Verwendung von Dokumentvorlagen

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Vervollständigen Sie diese Schritte, um ein neues Dokument unter Anwendung einer Dokumentvorlage zu erstellen:

Video: Using Document Templates in M-Files

  1. Auf die Schaltfläche Erstellen () klicken und anschließend Dokument auswählen.
    Ergebnis:Das Neues Dokument Dialogfeld wird geöffnet.
  2. Eine Klasse auswählen.
    Ergebnis:Die verfügbaren Dokumentvorlagen für die ausgewählte Klasse werden angezeigt. Wenn mehrere Vorlagen verfügbar sind und Sie einige davon bereits verwendet haben, wird die zuletzt verwendete Vorlage im Feld Standardvorlage aufgeführt.
  3. Eine Dokumentenvorlage auswählen und auf Weiter klicken.
    Ergebnis:Das Metadatenformular für das neue Dokument wird geöffnet. Einige Eigenschaften sind möglicherweise vorab ausgefüllt.
  4. Werte für die erforderlichen übrigen Eigenschaften eingeben.
  5. Anschließend auf Erstellen klicken.
    Ergebnis:Das Dokument wird im mit diesem Dateiformat assoziierten Editor geöffnet. M-Files hat den Dokumenteninhalt mit den Metadaten vorausgefüllt, die Sie angegeben haben.
  6. Optional: Den Dokumentinhalt bearbeiten.
  7. Einen der folgenden Schritte ausführen:
    • Die M-Files Registerkarte öffnen und auf Einchecken klicken.
      oder
    • Dokument schließen. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, das Dokument einzuchecken, auf Ja klicken.
  8. Optional: Falls Sie dazu aufgefordert werden, die Änderungen zu speichern, auf Ja klicken.
Das Dokument wird in der Dokumentenverwaltung gespeichert.

Neue Dokumentenvorlage erstellen

Jedes Dokument in einer M-Files Dokumentenverwaltung kann in eine Dokumentvorlage konvertiert werden, die dann zur Erstellung von standardisierten Dokumenten für bestimmte Zwecke eingesetzt werden kann.

Folgende Schritte vervollständigen, um das Dokument in M-Files in eine Dokumentvorlage zu konvertieren:

  1. Das Dokument lokalisieren und auswählen, das als Vorlage benutzt werden soll.
  2. Auf dem Metadatenformular auf Eigenschaft hinzufügen klicken.
    Ergebnis:Ein neues Eigenschaftsfeld wird dem Metadatenformular hinzugefügt:
  3. Das Dropdown-Menü benutzen, um die Eigenschaft Vorlage zu wählen.
  4. Das Vorlage Kontrollkästchen markieren.
  5. Auf Speichern klicken, um die Änderungen zu speichern.
Das ausgewählte Dokument ist nun eine Dokumentenvorlage in der Dokumentenverwaltung. Sie können die Vorlage zu jeder Zeit ändern, indem Sie auf das Dokument rechtsklicken und Öffnen aus dem Kontextmenü auswählen.

Hinzufügen von automatisch ausgefüllten Feldern zu einer Vorlage

Sie können Ihrer Dokumentvorlage Felder hinzufügen, die automatisch ausgefüllt werden, wenn Sie anhand der Vorlage ein neues Dokument erstellen. Die Felder werden mit Werten vordefinierter Eigenschaften versehen, die in den Metadaten des neuen Dokuments festgelegt sind.

Vervollständigen Sie Folgendes, um der Dokumentvorlage ein automatisch ausgefülltes Feld hinzuzufügen

  1. Auf die Dokumentvorlage rechtsklicken und Öffnen aus dem Kontextmenü auswählen.
  2. Falls Sie dazu aufgefordert werden, dass Dokument auszuchecken, auf Auschecken klicken.
  3. Die Position in der Vorlage anklicken, wo das automatisch ausgewählte Feld eingefügt werden soll.
  4. Die M-Files Registerkarte öffnen und auf Eigenschaft einfügen klicken.
    Ergebnis:Das Eigenschaft von M-Files einfügen Dialogfeld wird geöffnet.
  5. Die Metadateneigenschaft auswählen, die im Feld eingefügt werden sollen und anschließend OK anklicken.
Wenn Sie nun anhand der Vorlage ein neues Dokument erstellen, wird das vordefinierte Feld im Dokument mit den Eigenschaftswerten ausgefüllt, die Sie in den Metadaten des neuen Dokuments spezifiziert haben.
Nun, nachdem Sie sich mit den Dokumentvorlagen vertraut gemacht haben, fahren Sie mit E-Mails von Microsoft Outlook in M-Files speichern fort, um ein Tutorial durchzuführen, wie Sie E-Mail-Nachrichten ganz einfach von Microsoft Outlook nach M-Files speichern können.