruire un index en double en arrière-plan. Veuillez contactez notre service client à l'adresse [email protected] pour obtenir de l'aide.
  • Pendant le processus de reconstruction, il est possible d'utiliser les opérations de recherche mais les résultats de recherche peuvent être limités du fait que l'index de recherche n'est pas complet. Pour savoir comment procéder pour que la recherche fonctionne normalement pendant le processus, reportez-vous à Rebuilding the dtSearch Full-Text Search Index. Reportez-vous également à Reconstruire des index de recherche.

Rafraîchissement des vignettes

Vous pouvez réinitialiser le cache des vignettes pour le coffre si vous utilisez la vue vignette dans M-Files Desktop et si les images ne fonctionnent pas correctement. Cela peut arriver, par exemple, après avoir installé un logiciel capable d’afficher des vignettes qui ne pouvaient pas être affichées précédemment.

Utilisation de Vérifier et Réparer

Vous pouvez utiliser cette opération pour vérifier que la base de données est intacte et que toutes les données ont été enregistrées correctement dans M-Files.

Si des erreurs sont détectées, M-Files en répare certaines automatiquement, mais certaines erreurs nécessitent des actions de la part de l'utilisateur. S’il y a des erreurs qui ne peuvent pas être résolues automatiquement ou que vous ne pouvez pas résoudre vous-même, contactez notre service client à l'adresse [email protected].

Les tâches suivantes sont réalisées lorsque vous exécutez l'opération Vérifier et Réparer :
  1. Vérification des informations du coffre
  2. Vérification des enregistrements spéciaux
  3. Vérification des données
  4. Vérification des fichiers physiques de données
  5. Vérification des fichiers
  6. Vérification des liens de fichier
  7. Vérification des versions d'objet
  8. Vérification des propriétés d'objet (contrôles sommaires d'intégrité)
  9. Vérification des propriétés d'objet (contrôles approfondis d'intégrité)
  10. Vérification des propriétés d'objet (versions d'objet)
  11. Vérification des mots indexés pour les types d'objets
  12. Finalisation de l'opération

L'opération Vérifier et Réparer (Approfondi) peut prendre du temps pour les grands coffres. Nous vous recommandons donc d'utiliser cette opération en mode rapide deux fois par an.

Les étapes réalisées au cours des opérations Vérifier et Réparer (Rapide) et Vérifier et Réparer (Approfondi) sont les mêmes sauf pour la vérification des fichiers physiques de données (étape 4). Lors de cette étape, le mode approfondi vérifie si les checksums des fichiers physiques dans l’emplacement des fichiers du coffre correspondent à ceux rapportés par la base de données des métadonnées.

Nettoyage des coffres

Lorsque vous nettoyez les coffres, vous libérez de l'espace disque pour de nouveaux objets.

Pour nettoyer un coffre :
  1. Dans M-Files Admin, exportez le contenu que vous souhaitez supprimer du coffre.
    Exemple de filtre :
    • Onglet Etat : Supprimé défini sur Non
    • Onglet Propriétés : Propriété Créé avec l'opérateur <= et la valeur définie sur une date
  2. Dans M-Files Desktop, supprimez les objets que vous avez déjà exportés et activez Détruire définitivement.
    Remarque : Lorsque vous recherchez les objets à supprimer et à détruire, utilisez les mêmes filtres qu'à l'étape 1. Vous serez ainsi assuré de ne détruire que le contenu que vous avez exporté.
  3. Dans M-Files Admin, optimisez manuellement la base de données.

    Activez Supprimer les fichiers des objets détruits.

    Remarque : L'optimisation automatique planifiée ne supprime pas les fichiers détruits.