Definition der Metadaten für eine externe Dateiquelle

M-Files Admin öffnen.

In der hierarchischen Ansicht auf der linken Seite, eine Verbindung zum M-Files Server erweitern.

Dokumentenverwaltungen erweitern.

Eine Dokumentenverwaltung erweitern.

Verbindungen zu externen Quellen erweitern und auf Dateiquellen klicken.

In der Dateiquellen Liste auf die Dateiquelle doppelklicken, die Sie bearbeiten wollen.

Ergebnis:Das Verbindungseigenschaften Dialogfeld wird geöffnet.

Auf Metadaten klicken.

Ergebnis:Die Metadaten Registerkarte wird geöffnet.

Wählen Sie in Objekttyp den Objekttyp aus, den externe Objekte erhalten, wenn sie importiert oder mit M-Files verknüpft werden.

Für den ausgewählten Objekttyp muss die Einstellung Objekte dieses Typs können Dateien aufweisen aktiviert sein.

Auf Hinzufügen... klicken, um die neuen Eigenschaften und Werte zu definieren, die automatisch jedem Objekt hinzugefügt werden, die von externen Dateien erstellt wurden oder eine der bestehenden Eigenschaften auswählen und auf Bearbeiten... klicken, um diese zu bearbeiten.

Ergebnis:Das Eigenschaftsdefinition Dialogfeld wird geöffnet.

Das Eigenschaft Dropdown-Menü verwenden, um die Eigenschaft auszuwählen, für die ein Wert definiert werden soll.

Im Eigenschaftsdefinition Dialogfeld eine der folgenden Optionen auswählen:

Einen festen Wert verändern: Diese Option verwenden, um einen unveränderlichen Wert für die Eigenschaft zu bestimmen.
oder
Aus XML-Datei von HP DSS lesen: Diese Option verwenden, falls Sie beim Scannen eines Dokuments und OCRed HP DSS einen Eigenschaftswert erhalten wollen, der Metadaten aufweist, die vom Benutzer stammen.
oder
Aus XML-Datei lesen: Diese Option benutzen, um einen Eigenschaftswert der XML-Datei unter Verwendung eines XPath-Ausdrucks zu lesen. Der Name der XML-Datei muss mit dem Namen der Datei übereinstimmen, die importiert werden soll. Beispiel: Wenn der Name der Datei filename.txt lautet, muss die XML-Datei den Namen filename.xml
Wir nehmen beispielsweise an, dass Sie folgende XML-Datei haben:
```
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<document>
    <name>Der Name des Dokuments</name>
    <keywords>Schlüsselwörter in einer XML-Date</keywords>
</document>
```
Um den Text nun innerhalb des keywords Elements in der XML-Datei als Wert, der ausgewählten Eigenschaft zu verwenden, müssen Sie document/keywords im Aus XML-Datei lesen Feld eingeben, um die Schlüsselwörter in einer XML-Datei als Eigenschaftswert zu erhalten. Die Zeichenfolge document/keywords ist ein einfacher XPath-Ausdruck, der alle keywords Elemente auswählt, die Kinder des document Elements sind.
XPath entspricht der W3C-Standardsyntax zur Definition von Positionen in XML-Dokumenten. Weitere Information über die XPath-Syntax finden Sie unter W3Schools XPath Tutorial.

Hinweis: Falls die XML-Datei Namensräume benutzt, müssen Sie diese für den XPath-Ausdruck berücksichtigen. Sie können die Präfixe der Namensräume im Ausdruck verwenden. Beachten Sie, dass die standardmäßigen Namensräume kein Präfix aufweisen. Eine Auswahl über den standardmäßigen Namensraum ist beispielsweise durch Verwendung von namespace-uri() oder die local-name() XPath-Funktion oder beides im Ausdruck möglich. Mehrere Namensräume mit dem gleichen Präfix werden nicht unterstützt.
Beispiel:
mynamespace:document/keywords
oder
//*[namespace-uri()='http://www.exampleuri.com' and local-name()='document']/[namespace-uri()='http://www.exampleuri.com' and local-name()='keywords']

oder
OCR-Datenquelle verwenden: Auf Definieren... klicken, um einen Bereich in einem gescannten Dokument zu definieren, von dem der Eigenschaftswert erfasst wird. Für ausführlichere Anleitungen, siehe OCR-Datenquelle definieren.
oder
Aus den Eigenschaften der importierten Datei lesen: Diese Option benutzen, um den Eigenschaftswert mit einem Microsoft Windows Eigenschaftswert der Datei zu füllen. Das Dropdown-Menü Dateieigenschaft benutzen, um die geeignete Dateieigenschaft auszuwählen. Die erlaubten Datentypen für die Dateieigenschaften sind folgende:
- Name: Text, Text (mehrzeilig)
- Verzeichnis: Text, Text (mehrzeilig)
- Erweiterung: Text, Text (mehrzeilig), Aus Liste auswählen
- Erstellt am: Zeitstempel
- Zuletzt geändert: Zeitstempel
- Letzter Zugriff: Zeitstempel
- Schreibgeschützt: Boolesch (Ja/Nein)
- Ausgeblendet: Boolesch (Ja/Nein)
- Archiv: Boolesch (Ja/Nein)

Falls die ausgewählte Eigenschaft vom Datentyp Aus Liste auswählen stammt und Sie Aus XML-Datei von HP DSS lesen, Aus XML-Datei lesen oder OCR-Datenquelle verwenden im vorherigen Schritt ausgewählt haben, müssen Sie im Abschnitt Konvertierung in Element der Werteliste folgende alternative Auswahl machen:

Gelesenen Wert als ID des Elements verwenden: Diese Option auswählen, wenn Sie den erfassten Wert als ID der Werteliste mit einem getrennt definierten Namen verwenden wollen.
oder
Gelesenen Wert als Name des Elements verwenden: Diese Option auswählen, wenn Sie den erfassten Wert als Name des Elements der Werteliste verwenden wollen. Das Neues Element hinzufügen, wenn kein Element gefunden wurde Kontrollkästchen markieren, falls Sie immer dann ein neues Element zur Werteliste hinzufügen wollen, sobald ein neuer Wert erfasst wird.

Auf OK klicken, um das Eigenschaftsdefinitionen Dialogfeld zu schließen.

Das Berechtigungen Dropdown-Menü verwenden, um die Berechtigungen für die über die externe Quelle neu erstellten Objekte festzulegen.

Auf die ... Schaltfläche klicken, um die Einstellung der Berechtigung zu verfeinern.

Optional: Das Werte aus XML-Datei lesen Kontrollkästchen aktivieren, wenn Eigenschaftswerte aus einer XML-Datei gelesen werden sollen. Auch das XML-Datei nach Verwendung löschen Kontrollkästchen markieren, falls die XML-Datei gelöscht werden soll, nachdem die Metadaten eingelesen wurden.

Der Name der XML-Datei muss mit dem Namen der Datei übereinstimmen, die importiert werden soll. Beispiel: Wenn der Name der Datei filename.txt lautet, muss die XML-Datei den Namen filename.xml haben. Die unterstützten XML-Formate sind folgende:

XML-Standarddateien
XML-Datenausgaben von HP Digital Sending Software (DSS)

Auf OK klicken, um die Definition der Metadaten zu beenden.