Dokumenttipohjien käyttö

Huomaa: Tätä sisältöä ei päivitetä. Uusimmat tiedot löydät M-Files Online -käyttöoppaasta. Tietoa tuetuista tuoteversioista löydät elinkaarikäytännöstämme.

Näin luot uuden dokumentin dokumenttipohjan avulla:

Video: Using Document Templates in M-Files

  1. Napsauta Luo-painiketta () ja valitse pikavalikosta Asiakirja...
    Tulos:Uusi dokumentti -ikkuna avautuu.
  2. Valitse luokka.
    Tulos:Valitulle luokalle käytettävissä olevat dokumenttipohjat ovat näkyvissä. Jos saatavilla on useampi kuin yksi pohja, ja olet jo aikaisemmin käyttänyt jotakin niistä, niin viimeisin käyttämäsi pohja on listattuna Oletuspohja-osiossa.
  3. Valitse dokumenttipohja ja napsauta Seuraava.
    Tulos:Uuden dokumentin metatietokortti avautuu. Osa ominaisuuksista on täytetty valmiiksi.
  4. Syötä loput ominaisuuksille tarvittavat arvot.
  5. Napsauta Luo.
    Tulos:Dokumentti avautuu tiedostotyyppiin liitetyssä editorissa. M-Files on täyttänyt dokumentin sisällön valmiiksi määriteltyjen metatietojen perusteella.
  6. Valinnainen: Muokkaa dokumenttien sisältöä.
  7. Tee yksi näistä vaiheista:
    • Avaa M-Files-välilehti ja napsauta Palauta muokkauksesta.
      tai
    • Sulje dokumentti. Saadessasi kehotteen dokumentin palauttamiseksi muokkauksesta napsauta Kyllä.
  8. Valinnainen: Jos sinua kehotetaan tallentamaan muutokset, napsauta Kyllä.
Dokumentti tallennetaan varastoon.

Uuden dokumenttipohjan luonti

Voit muuntaa minkä tahansa M-Files-dokumenttivaraston dokumentin dokumenttipohjaksi, jota voidaan käyttää vakiodokumenttien luomiseksi tiettyyn tarkoitukseen.

M-Filesissa oleva dokumentti voidaan muuntaa dokumenttipohjaksi seuraavasti:

  1. Paikanna ja valitse pohjana käytettävä dokumentti.
  2. Napsauta metatietokortissa Lisää ominaisuus.
    Tulos:Metatietokorttiin lisätään uusi ominaisuuskenttä:
  3. Valitse pudotusvalikosta ominaisuus On pohja.
  4. Merkitse On pohja -valintaruutu.
  5. Tallenna muutoksesi napsauttamalla Tallenna.
Valittu dokumentti on nyt dokumenttipohja varastossa. Voit muokata pohjaa koska tahansa napsauttamalla dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Avaa.

Automaattisesti täytettävien kenttien lisääminen pohjaan

Voit lisätä dokumenttipohjaan kenttiä, jotka täytetään automaattisesti luodessasi pohjaan perustuvan uuden dokumentin. Kentät täytetään ennalta määritettyjen ominaisuuksien arvoilla, jotka on määritetty uuden dokumentin metatiedoissa.

Lisää automaattisesti täytettävä kenttä dokumenttipohjaan tekemällä seuraavat:

  1. Napsauta dokumenttipohjaa hiiren oikealla painikkeella ja valitse pikavalikosta Avaa.
  2. Jos sinua kehotetaan varaamaan dokumentti muokattavaksi, napsauta Varaa muokattavaksi.
  3. Napsauta pohjasta kohtaa, johon haluat automaattisesti täytettävän kentän tulevan.
  4. Avaa M-Files-välilehti ja napsauta Lisää ominaisuus.
    Tulos:Lisää M-Files-ominaisuus -ikkuna avautuu.
  5. Valitse kenttään täytettävä metatieto-ominaisuus ja napsauta OK.
Luodessasi uuden dokumentin pohjan perusteella dokumentin ennalta määritetty kenttä täyttyy ominaisuusarvolla, jonka olet määrittänyt uuden dokumentin metatiedoissa.
Tutustuttuasi dokumenttipohjiin siirry kohtaan Sähköpostien tallentaminen Microsoft Outlookista M-Filesiin ja katso, kuinka voit tallentaa sähköpostiviestejä helposti Microsoft Outlookista M-Filesiin.