Använda arbetsflöden

Varje dokument har en livscykel då det behandlas och redigeras. Under livscykeln kan medarbetare bytas ut och olika personer kan bära ansvaret för olika beslut. Det är dock viktigt att alla personer som deltar i processen är medvetna om det egna ansvarsområdet och arbetsskedet.

Arbetsflöden i M-Files gör det möjligt att modellera dokumenttlivscykler enligt verkliga processer. Arbetsflöden grupperas i tillstånd som motsvarar arbetsskeden för dokument och andra objekt.

Arbetsflöden förenklar rutinaktiviteter inom företaget, till exempel behandling av fakturor.

Arbetsflöden skapas och modifieras i M-Files Admin av M-Files-systemadministratörer. Mer information om att skapa och redigera arbetsflöden finns i Konfigurera arbetsflöden.

Du kan välja arbetsflöden och arbetsflödestillståndsövergångar i M-Files Desktop via arbetsflödeskontrollerna längst ned på metadatakortet.

Ändra arbetsflödestillståndet

Du kan ändra arbetsflödestillståndet på flera olika sätt:

  • Välj objektet i listområdet och klicka sedan på fältet för arbetsflödestillstånd längst ned på metadatakortet och välj sedan det nya tillståndet. Detta öppnar dialogrutan Ändra tillstånd som gör det möjligt för dig att lägga till kommentarer om tillståndsövergången till objektet. Om du klickar på Avbryt, utförs tillståndsövergången, men ingen kommentar läggs till. Om du klickar på OK, utförs tillståndsövergången och en möjlig kommentar läggs till, men metadatakortet sparas inte ännu. Klicka slutligen på Spara.
  • Högerklicka på objektet och välj Arbetsflöde > Ändra tillstånd... i kontextmenyn. Då öppnas dialogrutan Ändra tillstånd där du kan flytta objektet till ett nytt arbetsflödestillstånd. Du kan även lägga till kommentarer om tillståndsövergången till objektet. Om du klickar på Avbryt, utförs inte tillståndsövergången. Om du klickar på OK, utförs tillståndsövergången och metadatakortet sparas.

  • Välj objektet och tryck på Alt. Välj sedan Åtgärder > Arbetsflöde > Ändra tillstånd... i menyfältet. Med den här åtgärden öppnas även dialogrutan Ändra tillstånd.

Elektroniska signaturer

Om en elektronisk signatur har definierats för tillståndsövergången måste ge dina autentiseringsdata (användar-ID och lösenord) och logga in för att göra en tillståndsövergång. Objektet måste vara incheckat för att tillståndet ska ändras. Övergångar som kräver en signatur kan bara göras för ett objekt åt gången.

Den elektroniska signaturen är inte som ett elektroniskt ”fingeravtryck”, användaren måste alltid identifiera sig och logga in. Mer information finns i Elektroniska signaturer.