Anslutningar till externa källor

M-Files erbjuder flexibla alternativ för att presentera information och överföra även från externa källor. Databaser måste till exempel ha stöd för OLE DB- eller ODBC-anslutningar (Open Database Connectivity). Typen för en databasanslutning kan antingen vara skrivskyddad eller vara en tvåvägsanslutning. Med en skrivskyddad anslutning läser M-Files från en extern databas, till exempel en kunddatabas, men du kan inte ange nya data via M-Files. Med en tvåvägsanslutning sparas ändringar och tillägg som görs i M-Files i den externa databasen.

Ett bra exempel på en extern databasanslutning är en anslutning mellan M-Files och en extern kunddatabas. Många företag har redan en bred databas med kundinformation i form av tabeller. När användaren skapar ett nytt offertdokument i M-Files är det rimligt att lägga till den befintliga kundinformationen i det. M-Files kan ställas in att importera kundinformation från en extern databas. Därefter går det att komma åt informationen direkt från exempelvis metadatakortet när ett nytt dokument skapas.

Du kan även importera och länka befintliga filer från externa objekt. Det gör att du kan driftsätta M-Files snabbt och enkelt eftersom alla befintliga filer kan nås via M-Files utan en tidskrävande överföringsprocess. När du öppnar filer via M-Files är det bra att samtidigt fylla dem med metadata. Dessutom skapas versionshistoriken i M-Files, du undviker samtidig redigering och, tack vare M-Files schemalagda jobb, är det enkelt att hantera säkerhetskopiering. Genom att lägga till metadata kan du även utnyttja sökmöjligheterna i M-Files på ett bättre sätt.