Skapa och slutföra uppgifter

Med uppgifter flyttas information och ansvar för att utföra aktiviteten till rätt person. Uppgifter kan användas till exempel för att be en kollega att se över ett förslag innan det skickas till kunden.

Uppgifter kan ingå i ett arbetsflöde eller vara fristående. Mer information om automatiska uppgifter i arbetsflöden finns i Tilldela en användare.

Skicka en ny uppgift genom att skapa ett nytt Uppgiftsobjekt. Eftersom uppgifter är objekt kan du definiera samma uppgift för flera objekt. Du kan även lägga till olika objekt i samma uppgift. Du kan till exempel med en enskild uppgift tilldela flera utkast till en kollega för granskning.

Eftersom uppgifterna är separata objekt har de sin egen versionshistorik och egna behörigheter. Det innebär att dokumentet och den uppgift som finns i det kan ha separata behörigheter. Därför kan bara en användare som har läsbehörigheter till dokumentet markera uppgiften som slutförd. Användaren behöver inte ha rättigheter för att redigera dokumentet. Det betyder att även användare med licens till skrivskyddad version av M-Files kan markera uppgiften som slutförd.

Du kan skapa en uppgift på tre olika sätt:

  • Skapa en uppgift och lägg till objekt i den genom att antingen dra och släppa eller med hjälp av funktionen Lägg till fil i kontextmenyn.
  • Markera ett eller flera dokument och välj Uppgift i menyn Ny.
  • Skapa en uppgift utan att lägga till ett objekt i det och definiera hela aktiviteten i beskrivningsfältet för uppgiften.


Metadatakortet för en ny uppgift.

Beskrivning av uppgiften

Lägg till en aktivitetsbeskrivning i fritt format. Uppgiftsmeddelandet som skickas via e-post visar beskrivningen för den person som aktiviteten tilldelats.

Tilldelad

Välj de personer till vilka du vill tilldela aktiviteten. Du kan lägga till fler användare genom att klicka på plusknappen (+) i verktygsfältet. När en uppgift är ett separat objekt måste alla som tilldelats aktiviteten markera den som slutförd innan de övergår till tillståndet ”Klart”.

Tidsgräns

Om du vill kan du välja en tidsgräns för uppgiften. Användaren får en automatisk påminnelse om han eller hon inte har markerat uppgiften som klar när tidsgränsen närmar sig. Påminnelsen skickas med en gemensam meddelanderegel som administratören kan ta bort.

Tidsgränsen kan även vara bra för att skapa vyer. Administratören eller användaren kan skapa en vy för att visa objekt vars tidsgräns närmar sig. Mer information om vyer finns i Skapa en vy.

Övervakas av

Du kan använda fältet Övervakas av för att definiera de användare som ska meddelas varje gång en aktivitet markeras som klar. Personen som skickar uppgiften definieras automatiskt som en uppgiftsövervakare när objektet sparas för första gången. När egenskapen har lagts till automatiskt eller manuellt i metadatakortet kan du ändra eller lägga till fler övervakare genom att klicka på plusknappen (+) i verktygsfältet.

Ikon för Markera som klar

Du kan markera uppgiften som klar genom att klicka på ikonen bredvid fältet Tilldelad.

Skapa en ny uppgift för ett befintligt dokument

  1. Gå till M-Files och leta rätt på det dokument för vilket du vill skapa en ny uppgift.
  2. Högerklicka på dokumentet och välj Skapa > uppgift... i kontextmenyn.
  3. I fältet Namn eller titel anger du en beskrivande titel för uppgiften.
  4. I fältet Beskrivning av uppgiften anger du en beskrivning av uppgiften så att den som får uppgiften har den information som behövs om den.
  5. I den nedrullningsbara menyn Tilldelad väljer du den person som har tilldelats uppgiften.
  6. Valfri: I fältet Tidsgräns väljer du ett datum då uppgiften måste vara klar.
  7. Valfri: Använd arbetsflödeskontrollerna längst ner i dialogrutan Ny uppgift och välj ett arbetsflöde för uppgiften.
  8. Klicka på Skapa för att skapa uppgiften.
Den nya uppgiften visas i vyn Tilldelad till mig hos den som tilldelats den och den personen får ett e-postmeddelande om den nya uppgiften.

