E-postkällor

M-Files ger möjlighet att spara, hantera och dela viktig e-post på ett kontrollerat sätt. Meddelandena kan överföras direkt och automatiskt från e-postservern till valvet.

Exempelvis kan meddelanden och bilagor som skickas till företagets gemensamma e-postinkorg överföras direkt till ett dokumentvalv. I dokumentvalvet kan importerade meddelanden hanteras på ett kontrollerat sätt via exempelvis arbetsflödesfunktioner. Exempelanvändarfall inkluderar ett centraliserat och kontrollerat sätt att hantera ordrar och en systematisk metod för att arkivera skickade offerter. Viktig information kan därmed hanteras i M-Files så att den inte glöms bort och försvinner i e-postinkorgarna.

Företaget kanske också vill spara viktig sänd e-post i M-Files. Sådana viktiga meddelanden skulle till exempel kunna vara förslag och orderbekräftelser. Företaget kan använda ett särskilt e-postkonto för arkivering till vilket M-Files är anslutet. Från den inkorgen importerar M-Files all e-post i dokumentvalvet och raderar sedan dessa meddelanden från e-postservern. Viktiga sända meddelanden kan arkiveras i M-Files genom att skicka meddelandet till arkivkorgen via fälten Cc eller Bcc. Det går att undvika skräppost genom att ställa in att e-postkontot endast godkänner post från interna användare.

Skapa en ny anslutning till en e-postkälla

Gör följande steg för att skapa en ny anslutning till en e-postkälla:

  1. Öppna M-Files Admin.
  2. I trädvyn på vänster sida visar du den önskade anslutningen till M-Files Server.
  3. I trädvyn på vänster sida visar du Dokumentvalv och sedan önskat valv.
  4. I trädvyn på vänster sida visar du Anslutningar till externa källor och väljer sedan E-postkällor.
  5. Klicka på Ny e-postkälla... på aktivitetsområde.
    Resultat:Dialogrutan Anslutningsegenskaper öppnas.
  6. I fältet Beskrivning anger du en beskrivning för den nya anslutningen.
  7. Välj antingen:
    • POP3: Använd det här alternativet om protokollet för att ansluta till e-postservern är POP3.
      eller
    • IMAP: Använd det här alternativet om protokollet för att ansluta till e-postservern är IMAP.
  8. I fältet E-postserver anger du nätverksadressen för e-postservern (IP-adressen eller domännamnet, till exempel mail01.company.com).
  9. Valfri: Markera kryssrutan Använd krypterad anslutning (SSL/TLS) för att använda en krypterad anslutning till e-postservern.
  10. I fältet Portnummer anger du portnumret för e-postservern.
  11. Om du valde IMAP som protokoll anger du den mapp på servern från vilken e-post läses och importeras i fältet Mapp.
  12. I fältet Användarnamn anger du användarnamnet för att ansluta till e-postservern i formatet user@domain (till exempel, [email protected]).
  13. I fältet Lösenord anger du lösenordet för att ansluta till e-postservern.
  14. Valfri: I avsnittet Åtgärd väljer du de alternativ som passar:
    Välj alternativet...Om du vill...
    Inkludera bifogade filer Importera bifogade filer tillsammans med e-postmeddelanden.
    Importera bara meddelanden som har bifogade filer Importera bara de e-postmeddelanden som har bifogade filer till valvet. Meddelanden utan bifogade filer importeras inte.
    Ta bort meddelanden från servern efter import Ta bort meddelandena automatiskt från e-postservern när de har importerats till M-Files.
    Ta bort bifogade filer från servern efter import Ta bort bifogade filer från e-postservern när e-postmeddelandena har importerats till M-Files. Det här alternativet kan bara aktiveras om det valda protokollet är IMAP och alternativet Inkludera bifogade filer är aktiverat.
    Spara i Outlook-meddelandeformat (*.msg) Spara e-postmeddelandet till M-Files i formatet Outlook-meddelande (MSG). Bifogade filer sparas inuti MSG-filen och meddelandena visas i M-Files som dokument med en fil Dokument med en eller flera filer).
    Notera: Den här funktionen kräver att Microsoft Exchange Server eller en 32-bitars MAPI-klient är installerad på M-Files-servern.
    Notera:

    Om du vill spara e-postmeddelanden som RFC 822-kompatibla EML-filer ska du konfigurera följande registerinställning på M-Files-serverdatorn:

    Nyckel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFServer\Vaults\<vault GUID>\ MailSources\<external mail source name>
    Värdenamn StoreEmailInRawEmlFormat
    Värdetyp REG_DWORD
    Beskrivning När det är aktiverat sparas nya e-postmeddelanden som EML-filer.
    Standardvärde 0 Inaktiverat
    Giltiga värden 1 Aktiverad
    0 Inaktiverat

