Checka ut ett dokument för samtidig redigering

Med M-Files kan flera användare redigera ett dokument samtidigt. Om du använder M-Files Cloud Vault, så kan du checka ut ett dokument för samtidig redigering via Microsoft Office för webben när Microsoft Office för webbverktygen och samtidig redigering har aktiverats för ditt valv eller dina valv.

Om du använder ett lokalt valv eller lokala valv stöds samtidig redigering via Microsoft SharePoint.

Redigera ett Office-dokument i läget Samtidig redigering

Du måste ha ett Office 365-konto och redigeringsbehörigheter för det dokument som du vill redigera med samtidig redigering.

Checka ut ett dokument för samtidig redigering:

  1. Leta rätt på det objekt som du vill göra tillgängligt för samtidig redigering i M-Files Desktop eller M-Files Web.
  2. Högerklicka på dokumentet och välj Checka ut för samtidig redigering i kontextmenyn.
    Notera: Samtidig redigering finns bara tillgängligt för DOCX-, XLSX-, XLSM- och PPTX-dokument med en fil.
    Resultat:I M-Files Desktop öppnas en säkerhetsvarning om vem som kan visa och ändra filen under samtidig redigering. Om du använder M-Files Web hoppar du till steg 4.
  3. I dialogrutan Säkerhetsvarning i M-Files Desktop klickar du på Påbörja samtidig redigering.
    Resultat:Dokumentet öppnas i Microsoft Office för webben.


    Tips: Om du använder Google Chrome och webbläsaren inte kan läsa in redigeraren ska du kontrollera om adressfältet innehåller en ikon som informerar användaren om en blockerad omdirigering. Om ikonen finns där ska du klicka på den och tillåta att omdirigeringen utförs. Stäng sedan webbläsaren eller fliken och dubbelklicka på dokumentet i M-Files för att öppna redigeraren igen.
  4. Redigera dokumentet i webbläsaren.
    Microsoft Office sparar automatiskt dina dokument när du gör ändringar i dem.
  5. När du är klar klickar du på Avsluta samtidig redigering för att stänga redigeraren.
    I M-Files Web kallas detta kommando för Spara och gå tillbaka till M-Files.
  6. Avsluta samtidig redigering genom att högerklicka på objektet i M-Files Desktop eller M-Files Web och välja Checka in i kontextmenyn.
    Användaren som checkar ut dokumentet för samtidig redigering måste vara samma som checkar in det. Ändringar som görs under samtidig redigering tillskrivs den användare som checkade ut dokumentet för samtidig redigering och checkade in den nya versionen.
    Du kan avvisa de ändringar som gjorts i samtidig redigering genom att högerklicka på objektet och välja Ångra utcheckning i kontextmenyn.
De ändringar som du eller någon annan har gjort under samtidig redigering sparas i M-Files, såvida du inte har valt Ångra utcheckning istället för att checka in dokumentet.

Delta i samtidig redigering

När ett dokument har checkats in för samtidig redigering kan du använda samtidig redigering för dokumentet genom att utföra följande steg:

  1. Leta rätt på dokumentet med samtidig redigering i M-Files Desktop eller M-Files Web och dubbelklicka på det för att öppna det i läget för samtidig redigering.
    Ett dokument med samtidig redigering är markerat med en gul ikon som har en vit bockmarkering inuti.
    Resultat:En dialogruta om att redigera dokumentet med samtidig redigering eller öppna det i skrivskyddat läge öppnas.
  2. Välj Redigera (samtidig redigering).
    Resultat:Dokumentet öppnas i Microsoft Office för webben.


    Tips: Om du använder Google Chrome och webbläsaren inte kan läsa in redigeraren ska du kontrollera om adressfältet innehåller en ikon som informerar användaren om en blockerad omdirigering. Om ikonen finns där ska du klicka på den och tillåta att omdirigeringen utförs. Stäng sedan webbläsaren eller fliken och dubbelklicka på dokumentet i M-Files för att öppna redigeraren igen.
  3. Redigera dokumentet i webbläsaren.
    Microsoft Office sparar automatiskt dina dokument när du gör ändringar i dem.
  4. När du är klar klickar du på Avsluta samtidig redigering för att stänga redigeraren.
    I M-Files Web kallas detta kommando för Spara och gå tillbaka till M-Files.
De ändringar du gör i dokumentet sparas i M-Files när användaren som startade läget för samtidig redigering har avslutat det och checkat in dokumentet.

