Överföra befintliga filer till M-Files

Det är väldigt lätt att överföra filer till M-Files. Du kan överföra filer genom att dra och släppa eller genom att kopiera filer eller mappar till M-Files-dokumentvalv.

Om du bara överför en fil ber M-Files dig att fylla i ett metadatakort för filen, vilket gör att den blir ett dokument. Det är mycket viktigt att förstå skillnaden mellan en fil och ett dokument. Ett M-Files-dokument består av noll eller fler dokumentfiler och metadata.

När du till exempel överför en mapp med undermappar eller flera enskilda filer samtidigt kan M-Files bevara den gamla mappstrukturen. Om du vill bevara mappstrukturen ordnas det överförda innehållet i traditionella mappar som skapats i dokumentvalvet av M-Files. Du kan fylla i dokumentegenskapsdata medan du överför eller vid ett senare tillfälle. Mer information finns i Överföra mappar till M-Files genom att använda dialogrutan för att importera filer och mappar.

Du kan även använda befintliga filer direkt från deras ursprungliga platser. Det gör att de ytterligare egenskaper som tillhandahålls av M-Files (till exempel versionshantering) är tillgängliga för dessa filer samtidigt som de fortfarande kan användas externt till M-Files. Du kan lägga till metadata för dokumenten senare om det behövs. Mer information finns i Externa filkällor.

Du kan även använda och importera olika databaser till M-Files. Exempelvis kan data i kunddatabasen läggas till i M-Files-metadatastrukturen. På så sätt behöver du inte kopiera den här informationen från en plats till en annan. Mer information finns i Objekttyper ochVärdelistor.

När du lägger till metadata i dokument som importerats till M-Files visas dessa dokument både i traditionella mappar och i dynamiska vyer i M-Files.

Tips: Om du överför flera enskilda filer med samma metadata, till exempel samma kund, behöver du se till att de metadata du anger första gången används som standard för de efterföljande filerna. Du kan göra det när du fyller i metadatakortet genom att markera rutan Använd dessa värden som standard för nästa dokument (se bilden nedan).


Fönstret nytt dokument för en överföring av flera filer.
Tips: Med knappen Hoppa över kan du välja att inte överföra en viss fil. Det är användbart om du överför många filer och märker att du inte vill överföra en av filerna trots allt.

Konvertera en temporär lokal fil till ett dokument.

Åtgärden Konvertera till dokument är tillgänglig för dokument som importeras till M-Files på något ovanligt sätt, till exempel genom att använda en kommandofråga. M-Files indikerar dessa temporära lokala filer men en gråtonad ikon. Om du vill konvertera en temporär lokal fil till ett normalt M-Files-dokument högerklickar du på den temporära lokala filen och väljer Konvertera till dokument i kontextmenyn.