Vie kohteita ja tiedostoja

Kohteet ja tiedostot -välilehdellä voidaan muuttaa kohteen ja tiedoston sisällön vientiasetuksia.

Tärkeää: Kun viet kohteita, varmista, että kohdevarasto ei viittaa samoihin ulkoisiin tietovarastoihin kuin lähdevarasto. Varastot, jotka viittaavat samoihin tietovarastoihin, voivat aiheuttaa kohteiden kaksoiskappaleita kohdevarastoon.

Vie olemassa olevat kohteet

Käytä hakusuodatinta

Voit määrittää suodatinta käyttäen, mitkä olemassa olevia kohteet haluat viedä. Voit esimerkiksi viedä tietyt kohteet kohdetyypin tai ominaisuuden perusteella. Varsinkin julkaistaessa ainoastaan tiettyjä dokumentteja sidosryhmille, kuten esitteitä tai lehdistötiedotteita, hakusuodatinta käyttäen voit tehdä julkaisun esimerkiksi tietyn luokan ja ominaisuuden täyttyessä.

Jos aiemmin viety kohde ei enää ole osa vientijoukkoa, merkitse se tuhottavaksi kohdevarastossa

Kun tämä asetus on otettu käyttöön, aiemmassa vientijoukossa olleet kohteet, joita ei ole nykyisessä vientijoukossa, poistetaan kohdevarastosta tuonnin yhteydessä. Jos haluat poistaa esimerkiksi tiettyjä hinnastoja kumppanin käyttöön tarkoitetusta varastosta, varmista, että tämä asetus on otettu käyttöön ja että hinnastot eivät vastaa vientijoukon ehtoja.

Huomaa: Asetus on työkohtainen ja koskee vain ajastettua vientiä ja tuontia.
Huomaa: Tuontityön ominaisuuksien asetus Älä tuo kohteiden tuhoamisia korvaa tämän asetuksen.

Sisällytä viimeisimmät versiot ainoastaan

Voit valita vietäväksi ainoastaan viimeisimmät versiot valituista kohteista. Tällöin valittujen kohteiden vanhempia versioita ei arkistoida.

Tallenna tiedostot myös PDF/A-1b-muodossa

Voit valita, haluatko tallentaa tiedostot myös PDF/A-1b-muodossa arkistoinnin yhteydessä. PDF/A-1b-muoto on sähköisille dokumenteille asetetun pitkäaikaisen säilytyksen 19005-1:2005 -standardin vaatimuksen mukainen.

PDF/A-1b-tallennus voidaan tehdä Office-tiedostoille sekä standardeille PDF-tiedostoille. PDF/A-1b-muodossa olevia tiedostoja ei tuoda tuonnin yhteydessä. PDF/A-1b-tallennus hidastaa vientiä jonkin verran.

Poista arkistointimerkintä

Mikäli olet valinnut vietäväksi kohteet, joille on määritelty ominaisuus Merkitty arkistoitavaksi, voit määrittää näille ko. ominaisuuden poiston sisällön viennin jälkeen. Kun tämä asetus on otettu käyttöön, vietyjä kohteita ei enää merkitä arkistoitavaksi.

Tuhoa viedyt kohteet viennin jälkeen

Voit asettaa M-Filesin tuhoamaan viedyt kohteet viennin jälkeen. Et voi valita tätä asetusta, jos olet valinnut vietäväksi ainoastaan viimeisimmät versiot tai viimeisimmän viennin jälkeen tehdyt muutokset.

Vie siirretyt kohteet sisäisinä kohteina

Kun tämä vaihtoehto on valittuna, ulkoisten tietovarastojen kohteet viedään ilman niiden ulkoisen tietovaraston ID:tä. Harkitse tämän vaihtoehdon ottamista käyttöön, jos ulkoisen tietovaraston ID:t sisältävät luottamuksellisia tietoja. Esim. asiakkaiden nimiä.

Vie tietoja tuhotuista kohteista ja kohdeversioista

Olemassa olevien kohteiden sijaan voit valita, että viet tietoja ainoastaan tuhotuista kohteista ja tuhotuista kohdeversioista. Tämä toiminto on tarkoitettu lähinnä varaston siivoamiseen tuhottujen kohteiden osalta.

Vie ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset

Voit valita vietäväksi ainoastaan viimeisimmän viennin jälkeiset muutokset. Tämä tarkoittaa, että vientiin sisällytetään vain uudet kohteet ja sellaiset sisällöt, joissa on versioituja tai versioimattomia muutoksia. Tällöin vientiin voidaan sisällyttää myös kohteet, joiden Viimeksi muokattu -aikaleima ei ole muuttunut.

Esimerkiksi seuraavat sisällön muutokset sisältyvät vientipakettiin, kun asetus Vie ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset on valittuna:
  • Kohde luotu
  • Tiedoston sisältöä muokattu
  • Kohteen metatietoja muokattu
  • Kohde poistettu
  • Kohteen poisto kumottu
  • Kohde varattu muokattavaksi
  • Muokkaus peruutettu
  • Ristiriita ratkaistu
  • Kohteen versioleima muuttunut
  • Kohdeversioon lisätty kommentti
  • Varastoon tuotu uusi kohdeversio

Oletuksena M-Files tarjoaa ajankohtaa, jolloin vienti on viimeksi tehty (tai kun on viimeksi tuotu vietyjä kohteita lähdevarastoon edellistä vientiä vanhemmalla aikaleimalla).

Huomaa:

Jos vaihtoehto Vie ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset on valittu, viedään vain uudet kohteet ja versioitu sekä versioimaton sisältö, joka on muuttunut määritetyn päivämäärän ja kellonajan jälkeen. Jos viet myös metatietorakenteen elementtejä, elementtejä ei viedä, ellei tiedostoihin tai kohteisiin ole tehty muutoksia.

Jos haluat viedä metatietorakenteen elementit riippumatta siitä, onko kohteita tai tiedostoja muutettu, tee jokin seuraavista toimenpiteistä:
  • Vie metatietorakenne erikseen.
  • Poista valinta Vie ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset käytöstä. Jos et kuitenkaan rajoita viennin laajuutta mitenkään, vientityön suorittaminen voi kestää huomattavan kauan.

Esikatselu

Napsauta Esikatselu-painiketta katsoaksesi viennin piiriin kuuluvien kohteiden määrää.