Checka ut ett dokument för samtidig redigering via Microsoft SharePoint

Om du inte använder Microsoft Office för webben så kan du använda funktionen för samtidig redigering via Microsoft SharePoint. I samtidig redigering via Microsoft SharePoint, kan även en person utan ett M-Files-konto delta i samtidig redigering.

Redigera ett Office-dokument i läget Samtidig redigering via Microsoft SharePoint

Du behöver ha ett Microsoft-konto för att använda samtidig redigering med Office-dokument. Om du inte har det kan du skapa ett första gången du checkar ut ett objekt för samtidig redigering.
  1. Leta rätt på det objekt som du vill göra tillgängligt för samtidig redigering i M-Files.
  2. Du kan antingen göra så här:
    • Högerklicka på objektet och välj Checka ut för samtidig redigering i kontextmenyn.
      eller
    • Högerklicka på objektet och välj Påbörja samtidig redigering i kontextmenyn om filen är del av ett dokument med flera filer eller om det redan är utcheckat till dig.
    Notera: Som standard är samtidig redigering bara tillgängligt för DOCX-, XLSX- och PPTX-filer.
    Resultat:En säkerhetsvarning öppnas om vem som kan visa och ändra filen under samtidig redigering.
  3. Klicka på Påbörja samtidig redigering i dialogrutan Säkerhetsvarning.
  4. I dialogrutan Samtidig redigering klickar du på Skicka länk för att skicka länken för det delade objektet till deltagare i den samtidiga redigeringen via din e-postklient.
    Du kan även högerklicka på det objekt du har checkat ut för samtidig redigering och välja Skicka länk för samtidig redigering... när du vill dela länken för samtidig redigering till någon.
    Tänk på att alla som har länken kan visa och modifiera filen.
  5. Dubbelklicka på objektet i listområdet för att påbörja samtidig redigering.
    Resultat:Dokumentet öppnas i Microsoft Office för webben.
  6. Klicka på Redigera i webbläsare längst upp till höger för att börja redigera i läget Samtidig redigering.
    M-Files-funktioner (till exempel att lägga till metadata i innehållet) är inte tillgängliga under samtidig redigering.
  7. Valfri: Klicka på Öppna i Word (eller Öppna i Excel eller Öppna i PowerPoint) över Office-menyfliken för att börja med samtidig redigering i skrivbordsprogrammet.
  8. Spara ändringarna om du använder skrivbordsprogrammet.
    Microsoft Office sparar automatiskt dina dokument när du gör ändringar i dem.
  9. Stäng dokumentet.
  10. Högerklicka på objektet i M-Files och välj Avsluta samtidig redigering i kontextmenyn.
  11. Högerklicka slutligen på objektet igen och välj Checka in för att checka in ändringarna.
    Användaren som checkar ut dokumentet för samtidig redigering måste vara samma som checkar in det. Den här M-Files-användaren ansvarar för de ändringar som görs i dokumentet. Ändringar som görs under samtidig redigering tillskrivs den användare som checkade ut dokumentet för samtidig redigering och checkade in den nya versionen.
    Du kan avvisa de ändringar som gjorts i samtidig redigering genom att högerklicka på objektet och välja Ångra utcheckning i kontextmenyn.
De ändringar som har gjorts av dig eller någon annan under samtidig redigering sparas i M-Files. Om du vill dela dokumentet för samtidig redigering igen checkar du ut filen för samtidig redigering och skickar en ny länk till filen.

Delta i samtidig redigering via Microsoft SharePoint

När ett dokument har checkats in för samtidig redigering kan du använda samtidig redigering för dokumentet på två olika sätt.

  1. Du kan antingen göra så här:
    • Om du får en länk till ett dokument med samtidig redigering klickar du på den för att öppna dokumentet i läget för samtidig redigering.
      eller
    • Leta rätt på dokumentet för samtidig redigering i M-Files och dubbelklicka för att öppna det i läget för samtidig redigering (ett dokument med samtidig redigering markeras med ett rött moln över dess ikon). Klicka sedan på Redigera’(samtidig redigering) i dialogrutan Samtidig redigering.
  2. Klicka på Redigera i webbläsare längst upp till höger för att börja redigera i läget Samtidig redigering.
  3. Valfri: Klicka på Öppna i Word (eller Öppna i Excel eller Öppna i PowerPoint) över Office-menyfliken för att börja med samtidig redigering i skrivbordsprogrammet.
  4. Spara ändringarna om du använder skrivbordsprogrammet.
    Microsoft Office sparar automatiskt dina dokument när du gör ändringar i dem.
  5. Stäng dokumentet.
De ändringar du gör i dokumentet sparas i M-Files när användaren som startade läget för samtidig redigering har avslutat det och checkat in dokumentet.