Työnkulkujen käyttäminen

Dokumentin elinkaaren aikana eri osallistujat voivat muuttaa ja muokata dokumenttia sekä tehdä päätöksiä dokumenttiin liittyen. On tärkeää, että jokainen prosessiin osallistuja tuntee omat vastuunsa ja eri työvaiheet.

M-Filesin työnkulkujen avulla dokumentin elinkaari voidaan mallintaa mukailemaan reaalimaailman prosesseja. Työnkulut ryhmitellään erilaisiin tiloihin, jotka kuvaavat dokumentin tai muun kohteen työvaiheita.

Ostolaskun esimerkkityönkulussa näkyvät vaiheet hyväksyntä, hylkäys ja maksu. Työnkulut helpottavat organisaation rutiinitehtäviä. Esimerkiksi ostolaskujen käsittelyä.

M-Files-järjestelmänvalvojat luovat ja muokkaavat työnkulkuja M-Files Adminissa. Katso ohjeet työnkulkujen luomiseen ja muokkaamiseen sivulta Työnkulkujen määrittäminen.

Valitse kohteen työnkulku ja työnkulun tila käyttämällä metatietokortin työnkulkuvalintoja.

Työnkulun tilan vaihtaminen

Voit siirtää dokumentin toiseen työnkulun vaiheeseen metatietokortilla olevilla työnkulkutoiminnoilla. Työnkulut auttavat käyttäjiä seuraamaan prosessien edistymistä, pyytämään hyväksyntää tai palauttamaan kohteita tarkistettavaksi.

  1. Valitse dokumentti listausalueelta tai Tehtävänä-välilehdeltä.
    Metatietokortin alaosassa oleva työnkulkuosio on oletusarvoisesti suljettu.
    • Jos sinun odotetaan tekevän työnkulun tilasiirtymä, osio laajenee automaattisesti.
    • Muussa tapauksessa laajenna osio valitsemalla työnkulun tila.
  2. Valitse laajennetussa tilassa käytettävissä olevista vaihtoehdoista sopiva työnkulun tila.
    Lue työnkulun tai tilan kuvaus valitsemalla tiedot-kuvake () työnkulun nimen tai tilasiirtymän vieressä.
    Huomaa: Nämä lisäkuvaukset ovat saatavilla vain, jos järjestelmänvalvoja on lisännyt ne M-Files Adminissa.
  3. Valinnainen: Lisää kommentti tilasiirtymästä Kommentti-kenttään.
  4. Valitse Tallenna.
  5. Valinnainen: Jos Sähköinen allekirjoitus -ikkuna avautuu, tee yksi näistä vaiheista:
    • Jos Käyttäjänimi- ja Salasana-kentät ovat näkyvissä, syötä niihin tunnistetietosi ja valitse Allekirjoita.
      tai
    • Jos Käyttäjänimi- ja Salasana-kentät eivät ole näkyvissä, syötä tunnistetietosi valitsemalla Allekirjoita.