Workflows

Pendant le cycle de vie d'un document, différents contributeurs peuvent modifier le document et prendre différentes décisions le concernant. Il est important que chaque personne participant au processus connaisse les responsabilités lui incombant ainsi que les tâches à effectuer.

Les workflows M-Files permettent de modéliser les cycles de vie des documents en fonction des processus réels. Les workflows sont divisés en étapes correspondant aux tâches à effectuer sur les documents ou les autres objets.

Exemple de workflow de facture d’achat montrant les étapes d’approbation, de rejet et de paiement. Les workflows simplifient les tâches routinières de l’entreprise. Par exemple, les processus de facturation des achats.

Les workflows sont créés et modifiés dans M-Files Admin par les administrateurs système de M-Files. Pour créer et modifier des workflows, reportez-vous à Configurer les workflows.

Pour sélectionner un workflow et une étape de workflow pour un objet, utilisez les commandes de workflow situées sur la fiche de métadonnées.

Modification de l’étape de workflow

Vous pouvez déplacer un document vers une autre phase de son workflow à l’aide des commandes de workflow situées dans la fiche de métadonnées. Les workflows aident les utilisateurs à suivre l'avancement, à demander des approbations ou à renvoyer des éléments pour révision.

  1. Sélectionnez un document dans la zone de liste ou dans l’onglet Tâches.
    La section du workflow en bas de la fiche de métadonnées est réduite par défaut.
    • Si vous êtes censé effectuer une transition d’étape de workflow, la section est automatiquement développée.
    • Sinon, sélectionnez une étape de workflow pour développer la section manuellement.
  2. Dans la vue développée, sélectionnez l’étape de workflow appropriée parmi les options disponibles.
  3. Optionnelle : Ajoutez un commentaire relatif à la transition d'étape dans le champ Commentaire.
  4. Sélectionnez Enregistrer.
  5. Optionnelle : Si la boîte de dialogue Signature électronique s'ouvre, exécutez l'une des étapes suivantes :
    • Si les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe sont affichés, saisissez vos identifiants d'utilisateur et cliquez sur Signer.
      ou
    • Si les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe ne sont pas affichés, cliquez sur Signer pour saisir vos identifiants d'utilisateur.