Ein Dokument für die gemeinsame Dokumenterstellung erstellen

Mit M-Files sind mehrere Benutzer gleichzeitig in der Lage, ein Dokument zu bearbeiten. Sie können ein Dokument für die gemeinsame Dokumentenerstellung mit Microsoft Office für das Web auschecken, sofern Microsoft Office für die Web-Tools und die gemeinsame Dokumentenerstellung für Ihre Dokumentenverwaltung(en) aktiviert wurden.

Hinweis: Office für das Web hat Beschränkungen hinsichtlich der maximalen Dateigröße. Weitere Informationen finden Sie in der Microsoft Dokumentation.

Video: How to Use Co-authoring via Microsoft Office in M-Files

Bearbeiten eines Office-Dokuments im Modus für die gemeinsame Dokumentenerstellung

Sie müssen über ein Office 365 Konto und Berechtigungen zum Bearbeiten für das Dokument verfügen, das Sie im Modus der gemeinsamen Dokumentenerstellung bearbeiten möchten.

Ein Dokument für die gemeinsame Dokumenterstellung auschecken:

  1. Das Objekt in M-Files Desktop oder M-Files Web lokalisieren, das Sie für die gemeinsame Dokumentenerstellung bereitstellen wollen.
  2. Auf das Objekt rechtsklicken und Für gemeinsame Dokumenterstellung auschecken aus dem Kontextmenü auswählen.
    Hinweis: Die gemeinsame Dokumenterstellung ist nur für jeweils eine einzelne Datei in den Formaten DOCX, XLSX, XLSM und PPTX verfügbar.
    Ergebnis:Im klassischen M-Files Desktop öffnet sich eine Sicherheitswarnung und zeigt an, wer die Datei während der gemeinsamen Dokumenterstellung betrachten und ändern darf. Falls Sie das klassische M-Files Desktop verwenden, mit dem Schritt 4 fortfahren.
  3. Im Dialogfeld Sicherheitswarnung im klassischen M-Files Desktop auf Gemeinsame Dokumenterstellung starten klicken.
    Ergebnis:Das Dokument wird in Microsoft Office für den Zugang über das Internet geöffnet.
    Tipp: Falls Sie Google Chrome einsetzen und der Browser den Editor nicht laden kann, prüfen, ob die Adressleiste ein Symbol aufweist, das den Benutzer über eine blockierte Weiterleitung informiert. Falls ja, anklicken und zulassen, dass die Weiterleitung abgeschlossen wird. Anschließend das Browser-Fenster oder die Registerkarte schließen und in M-Files auf das Dokument doppelklicken, um den Editor neu zu öffnen.
  4. Das Dokument im Browser bearbeiten.
    Microsoft Office speichert Ihre Dokumente automatisch, wenn Sie Änderungen durchführen.
  5. Wenn Sie fertig sind, die Registerkarte Editor schließen.
  6. Um die gemeinsame Dokumentenerstellung zu beenden, in M-Files Desktop oder M-Files Web auf das Objekt rechtsklicken und Einchecken auswählen.
    Der Benutzer, der das Dokument zur gemeinsamen Dokumenterstellung auscheckt, muss auch derjenige sein, der das Dokument wieder eincheckt. Die Änderungen, die während der gemeinsamen Dokumentenerstellung vorgenommen werden, werden dem Benutzer, der das Dokument aus- und als neue Version eingecheckt hat, zugeschrieben.
    Die vorgenommenen Änderungen können bei einer gemeinsamen Dokumentenerstellung abgelehnt werden, indem man auf das Objekt rechtsklickt und Auschecken rückgängig machen aus dem Kontextmenü auswählt.
Die Änderungen, die Sie oder Dritte während der gemeinsamen Dokumentenerstellung durchführen, werden in M-Files gespeichert, außer Sie wählen Auschecken rückgängig machen anstatt das Dokument einzuchecken.

Teilnahme an einer gemeinsamen Dokumentenerstellung

Falls ein Dokument zur gemeinsamen Dokumentenerstellung markiert wurde, können Sie am Dokumentenerstellungsvorgang teilnehmen:

  1. Das Dokument für die gemeinsame Dokumenterstellung in M-Files Desktop oder M-Files Web lokalisieren und durch Doppelklick, im gemeinsamen Dokumentenerstellungsmodus öffnen.
    Ein zur gemeinsamen Dokumentenerstellung freigegebenes Dokument wird mit einem gelben Symbol markiert, das ein weißes Häkchen enthält.
    Ergebnis:Ein Dialogfeld zur Dokumentbearbeitung im gemeinsamen Dokumentenerstellungsmodus oder zum Öffnen im schreibgeschützten Modus öffnet sich.
  2. Bearbeiten (Gemeinsame Dokumenterstellung) auswählen.
    Ergebnis:Das Dokument wird in Microsoft Office für den Zugang über das Internet geöffnet.
    Tipp: Falls Sie Google Chrome einsetzen und der Browser den Editor nicht laden kann, prüfen, ob die Adressleiste ein Symbol aufweist, das den Benutzer über eine blockierte Weiterleitung informiert. Falls ja, anklicken und zulassen, dass die Weiterleitung abgeschlossen wird. Anschließend das Browser-Fenster oder die Registerkarte schließen und in M-Files auf das Dokument doppelklicken, um den Editor neu zu öffnen.
  3. Das Dokument im Browser bearbeiten.
    Microsoft Office speichert Ihre Dokumente automatisch, wenn Sie Änderungen durchführen.
  4. Wenn Sie fertig sind, die Registerkarte Editor schließen.
Die von Ihnen durchgeführten Änderungen werden in M-Files gespeichert, sobald der Benutzer, der die gemeinsame Dokumentenerstellung begonnen hat, den Vorgang abschließt und das Dokument eincheckt.