Skannaus ja tekstintunnistus (OCR)

Huomaa: Tätä sisältöä ei päivitetä. Uusimmat tiedot löydät M-Files Online -käyttöoppaasta. Tietoa tuetuista tuoteversioista löydät elinkaarikäytännöstämme.

M-Filesiin voidaan lisätä paperidokumentteja joko käyttämällä verkkoskannausta tai paikallista skanneria. Katso lisää verkkoskannauksesta kohdasta Skannerilähteet. Paikallista skannausta käytettäessä skannerin tulee olla kytkettynä suoraan siihen tietokoneeseen, jolla skannattava tiedosto lisätään M-Filesiin. Skannaustoimintoja voi käyttää painamalla Alt-näppäintä ja avaamalla sitten Toiminnot-valikon.

Huomaa: Skanneri-integraatio M-Files Desktopissa käyttää TWAIN-teknologiaa ja WIA-teknologiaa. Skannaus voidaan tehdä skannereilla, joille on saatavilla joko TWAIN-ajuri tai WIA-ajuri.

Jos käytössäsi on M-Files OCR (optinen tekstintunnistus) -moduuli, M-Files ehdottaa skannauksen lopussa, että skannattu tiedosto voidaan muuttaa hakukelpoiseksi PDF:ksi tekemällä sille tekstintunnistus. Voit aktivoida tekstintunnistuksen tai ohittaa sen. Voit myös määrittää lisäasetuksia tekstintunnistukselle.

Huomaa: M-Files OCR -moduuli on M-Filesin maksullinen lisäosa. Se voidaan ottaa käyttöön lisenssikoodin avulla. Jos tarvitset lisätietoja, katso kohdat Enabling the M-Files OCR Module ja Palvelinlisenssien hallinta. M-Files käyttää OCR-moottoria, jonka tarjoaa IRIS. Jos haluat ostaa M-Files OCR -moduulin, ota yhteyttä myyntiimme osoitteessa [email protected].

Voit muuttaa myös kuvatiedoston hakukelpoiseksi PDF:ksi. Silloin kuvatiedostolle tehdään optinen tekstintunnistus, joka mahdollistaa haun sisällön mukaan koko tiedostossa. Muunnoksen jälkeen voit etsiä esimerkiksi kuvasta muunnetun sopimusdokumentin suorittamalla haun sopimusosapuolten nimillä tai muulla alkuperäisen kuvatiedoston sisältämällä tekstillä.

M-Files myös automaattisesti ehdottaa tekstintunnistusta, jos raahaat kuvatiedoston M-Filesiin ja jos sinulla on M-Filesin OCR-moduuli asennettuna. M-Files ei ehdota tekstintunnistusta PDF-tiedostoille, koska optisen tekstintunnistuksen ajaminen valmiiksi hakukelpoiselle PDF:lle huonontaa sen laatua ja suurentaa sen kokoa. Sinun tulee muuntaa ei-hakukelpoiset PDF-tiedostot hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi tiedoston hiiren kakkospainikkeen kautta löytyvän pikavalikon toiminnon avulla.

Seuraaville tiedostomuodoille voidaan tehdä optinen tekstintunnistus:
  • TIF
  • TIFF
  • JPG
  • JPEG
  • BMP
  • PNG
  • PDF
Alfakanavaa ja JPEG-pakkausta käyttäviä TIFF-tiedostoja ei tueta.
Huomaa: Jos tekstintunnistus tehdään kuvatiedostolle, jota ei ole tallennettu ja palautettu M-Filesiin, tiedosto tallennetaan ainoastaan PDF-muodossa. Muussa tapauksessa alkuperäinen kuvatiedosto löytyy dokumentin versiohistoriasta.

Kuvatiedostojen tuonti hakukelpoisina PDF:inä

Näin voit tuoda kuvatiedoston varastoon hakukelpoisena PDF:änä:

  1. Vedä ja pudota kuvatiedosto M-Filesiin.
  2. Valinnainen: Merkitse Muunnos hakukelpoiseksi PDF:ksi -ikkunassa Käytä automaattista kielentunnistusta -valintaruutu asettaaksesi M-Filesin tunnistamaan dokumentin kielen automaattisesti.
  3. Valinnainen: Napsauta Muunnos hakukelpoiseksi PDF:ksi -ikkunassa kohtaa Lisäasetukset parantaaksesi tekstintunnistuksen laatua valitsemalla ensisijaiset ja toissijaiset kielivaihtoehdot kuvassa käytetyn kielen mukaan.
    Lisäasetusten avaaminen ottaa pois käytöstä automaattista kielentunnistusta koskevan asetuksen.
  4. Napsauta Muunna-painiketta aloittaaksesi muunnoksen.
  5. Kun muunnos on tehty, Uusi dokumentti -ikkuna avautuu. Lopeta kuvan tuonti täyttämällä metatiedot ja napsauttamalla Luo.
Kuvatiedosto tuodaan varastoon hakukelpoisena PDF:änä, jolloin voit paikantaa sen käyttämällä M-Files-hakutoimintoja.

M-Filesiin tallennetun kuvatiedoston muuntaminen hakukelpoiseksi PDF:ksi

  1. Etsi M-Filesissa kuvatiedosto, jonka haluat muuntaa hakukelpoiseksi PDF:ksi.
  2. Napsauta tiedostoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Skannaus ja tekstintunnistus (OCR) > Muunna hakukelpoiseksi PDF:ksi... pikavalikosta.
  3. Valinnainen: Merkitse Muunnos hakukelpoiseksi PDF:ksi -ikkunassa Käytä automaattista kielentunnistusta -valintaruutu asettaaksesi M-Filesin tunnistamaan dokumentin kielen automaattisesti.
  4. Valinnainen: Napsauta Muunnos hakukelpoiseksi PDF:ksi -ikkunassa kohtaa Lisäasetukset parantaaksesi tekstintunnistuksen laatua valitsemalla ensisijaiset ja toissijaiset kielivaihtoehdot kuvassa käytetyn kielen mukaan.
    Lisäasetusten avaaminen ottaa pois käytöstä automaattista kielentunnistusta koskevan asetuksen.
  5. Napsauta Muunna-painiketta aloittaaksesi muunnoksen.
Kuvatiedosto muunnetaan hakukelpoiseksi PDF:ksi ja kuvan mahdollinen tekstisisältö löytyy M-Filesin hakutoiminnoilla.