Connexion à une nouvelle source de messagerie

Pour vous connecter à une nouvelle source de messagerie :

  1. Ouvrez M-Files Admin.
  2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
  3. Déployez Coffres.
  4. Déployez un coffre.
  5. Déployez Connexions aux Sources Externes et sélectionnez Messageries.
  6. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouvelle Source de Messagerie.
    Résultat :La boîte de dialogue Propriétés de Connexion s’ouvre.
  7. Dans Description, saisissez une description pour la nouvelle connexion.
  8. Dans Type de service, sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Service POP3 générique : Utilisez le protocole POP3 pour vous connecter à un service de messagerie non indiqué ici.
    • Service IMAP4 générique : Utilisez le protocole IMAP4 pour vous connecter à un service de messagerie non indiqué ici.
    • Microsoft Exhange Online: Connectez-vous à Microsoft Exchange Online.

      Reportez-vous au document suivant pour savoir comment configurer une application OAuth dans le portail Azure : Azure Portal Configuration for Microsoft Exchange Online as External Mail Source. Vous aurez besoin des détails relatifs à l'application à l'étape 9.

      Remarque : Les connexions Microsoft Exchange Online ne peuvent pas être configurées ou modifiées avec Microsoft Windows Server 2016. Vous pouvez effectuer la configuration et les modifications à distance avec un système d’exploitation Microsoft Windows pris en charge.
    • Google Mail (IMAP4): Connectez-vous à Google Mail avec le protocole IMAP4.
  9. Dans la section Configuration, saisissez les informations nécessaires pour votre type de service. Reportez-vous aux informations figurant dans le tableau.
    Service Nom du paramètre Description
    Service POP3 générique Serveur Adresse IP ou nom de domaine du serveur de messagerie.
    Utiliser une connexion cryptée (SSL/TLS)

    Indique si la connexion au serveur est cryptée. Dans la plupart des cas, une connexion cryptée est nécessaire.

    Remarque : Le serveur M-Files et le serveur de messagerie doivent utiliser TLS (Transport Layer Security) 1.2 ou une version ultérieure.
    Numéro de port Point de terminaison de communication du serveur de messagerie.
    Nom d'utilisateur Nom d'utilisateur utilisé pour accéder au serveur de messagerie.
    Mot de passe Mot de passe de l'utilisateur.
    Service IMAP4 générique Serveur Adresse IP ou nom de domaine du serveur de messagerie.
    Utiliser une connexion cryptée (SSL/TLS)

    Indique si la connexion au serveur est cryptée. Dans la plupart des cas, une connexion cryptée est nécessaire.

    Remarque : Le serveur M-Files et le serveur de messagerie doivent utiliser TLS (Transport Layer Security) 1.2 ou une version ultérieure.
    Numéro de port Point de terminaison de communication du serveur de messagerie.
    Dossier Dossier à partir duquel M-Files lit et importe les messages dans le coffre.
    Nom d'utilisateur Nom d'utilisateur utilisé pour accéder au serveur de messagerie.
    Mot de passe Mot de passe de l'utilisateur.
    Microsoft Exchange Online ID locataire ID locataire (également appelé ID répertoire) de votre application Microsoft Entra ID.

    Par exemple : 00112233-4455-6677-8899-aabbccddeeff
    ID client ID client (également appelé ID application) de votre application Microsoft Entra ID.

    Par exemple : 00112233-4455-6677-8899-aabbccddeeff
    Secret client Clé secrète client de votre application Microsoft Entra ID.

