Dokumentensammlungen verwenden

Sie können Dokumentensammlungen in M-Files verwenden, um Informationen zu demselben Gegenstand oder Thema zu sammeln. Dokumentensammlungen unterscheiden sich von Mehrdateiendokumenten dadurch, dass alle Dokumente in einer Dokumentensammlung ihren eigenen Satz an Metadaten (Informationen über das Dokument) haben. Mithilfe von Dokumentensammlungen können Sie z. B. Informationen zur „Internen Befähigung des Marketingteams“ oder „Sicherheitsempfehlungen für Forstmaschinen“ sammeln.

Eine Dokumentensammlung erstellen

  1. Wählen Sie in der oberen linken Ecke der Benutzeroberfläche Erstellen.
  2. Wählen Sie in der Liste Nach Typ die Option Dokumentensammlung.
  3. Weiter auswählen.
  4. Die Metadaten für das Objekt eingeben.
    Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet (*).
  5. Erstellen auswählen.

Dokumente zu einer Dokumentensammlung hinzufügen

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü für das Dokument, das Sie hinzufügen möchten.
  2. Zur Dokumentensammlung hinzufügen wählen.
  3. Geben Sie im Suchfeld Suche nach Dokumentensammlung einen Teil des Namens der Dokumentensammlung ein.
  4. Wählen Sie die Dokumentensammlung in der Liste der Suchergebnisse aus.
  5. Optional: Wählen Sie Nur aktuelle Dokumentversion verwenden, um die Dokumentensammlung so einzustellen, dass sie die aktuelle Dokumentversion verwendet.
    Lassen Sie die Option deaktiviert, um die Dokumentensammlung so einzustellen, dass immer die neueste Version verwendet wird.
  6. Hinzufügen wählen.
Weitere Möglichkeiten zum Hinzufügen von Sammlungsmitgliedern:
  • Öffnen Sie das Kontextmenü einer Dokumentensammlung, wählen Sie Sammlungsmitglied hinzufügen und suchen Sie das Dokument, das Sie hinzufügen möchten.
  • Ziehen Sie ein oder mehrere Objekte auf eine Dokumentensammlung im Listenbereich. Wählen Sie die aktuelle Version oder die neueste Version aus.

Entfernen von Dokumenten aus einer Dokumentensammlung

  1. Erweitern Sie im Listenbereich die Dokumentensammlung, aus der Sie ein Dokument entfernen möchten.
  2. Erweitern Sie den Knoten Sammlungsmitglieder.
    Beispiel:
    Beispiel für erweiterte Beziehungen für eine Dokumentensammlung im Listenbereich.
  3. Öffnen Sie das Kontextmenü für das Dokument, das Sie entfernen möchten.
  4. Wählen Sie Aktionen für Mitglieder von Sammlungen > Entfernen.
  5. Wählen Sie im Dialogfeld Sammlungsmitglied entfernen Entfernen.

Zielversion eines Sammlungsmitglieds ändern

  1. Erweitern Sie im Listenbereich eine Dokumentensammlung.
  2. Erweitern Sie den Knoten Sammlungsmitglieder.
    Beispiel:
    Beispiel für erweiterte Beziehungen für eine Dokumentensammlung im Listenbereich.
  3. Öffnen Sie das Kontextmenü für ein Dokument.
  4. Wählen Sie Aktionen für Mitglieder der Sammlung > Version ändern.
  5. Wählen Sie im Dialg Version ändern die Zielversion.
  6. OK wählen.