Skapa en ny uppgift för ett nytt dokument

  1. I M-Files Desktop klickar du på Skapa. Välj sedan Uppgift... i kontextmenyn.
  2. I fältet Namn eller titel anger du en beskrivande titel för uppgiften.
  3. I fältet Beskrivning av uppgiften anger du en beskrivning av uppgiften så att den som får uppgiften har den information som behövs om den.
  4. I den nedrullningsbara menyn Tilldelad väljer du den person som har tilldelats uppgiften.
  5. Valfri: I fältet Tidsgräns väljer du ett datum då uppgiften måste vara klar.
  6. Valfri: Använd arbetsflödeskontrollerna längst ner i dialogrutan Ny uppgift och välj ett arbetsflöde för uppgiften.
  7. Klicka på Skapa för att skapa uppgiften.
  8. När uppgiften har skapats ska du högerklicka på den i listområdet och välja Lägg till fil. Välj sedan ett lämpligt filformat för den nya filen.
  9. Byt namn på filen.
  10. Valfri: Dubbelklicka på den nyligen tillagda filen för att redigera den.
Den nya uppgiften visas i vyn Tilldelad till mig hos den som tilldelats den och den personen får ett e-postmeddelande om den nya uppgiften.

Slutföra en uppgift

När du har fått en uppgift måste du slutföra aktiviteterna i den och markera den som slutförd. Det visar att du, den som tilldelats den, har slutfört den uppgift du har fått.

  1. I M-Files letar du rätt på uppgiften som har tilldelats dig och markera den.
    Alla uppgifter som tilldelats dig finns i vyn Tilldelad till mig.
  2. Slutför alla aktiviteter som krävs för uppgiften.
  3. Markera uppgiften som slutförd genom att göra något av följande.
    • På metadatakortet klickar du på ikonen ✓ (Markera som slutförd) bredvid ditt namn i fältet Tilldelad.
      eller
    • I aktivitetsområdet väljer du Visa och ändra > Markera som slutförd.
      eller
    • Högerklicka på uppgiften och välj Arbetsflöde > Markera som slutförd.
  4. Valfri: Beroende på arbetsflödesinställningarna för uppgiften kan du behöva lägga till en elektronisk signatur för att auktorisera slutförandet av uppgiften.
Uppgiften slutförs och tas bort från vyn Tilldelad till mig.

Slutföra en godkännandeuppgift

När du har fått en godkännandeuppgift måste du slutföra aktiviteterna i den och antingen markera den som godkänd eller avvisad. Det visar att du, den som tilldelats den, har godkänt eller avvisat målet med uppgiften. Du skulle kunna markera en uppgift som avvisad om du till exempel anser att måldokumentet inte kan publiceras.

  1. I M-Files letar du rätt på uppgiften som har tilldelats dig och markera den.
    Alla uppgifter som tilldelats dig finns i vyn Tilldelad till mig.
  2. Slutför alla aktiviteter som krävs för uppgiften.
  3. Markera uppgiften antingen som godkänd eller avvisad genom att göra något av följande:
    • På metadatakortet klickar du antingen på ikonen ✓ ellerX bredvid ditt namn i fältet Tilldelad.
      eller
    • I aktivitetsområdet väljer du Visa och ändra > Markera som godkänd/avvisad.
      eller
    • Högerklicka på uppgiften och välj Arbetsflöde > Markera som godkänd/avvisad.
  4. Valfri: Beroende på arbetsflödesinställningarna för uppgiften kan du behöva lägga till en elektronisk signatur för att auktorisera åtgärden.
Uppgiften slutförs och tas bort från vyn Tilldelad till mig. Den användare som är definierad i egenskapen Övervakas av får ett e-postmeddelande om godkännandet eller avvisandet.