    Par exemple : sXXtFz1UtYMRCVc.2.23TMC-94-T.yK-84
    Dossier Adresse e-mail et dossier à partir desquels M-Files lit et importe les messages dans le coffre. Par exemple : [email protected]/Inbox ou [email protected]/Important/Sales.
    Proxy HTTP Paramètre facultatif. Saisissez l'adresse et le port du serveur pour que les demandes d'authentification et de messagerie utilisent un serveur proxy. Par exemple : 192.168.1.1:8080. Le serveur proxy doit prendre en charge le protocole SSL.
    Google Mail (IMAP4) ID client ID client de votre application OAuth. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Google Cloud Platform Configuration for Gmail as External Mail Source.
    Secret client Clé secrète client de votre application OAuth. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Google Cloud Platform Configuration for Gmail as External Mail Source.
    Dossier Dossier à partir duquel M-Files lit et importe les messages dans le coffre.
    Proxy HTTP Paramètre facultatif. Saisissez l'adresse et le port du serveur pour que les demandes d'authentification et de messagerie utilisent un serveur proxy. Par exemple : 192.168.1.1:8080. Le serveur proxy doit prendre en charge le protocole SSL.
  10. Optionnelle : Dans la rubrique Action, sélectionnez les options appropriées :
    Sélectionnez l’option...Si vous souhaitez...
    Inclure les pièces jointes Importer des pièces jointes avec les e-mails.
    Importer uniquement les messages qui ont des pièces jointes Importer uniquement les e-mails qui ont des pièces jointes.
    Supprimer les messages du serveur de messagerie après l'importation Supprimer automatiquement les messages du serveur de messagerie une fois ces derniers importés dans M-Files. Assurez-vous que les informations uniquement prises en charge par le serveur de messagerie ne sont pas perdues.
    Supprimer les pièces jointes du serveur de messagerie après l'importation Supprimer les pièces jointes du serveur de messagerie une fois que les e-mails ont été importés dans M-Files. Cette option n'est disponible que si le type de service sélectionné est Service POP3 générique et que l’option Inclure les pièces jointes est cochée.
    Enregistrer au format de message Outlook (*.msg) Enregistrer les e-mails dans M-Files au format de message Outlook (MSG). Les pièces jointes sont stockées dans le fichier MSG et les messages apparaissent dans M-Files sous forme de documents mono-fichier (consultez Documents mono-fichier et multi-fichiers).
    Remarque : Cette fonction requiert l’installation de Microsoft Exchange Server ou d’un client MAPI 32 bits sur le serveur M-Files.
    Si vous souhaitez enregistrer les e-mails en tant que fichiers EML conformes à RFC 822, configurez le paramètre de registre suivant sur le serveur M-Files.
    Clé HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFServer\Vaults\<ID du coffre>\ MailSources\<nom de la source e-mail externe>
    Nom de la valeur StoreEmailInRawEmlFormat
    Type de valeur REG_DWORD
    Description Lorsque cette option est activée, M-Files enregistre les nouveaux e-mails en tant que fichiers EML.
    Valeur par défaut 0 Désactivée
    Valeurs valables 1 Activé
    0 Désactivé

    Ce paramètre de registre prime sur l’option du format de stockage sélectionnée. Pour que les modifications s'appliquent, vous devez redémarrer le service M-Files Server.
    Pièces jointes séparées du message Enregistrez les pièces jointes à part du corps du message. Cette option ne peut être activée que si l’option Enregistrer au format de message Outlook (*.msg) est cochée. Le message sans ses pièces jointes est enregistré au format MSG, et toutes les pièces jointes sont enregistrées avec le fichier MSG dans leur format original. Si le message contient des pièces jointes, le message et ses pièces jointes sont affichés dans M-Files en tant que document multi-fichier.
  11. Optionnelle : Cochez la case Vérifier les fichiers nouveaux et supprimés à la source pour permettre à M-Files de se synchroniser avec le serveur de messagerie à des intervalles prédéfinis.
    1. Dans Périodicité de vérification, saisissez l’intervalle en secondes entre les synchronisations.
      Avertissement : Des intervalles de synchronisation courts peuvent entraîner des problèmes de performance s'il y a de nombreuses connexions à des sources externes.
  12. Optionnelle : Cliquez sur Actualiser pour synchroniser immédiatement le coffre avec le serveur de messagerie.
    Cliquez sur Etat d'Actualisation... pour voir l’état actuel du processus d’actualisation.
  13. Optionnelle : Dans l'onglet Métadonnées , spécifiez les propriétés des nouveaux objets créés via cette connexion.
    Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Définition de métadonnées automatiques pour une source de messagerie.
  14. Optionnelle : Dans l’onglet Avancé, définissez un alias pour cette connexion.
    Utilisez des points-virgules (;) pour séparer plusieurs alias.
    Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Association des définitions de métadonnées.

    Si vous utilisez des alias automatiques et que vous écrivez un nom dans l’onglet Général, le champ Alias de l’onglet Avancé est automatiquement renseigné. L’alias a le format <préfixe prédéfini>.<nom>. Configurez des alias automatiques pour votre coffre dans Advanced Vault Settings.

  15. Cliquez sur OK.
    Cela verrouille le paramètre Type de service. Créez une nouvelle connexion pour modifier le type de service.
Les e-mails sont importés dans M-Files à partir de la source de messagerie avec les paramètres indiqués. Vous pouvez modifier de manière facultative les paramètres avancés pour une source de messagerie Microsoft Exchange Online ou Google Mail dans la Connections to External Sources > Mail Sources Common section des Advanced Vault Settings.