Elektroniska signaturer

De funktioner för elektronisk signatur som finns i Electronic Signatures and Advanced Logging-modulen visar de mångsidiga arbetsflödena i M-Files: tillståndsövergången kan certifieras med ett användarnamn. Den här funktionen kan enkelt användas för att exempelvis certifiera godkännande av dokument.

Om en elektronisk signatur har definierats för tillståndsövergången krävs alltid signaturen för användaren innan ändringen av tillståndet sker. För att tillståndet ska ändras måste objektet vara incheckat och en tillståndsändring med en signatur kan bara göras ett objekt åt gången. Bara användare som använder Windows-autentisering kan göra tillståndsändringar som kräver en elektronisk signatur. Användaren lägger till en elektronisk signatur i tillståndsövergången genom att ange sina identifikationsuppgifter och logga in. Den elektroniska signaturen är inte som ett elektroniskt ”fingeravtryck”, användaren måste alltid identifiera sig och logga in.

Du kan kräva att användare lämnar sin elektroniska signatur innan de kan göra en specifik tillståndsövergång i ett arbetsflöde.

Electronic Signatures and Advanced Logging-modulen finns tillgänglig mot en avgift. Modulen innehåller loggningstillägg och funktioner för elektronisk signatur. Mer information finns i Elektronisk signering och efterlevnad.

Elektronisk signatur för tillståndsövergångar för arbetsflöden

Fliken Elektronisk signatur för en tillståndsövergång.

Aktivera alternativet Elektronisk signatur krävs för den här åtgärden för att kunna modifiera alternativen.

Signaturens betydelse

Alternativen Signaturens betydelse gör att du antingen kan välja en fördefinierad orsak/betydelse för signaturen eller definiera flera betydelser som den som undertecknar kan välja mellan. Signaturens orsak är en kort beskrivning på rubriknivå för signaturen, till exempel Godkännande av instruktionsdokument eller Godkännande av faktura. Signaturens betydelse är en beskrivning som bör få den som undertecknar att förstå vad som ska godkännas. Max. antal tecken är 500 och det går att använda platshållare. Tillgängliga platshållare finns listade under Platshållare för fälten Signaturens betydelse och Ytterligare information.

Exempel

Om du har matat in "Signerat av %SIGNED_BY%" i Signaturens betydelse så skulle den faktiska signaturbeskrivningen som visas vara Signerat av Alex Kramer.

Om du vill ersätta användarnamnet som visas, använd platshållaren %SIGNED_BY_WITH_PROXY%. Om du har matat in "Signerat av %SIGNED_BY_WITH_PROXY%" i Signaturens betydelse och Alex Kramer signerar så blir signaturbeskrivningen Signerat av Alex Kramer. Om signeraren är en ersättningsanvändare för Alex så blir signaturbeskrivningen Signerat av Andy Nash på uppdrag av Alex Kramer.

I följande bild har användaren definierat följande signaturbetydelse: "Genom att flytta denna ritning från tillståndet %SIGNED_FROM_STATE% till %SIGNED_TO_STATE%, så bekräftar jag att ritningen är redo att levereras till klienten."

Signaturens betydelse visas i en dialogruta för elektronisk signatur.

Signaturens metadata

Den elektroniska signaturen kan ställas in så att den som undertecknar måste lägga till ett värde för en vald metadataegenskap, till exempel Kommentar. Texten sparas antingen i ett separat signaturobjekt (se Skapa ett separat signaturobjekt) eller i det objekt som använder arbetsflödet. Du kan även inkludera ytterligare information i textrutan Ytterligare information. I Ytterligare information kan du använda platshållare (listade under Platshållare för fälten Signaturens betydelse och Ytterligare information).

Skapa ett separat signaturobjekt

Välj det här alternativet om du vill skapa ett nytt objekt för signaturen. Sedan är signaturobjektet automatiskt i relation med objektet för vilket tillståndsövergången gäller.

Identifierare

Identifieraren är text i friform. Du kan till exempel ställa in Godkännande av inköpsfaktura som identifierare. När signaturobjektet skapas blir identifieraren en del av objektets metadata. Egenskapen Identifierare kan användas till exempel i script för tillståndsövergångsfunktioner eller i sökningar för att individualisera en viss typ av signatur.

Ett signaturobjekt visar information om den som undertecknar, datum för signaturen, signaturens betydelse och andra element.

Spara signaturens innehåll som text i en egenskap

Välj den egenskap som signaturen ska kopplas till. Sedan visas innehållet för den signatur som har definierats som egenskapsvärde i objektets metadata. Standardegenskapen är Signaturens innehåll. Textinnehållet för signaturegenskapen består av orsak, betydelse och ytterligare information för signaturen.

Du kan även skapa en egen separat egenskapsdefinition för varje signatur av relevant tillståndsövergång i arbetsflödet. Sedan kan du se alla egenskaper som skapats och deras signaturinnehåll i metadatan för objektets senaste version.

Platshållare för fälten Signaturens betydelse och Ytterligare information

De tillgängliga platshållarna som kan användas med fälten Signaturens betydelse och Ytterligare information listas i följande tabell.