Recherche

La meilleure façon de trouver des contenus dans M-Files consiste à utiliser la recherche. Il existe plusieurs façons d'effectuer une recherche :

• Si vous connaissez le coffre dans lequel se trouve le contenu, vous pouvez utiliser la recherche rapide, la recherche avancée ou une combinaison des deux. Vos filtres de recherche restent inchangés lorsque vous passez d’une fonction de recherche à l’autre.
• Si vous n’êtes pas sûr du coffre, vous pouvez utiliser la recherche globale pour effectuer la recherche dans tous les coffres auxquels vous avez accès.

Utiliser le panneau des filtres de recherche

Si vos résultats de recherche sont trop vagues, affinez-les à l’aide du panneau Filtres de recherche. Il s’ouvre après votre recherche. Votre administrateur M-Files configure les filtres disponibles.

Vous pouvez également enregistrer un filtre pour une utilisation ultérieure. Après avoir appliqué un filtre, sélectionnez l’icône Enregistrer ce filtre () pour l’ajouter à votre section Filtres enregistrés. M-Files applique ensuite le filtre à toutes vos recherches jusqu’à ce que vous le désactiviez.

Tri des résultats de la recherche

M-Files affiche les résultats de la recherche dans une séquence des objets les plus fréquemment ou récemment utilisés. De cette façon, les objets les plus liés à l'utilisateur sont affichés en premier. M-Files utilise les critères de cette liste pour créer la séquence :

• Quand l'objet a été créé
• Quand et combien de fois l'objet a été modifié
• Quand et combien de fois l'objet a été traité
• Combien de fois la chaîne de recherche est trouvée dans les métadonnées ou le contenu du fichier, ce qui inclut :
  • Le nom ou le titre de l'objet
  • Les métadonnées autres que le titre
  • Contenu de fichiers

M-Files ignore certaines métadonnées qui diminuent la précision des résultats de recherche. Pour la séquence des résultats de recherche, les métadonnées sont toujours plus importantes que le contenu du fichier.

Désactiver le tri par pertinence

L'administrateur système M-Files peut désactiver les paramètres de pertinence par défaut afin que chaque utilisateur puisse trier les résultats de manière indépendante. Pour plus d’informations, reportez-vous à Désactivation du tri des résultats de recherche selon leur pertinence .

Regroupement des résultats de recherche

M-Files regroupe automatiquement les résultats de recherche par type d'objet.

S’il y a un grand nombre de résultats de recherche dans un regroupement, M-Files n'affiche qu'une partie des résultats de recherche. Pour voir plus de résultats de recherche, sélectionnez Suivant.