Suchen

Die beste Methode zum Finden von Objekten in M-Files ist die Suche. Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Suche durchzuführen:

  • Wenn Sie die Dokumentenverwaltung kennen, in der sich der Inhalt befindet, können Sie die Schnellsuche, die Erweiterte Suche oder eine Kombination aus beidem verwenden. Ihre Suchfilter bleiben erhalten, wenn Sie zwischen den verschiedenen Suchfunktionen wechseln.
  • Wenn Sie sich bezüglich der Dokumentenverwaltung nicht sicher sind, können Sie die Globale Suche verwenden, um in allen Dokumentenverwaltungen zu suchen, auf die Sie Zugriff haben.

Verwendung des Suchfilterbereichs

Wenn Ihre Suchergebnisse zu allgemein sind, grenzen Sie sie mit dem Bereich Suchfilter ein. Er öffnet sich nach Ihrer Suche. Ihr M-Files-Administrator richtet die verfügbaren Filter ein.

Sie können auch einen Filter für die spätere Verwendung speichern. Nachdem Sie einen Filter angewendet haben, wählen Sie das Symbol Diesen Filter speichern () aus, um ihn zu Ihrem Abschnitt Gespeicherte Filter hinzuzufügen. M-Files wendet den Filter dann auf alle Ihre Suchvorgänge an, bis Sie ihn deaktivieren.

Sortieren von Suchresultaten

M-Files zeigt die Suchergebnisse in einer Reihenfolge der am häufigsten oder zuletzt verwendeten Objekte an. Auf diese Weise werden die Objekte, die am meisten mit dem Benutzer in Verbindung stehen, zuerst angezeigt. M-Files verwendet die Kriterien in dieser Liste, um die Reihenfolge zu erstellen:

  • Wann wurde das Objekt erstellt?
  • Wann und wie oft wurde das Objekt bearbeitet?
  • Wann und wie oft wurde das Objekt verarbeitet?
  • Wie oft wurde der Suchbegriff in den Metadaten oder im Inhalt der Datei gefunden? Dazu zählen:
    • Name oder Titel des Objekts
    • Andere Metadaten als der Titel
    • Dateiinhalte

M-Files ignoriert bestimmte Metadaten, die die Genauigkeit der Suchergebnisse verringern. Für die Reihenfolge der Suchergebnisse sind die Metadaten immer wichtiger als der Dateiinhalt.

Sortieren anhand der Relevanz deaktivieren

Der M-Files-Systemadministrator kann die standardmäßigen Relevanzeinstellungen deaktivieren, so dass jeder Benutzer die Ergebnisse unabhängig sortieren kann. Weitere Informationen finden Sie unter Deaktivieren der Sortierung von Suchergebnissen nach Relevanz.

Gruppierung der Suchergebnisse

M-Files gruppiert Suchergebnisse automatisch nach Objekttyp.

Wenn eine große Anzahl von Suchergebnissen unter einer Gruppierung vorhanden ist, zeigt M-Files nur einen Teil der Suchergebnisse an. Um weitere Suchergebnisse anzuzeigen, wählen Sie Weiter.

Spalteneinstellungen bearbeiten und zurücksetzen

Sie können Ihre Spalteneinstellungen bearbeiten und auf die Systemstandardwerte oder auf gemeinsame Einstellungen zurücksetzen, die von Ihrem Dokumentenverwaltungsadministrator festgelegt wurden. Dokumentenverwaltungsadministratoren können die gemeinsamen Einstellungen bearbeiten und optional für jeden festlegen.

Einstellungen bearbeiten

Sie können die Größe und Reihenfolge der Spalten ändern, Spalten hinzufügen und löschen und sie in einer anderen Reihenfolge sortieren lassen. M-Files speichert Ihre Änderungen automatisch.

Einstellungen zurücksetzen

  1. Blättern Sie bis zum Ende der Suchergebnisse.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü im leeren Bereich unterhalb der Suchergebnisse.
  3. Wählen Sie Listeneinstellungen zurücksetzen.
  4. Eine der folgenden Optionen auswählen:
    • Verwenden Sie die M-Files-Standardeinstellungen: Setzen Sie Ihre Listeneinstellungen auf die Standardeinstellungen der Software zurück.
    • Verwenden Sie die von Ihrem M-Files-Administrator festgelegten Standardeinstellungen: Verwenden Sie die Listeneinstellungen, die Ihr M-Files-Administrator für die Suchergebnisse in dieser Dokumentenverwaltung festgelegt hat. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn Ihr Administrator keine Standardeinstellungen festgelegt hat.
  5. Wählen Sie Listeneinstellungen zurücksetzen.

Administratoren: Listeneinstellungen als Standard speichern

Wenn Sie ein Dokumentenverwaltungs- oder Systemadministrator sind, können Sie die Standardeinstellungen für die Suchergebnisse festlegen. Sie können auch die Standardeinstellungen festlegen, die von allen Benutzern der Dokumentenverwaltung verwendet werden sollen.

  1. Blättern Sie bis zum Ende der Suchergebnisse.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü im leeren Bereich unterhalb der Suchergebnisse.
  3. Wählen Sie Listeneinstellungen als Standard speichern.
  4. Wählen Sie aus, ob die Einstellungen für Benutzer, die ihre Einstellungen nicht geändert haben, oder für alle Benutzer in der Dokumentenverwaltung verwendet werden sollen.
  5. Speichern auswählen.