Näkymien luonti ja poisto

Näkymien luonti

Voit luoda näkymän avaamalla Näkymät-välilehden ja valitsemalla Luo näkymä -painikkeen () listausalueen oikeasta alakulmasta.

Tässä on yleiskatsaus näkymien luomisen käyttöliittymästä.

Vasemmalla voit antaa näkymällesi nimen, lisätä tai muokata suodattimia sekä määrittää näkymälle ryhmiä ja alaryhmiä. Lisäksi voit valita, mitä kohdetyyppejä näkymä sisältää. Jos et valitse mitään, näkymässä on kaikki varastossa olevat kohdetyypit. Kaikki kohdetyypit saa näkyviin avaamalla Valitse kohdetyyppi ‑pudotusvalikon.

Näkymävalinnat-säädin sisältää näkymäasetukset sekä mahdollisuuden poistaa näkymä.

Näkymän luonnin asetusten alla näet esikatselun näkymäsi sisällöstä.

Video: How to create views in M-Files

Näkymien luonti näkymien sisällä

Voit luoda näkymän myös toisen näkymän sisälle. Toisin sanoen alinäkymän. Näin voit rajata näkymän sisältöä vielä tarkemmin. Esimerkiksi näkymässä, joka sisältää kaikki projektisi, voit luoda alinäkymät käynnissä oleville ja päättyneille projekteille.

Listausalueella ensin näytettävän alinäkymän asettaminen

Kun näkymässä on alinäkymiä, voit valita listausalueen yläosassa näytettävän alinäkymän:

1. Avaa näkymä, jossa on alinäkymiä.
2. Avaa kolmipistevalikko ( Näytä näkymän asetukset ) oikeasta yläkulmasta.
3. Valitse Näytä alinäkymän kohteet päälistauksen yläpuolella.
4. Valitse ensin näytettävä alinäkymä.
5. Valitse Tallenna.

Jotkin alinäkymät eivät näy Näytä alinäkymän kohteet pääluettelon yläpuolella ‑valintaikkunassa. Tämä johtuu yleensä siitä, että henkilökohtaista näkymää ei voi asettaa näkymään yhteisen näkymän yläosassa. Jos haluat perehtyä henkilökohtaisen ja yhteisen näkymän väliseen eroon, katso Omat ja yhteiset näkymät.

Näkymien ja näkymäsarakkeiden muokkaus

Voit muokata aiemmin luotua näkymää avaamalla sen ja valitsemalla oikeasta yläkulmasta Näkymän asetukset () > Muokkaa näkymää.

Voit lisätä sarakkeen avaamalla sarakkeen otsikon pikavalikon ja valitsemalla sarakkeen Lisää sarake ‑luettelosta. Voit poistaa sarakkeen avaamalla sen nimen pikavalikon ja valitsemalla Poista tämä sarake.

Näkymien poisto

Näin poistat näkymän:

1. Avaa Näkymät-välilehti.
2. Avaa näkymän pikavalikko.
3. Valitse Poista.

Jos olet näkymässä, valitse Näytä näkymän asetukset () oikeasta yläkulmasta ja valitse Poista näkymä.

Jotta voit poistaa yhteisiä näkymiä, sinun täytyy olla järjestelmänvalvoja tai sinulla täytyy olla joku seuraavista järjestelmänvalvojan oikeuksista varastossa: Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus tai Yleisten näkymien ja ilmoitussääntöjen hallintaoikeus.

Sarakeasetusten muokkaaminen ja palauttaminen

Voit muokata sarakeasetuksia ja palauttaa ne järjestelmän oletusasetuksiin tai varaston järjestelmänvalvojan määrittämiin jaettuihin asetuksiin. Varaston järjestelmänvalvojat voivat muokata jaettuja asetuksia ja tarvittaessa ottaa ne käyttöön kaikille käyttäjille.

Asetusten muokkaaminen

Voit muuttaa sarakkeiden kokoa ja järjestystä, lisätä ja poistaa sarakkeita sekä muuttaa lajittelujärjestystä. M-Files tallentaa muutokset automaattisesti.

Asetusten palauttaminen

1. Avaa pikavalikko listausalueen tyhjässä kohdassa.
2. Valitse Tyhjennä listausasetukset.
3. Valitse jokin näistä vaihtoehdoista:
   • Käytä M-Files-oletusasetuksia: Palauta listausasetukset ohjelmiston oletusarvoihin.
   • Käytä M-Files-järjestelmänvalvojan määrittämiä oletusasetuksia: Käytä listausasetuksia, jotka M-Files-järjestelmänvalvoja on määrittänyt tälle näkymälle. Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, jos järjestelmänvalvoja ei ole määrittänyt oletusasetuksia.
4. Valitse Tyhjennä listausasetukset.

Järjestelmänvalvojat: Listausasetusten tallentaminen oletusasetuksiksi

Jos olet varaston tai järjestelmän järjestelmänvalvoja, voit määrittää tämän näkymän oletusasetukset. Voit myös ottaa oletusasetukset käyttöön kaikille varaston käyttäjille.

1. Avaa pikavalikko listausalueen tyhjässä kohdassa.
2. Valitse Tallenna listausasetukset oletuksiksi.
3. Valitse, otetaanko asetukset käyttöön käyttäjille, jotka eivät ole muuttaneet omia asetuksiaan, vai kaikille varaston käyttäjille.
4. Valitse Tallenna.

Näkymien lajitteleminen

Voit lajitella näkymän kohteet minkä tahansa listausalueen sarakkeen mukaan. Voit esimerkiksi lajitella näkymän Muutettu-sarakkeen mukaan, jolloin viimeksi muutetut kohteet näkyvät ensin.

Tehdäksesi tämän:

1. Avaa näkymä.
2. Valitse sen sarakkeen otsikko, jonka mukaan haluat lajitella. Otsikon vieressä oleva nuoli näyttää lajittelusuunnan.
3. Vaihda lajittelujärjestys päinvastaiseksi valitsemalla sarakkeen otsikko uudelleen.

Lajittelu kaikilla sivuilla

Jos näkymässä on paljon kohteita, ne näytetään usealla sivulla. Oletusarvoisesti M-Files lajittelee kaikki näkymän kohteet, ei vain nykyisen sivun kohteita. Joissakin näkymissä M-Files ei voi lajitella kohteita kaikilla sivuilla. Tällöin M-Files näyttää listausalueella ilmoituksen. Pyydä tarvittaessa apua M-Files-järjestelmänvalvojaltasi.