Separate Zuweisung erstellen

Hinweis: Dieser Inhalt wird nicht mehr aktualisiert. Den neuesten Inhalt finden Sie im Benutzerhandbuch für M-Files Online. Informationen zu den unterstützten Produktversionen finden Sie in unserer Lebenszyklus-Richtlinie.

Sie können auch separate Zuweisungen erstellen, nachdem der Objekt-Workflow in einen bestimmten Status versetzt wurde. Um solche Aufgabenzuweisungen zu erstellen Separate Aufgabenzuweisung erstellen aktivieren und in der Aktionen Registerkarte im Statuseigenschaften Dialogfeld auf Hinzufügen... klicken.

Falls der Workflow-Status nach der Beendigung der separaten Zuweisung(en) automatisch geändert werden soll, muss dies in den Auslöser Optionen des Statuswechsels definiert werden.

Hinzufügen und Entfernen von Benutzern

Sie können die jeweiligen Personen, die für das Abschließen einer Aufgabe verantwortlich sind, verwalten, indem Sie die Schaltflächen Hinzufügen... und Entfernen in den Dialogfeldern Benutzer zuweisen und Separate Zuweisung erstellen verwenden. Zusätzlich zum Hinzufügen von Benutzern über die Liste Benutzer oder Benutzergruppen, können Sie Benutzer auch über Metadaten und Statuswechsel hinzufügen. Eine Person, die beispielsweise in der Eigenschaft Freigegeben von in den Metadaten des Objekts festgelegt wurde, kann automatisch als Person bestimmt werden, der die Aufgabe zugewiesen werden soll. Für weitere Informationen siehe Berechtigungen unter Berechtigungen für den Workflow-Statuswechsel und Pseudobenutzer.



Auswahl eines Benutzers basierend auf einem früheren Statuswechsel.

Überwachung

Im Abschnitt Überwachung (Aktionen > Separate Aufgabenzuweisung erstellen > Überwachung) können Sie festlegen, welche Benutzer benachrichtigt werden sollen, wenn eine Aufgabe als abgeschlossen gekennzeichnet wird. Dem Absender eines Aufgabenformulars wird automatisch die Verantwortung für Ihre Überwachung zugewiesen.

Um zwischen nicht fertig gestellten und abgeschlossenen Aufgaben zu unterscheiden, stehen verschiedene Symbole zur Verfügung.

Zuweisungsklasse

Die Zuweisungsklasse bestimmt den Zuweisungstyp und die Bedingungen, die zur Beendigung der Zuweisung erforderlich sind. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Zuweisungsklasse.

Beschreibung der Aufgabenzuweisung

Fügen Sie eine Beschreibung der Aufgabe hinzu. In der Aufgabenzuweisung per E-Mail wird der Person, der eine Aufgabe zugewiesen wurde, diese Beschreibung angezeigt. Die Beschreibung kann auch Benachrichtigungsvorlagen enthalten, die von M-Files unterstützt werden. Weitere Informationen zu Benachrichtigungsvorlagen und Platzhaltern finden Sie im Abschnitt Benachrichtigungseinstellungen in M-Files Admin bearbeiten.

Endtermin

Sie können gegebenenfalls auch einen Endtermin für die Aufgabenzuweisung festlegen. Eine automatische Erinnerung wird vor Ablauf des Endtermins gesendet, wenn die Zuweisung nicht auf beendet gesetzt worden ist. Die Erinnerung wird über eine gängige Benachrichtigungsregel gesendet, die durch den Administrator gelöscht werden kann.

Tipp: Dieser Termin kann auch hilfreich beim Erstellen von Ansichten sein. Sie können eine entsprechende Ansicht erstellen, die alle Aufgabenzuweisungen mit bevorstehendem Endtermin enthält. Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie im Abschnitt Ansicht erstellen.

Workflow-Status mit separater Aufgabenzuweisung erstellen

  1. M-Files Admin öffnen.
  2. In der hierarchischen Ansicht auf der linken Seite, eine Verbindung zum M-Files Server erweitern.
  3. Dokumentenverwaltungen erweitern.
  4. Eine Dokumentenverwaltung erweitern.
  5. Workflows auswählen.
  6. Einen Workflow aus der Workflows Liste wählen, der bearbeitet werden soll.
    Ergebnis:Der Workflow wird im graphischen Workflow-Designer geöffnet.
  7. Im graphischen Workflow-Designer auf den Workflow-Status rechtsklicken, zu dem eine getrennte Aufgabenzuweisung hinzugefügt werden soll und Bearbeiten auswählen.
    Ergebnis:Das Statuseigenschaften Dialogfeld wird geöffnet.
  8. In der Aktionen Registerkarte das Separate Aufgabenzuweisungen erstellen Kontrollkästchen markieren und auf die Hinzufügen... Schaltfläche klicken.
    Ergebnis:Das Separate Aufgabenzuweisungen erstellen Dialogfeld wird geöffnet.
  9. Auf Hinzufügen... klicken, um den oder die Benutzer hinzuzufügen, denen eine separate Aufgabenzuweisung zugewiesen wird.
  10. Optional: Auf Überwachung... klicken, um einen oder mehrere Benutzer hinzuzufügen, die eine Benachrichtigung erhalten, wenn die Aufgabenzuweisung als abgeschlossen oder verweigert markiert wird.
  11. Über das Zuweisungsklasse auswählen Dropdown-Menü die Zuweisungsklasse für die separate Aufgabenzuweisung auswählen.
  12. Im Titel Feld, den Namen für die Aufgabenzuweisung und im Beschreibung der Aufgabenzuweisung Feld eine optionale Beschreibung für die Aufgabenzuweisung eingeben.
    Durch Klicken auf die Platzhalter hinzufügen... Schaltfläche, können Sie die Platzhalter für die Metadateneigenschaften im Titel und in den Beschreibung der Aufgabenzuweisung Feldern festlegen.
  13. Optional: Das Endtermin Kontrollkästchen markieren und die Anzahl Tage auswählen, die als Endtermin für die getrennte Aufgabenzuweisung gelten sollen.
  14. Auf OK klicken, um das Separate Zuweisung erstellen Dialogfeld zu schließen.
  15. Auf OK klicken, um das Dialogfeld Statuseigenschaften zu schließen.
  16. Auf Speichern klicken, um die Änderungen zu speichern.
Dem Workflow-Status wird eine getrennte Aufgabenzuweisung hinzugefügt. Wenn die Aufgabenzuweisung des zuvor genannten Workflows in den vorgenannten Status verlagert wird, so wird eine getrennte Aufgabenzuweisung erstellt und der primären Aufgabenzuweisung als verknüpfte Aufgabenzuweisung hinzugefügt.