    Den här registerinställningen åsidosätter det valda alternativet för lagringsformat.
    Skilj de bifogade filerna från meddelandet Spara bifogade filer avskilt från själva meddelandet. Det här alternativet kan bara aktiveras om alternativet Spara i Outlook-meddelandeformat (*.msg) är aktiverat. Meddelandet sparas i en MSG-fil utan de bifogade filerna vilka lagras avskilt från MSG-filen i de ursprungliga filformaten. Om meddelandet innehåller bifogade filer visas meddelandet och dess bifogade filer i M-Files som ett dokument med flera filer.
  15. Valfri: Markera kryssrutan Sök efter nya och borttagna filer regelbundet om du vill att M-Files ska synkronisera med e-postservern i fördefinierade intervaller.
    1. I fältet Uppehåll mellan sökningar anger du hur många sekunder som ska gå mellan synkroniseringarna.
  16. Valfri: Klicka på Uppdatera nu för att omedelbart synkronisera valvet med e-postservern.
    Du kan klicka på Uppdaterar status... för att se aktuell status för uppdateringsprocessen.
  17. Valfri: På fliken Metadata kan du definiera egenskaper för nya objekt som skapats via den här anslutningen.
    Mer information finns i Definiera automatiska metadata för en e-postkälla.
  18. På fliken Avancerat kan du ange ett alias för den här anslutningen.
    Mer information finns i Koppla metadatadefinitionerna.
  19. Klicka på OK för att göra klart anslutningen.
E-postmeddelanden importeras till M-Files från den definierade e-postkällan enligt angivna inställningar.

Definiera automatiska metadata för en e-postkälla

Du kan definiera automatiska metadata för nya objekt som skapats från en extern e-postkälla. Du kan använda fasta egenskapsvärden eller extrahera egenskapsvärden från de importerade e-postmeddelandena.

Gör följande för att definiera automatiska metadata för objekt som skapats från en extern e-postkälla:

  1. Öppna M-Files Admin.
  2. I trädvyn på vänster sida visar du den önskade anslutningen till M-Files Server.
  3. I trädvyn på vänster sida visar du Dokumentvalv och sedan önskat valv.
  4. I trädvyn på vänster sida visar du Anslutningar till externa källor och väljer sedan E-postkällor.
  5. I listan E-postkällor dubbelklickar du på den källa som du vill redigera.
    Resultat:Dialogrutan Anslutningsegenskaper öppnas.
  6. Klicka på fliken Metadata.
    Resultat:Fliken Metadata öppnas.
  7. Använd menyn Objekttyp för att välja objekttyp för nya objekt som skapats via den här anslutningen.
  8. Använd menyn Behörigheter för att välja behörigheter för nya objekt som skapats via den här anslutningen.
    Du kan klicka på knappen ... för att förfina behörighetsinställningarna.
  9. I avsnittet Egenskaper klickar du på Lägg till... om du vill lägga till en ny automatisk egenskap för objekt som skapats via den här anslutningen eller välja en av de befintliga egenskaperna. Klicka sedan på Redigera... för att redigera den.
    Resultat:Dialogrutan Definiera egenskap öppnas.
  10. Välj antingen:
    • Använd ett fast värde: Använd det här alternativet för att lägga till ett fast värde för den valda egenskapen.
      eller
    • Läs från e-postmeddelandet: Använd det här alternativet för att extrahera ett värde från e-postmeddelandet för den valda egenskapen.
      Notera: Om du väljer fältet Datum som källa för egenskapsvärdet måste datatypen för egenskapen vara Tid. Vi rekommenderar inte att du väljer en egenskap av datatypen Tidsstämpel för fältet Datum eftersom Tidsstämpel-värden justeras efter tidszoninställningarna på klientdatorerna.
  11. Om den valda egenskapen är av datatypen Välj från lista i avsnittet Konvertering till objekt i värdelista väljer du antingen:
    • Använd värdet läst som ID för objektet: Välj det här alternativet om du vill använda det extraherade värdet som en identifierare för elementet i värdelistan med ett namn som definierats separat.
      eller
    • Använd värdet läst som namn för objektet: Välj det här alternativet om du vill använda det extraherade värdet som namn på elementet i värdelistan. Du kan markera kryssrutan Lägg till ett nytt objekt i listan om ett matchande objekt inte hittas om du vill lägga till ett nytt element i värdelistan när ett nytt värde extraheras.
  12. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Definiera egenskap.
De e-postmeddelanden som importeras till M-Files via den här anslutningen tilldelas automatiska egenskaper enligt de inställningar som du har definierat.