Herstellen einer neuen Verbindung zu einer externen Quelle

Bevor Sie beginnen, lesen Sie diesen Hinweis wenn Sie planen, die Dateien verknüpfen Option zu verwenden und die Originaldateien am externen Speicherort beizubehalten. Sie können auch externe Repository-Konnektoren verwenden, um Inhalte in Ihre Dokumentenverwaltung zu importieren. Siehe Konnektor. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht beide Funktionen zum Importieren desselben Inhalts verwenden.

Befolgen Sie diese Anweisungen, um eine neue Verbindung zu einer externen Quelle zu definieren.

  1. M-Files Admin öffnen.
  2. In der hierarchischen Ansicht auf der linken Seite, eine Verbindung zum M-Files Server erweitern.
  3. Dokumentenverwaltungen erweitern.
  4. Eine Dokumentenverwaltung erweitern.
  5. Verbindungen zu externen Quellen erweitern und dann Dateiquellen auswählen.
  6. Im Aufgabenbereich auf Neue Dateiquelle klicken, um eine neue Verbindung zu einer neuen Quelle herzustellen.
    Ergebnis:Das Verbindungseigenschaften Dialogfeld wird geöffnet.
  7. Im Beschreibung Feld, eine Beschreibung für die neue Verbindung eingeben. Sie können die Verbindung zur externen Quelle anhand ihres Bestimmungszwecks beschreiben.
  8. Im Serverpfad Feld, den Pfad zur externen Datenquelle eingeben, die mit M-Files verbunden werden soll. Es kann sich dabei um ein Netzwerklaufwerk eines Scanners handeln.
    Der Pfad muss von M-Files Server aus gesehen angegeben werden.
  9. Optional: Das Kontrollkästchen Unterordner einschließen markieren, falls die Verbindung die gesamte Ordnerstruktur des angegebenen Pfads enthalten soll.
  10. Auf Konto festlegen... klicken, um in M-Files ein Konto zu bestimmen, dass zur Verarbeitung der von der externen Quelle stammenden Dateien eingesetzt wird.
    Standardmäßig verwendet M-Files die Server-ID (Lokales Systemkonto) als Konto.
  11. Optional: Auf Filter... klicken, um die Dateien zu definieren, die bearbeitet werden sollen.
    1. Im Dateien einschließen, die einem der folgenden Filter entsprechen Feld den Filter oder die Filter für die Dateien eingeben, die bei dieser Verbindung berücksichtigt werden sollen.
    2. Im Dateien ausschließen, die einem der folgenden Filter entsprechen Feld, den oder die Filter für die Dateien eingeben, die von dieser Verbindung ausgeschlossen werden sollen.
    Standardmäßig werden alle Dateien außer BAK- und TMP-Dateien erfasst.
    Sie können Platzhalter verwenden, um einen Filter zu definieren (zum Beispiel *.* oder *.docx). Mehre Filter werden durch Semikolon getrennt (;).
  12. Ein der folgenden Versionen auswählen:
    • Dateien verknüpfen: Diese Option auswählen, falls Sie die Dateien der externen Quelle sowohl in M-Files als auch extern ändern wollen. Änderungen in M-Files sind auch für externe Benutzer sichtbar und Änderungen, die außerhalb von M-Files vorgenommen werden, sind sichtbar in M-Files.
      Hinweis: M-Files speichert einen Versionsverlauf der verknüpften Dokumente, sodass alle in M-Files geänderten Versionen, sowie jede erste, Vorgängerversion, die außerhalb von M-Files geändert wurde, bevor eine neue Version in M-Files erstellt wurde, für eine zukünftige Benutzung zur Verfügung steht.
      Wichtig: Falls die Benutzergruppe der M-Files Alle internen Gruppen oder Alle internen und externen Benutzer keinen Zugriff zum Bearbeiten eines verknüpften Dokuments aufweisen, wird das Dokument von der externen Datenquelle gelöscht, wenn es zu M-Files hinzugefügt worden ist. Falls dies eintritt, kann das Dokument jederzeit an den externen Speicherort zurückkopiert werden, indem man entweder der Alle internen Benutzer oder der Alle internen und externen Benutzer Benutzergruppe einen Bearbeitungszugriff erteilt (siehe Berechtigungen von Objekten).

      Dieses Verhalten kann durch Registry-Einstellungen vermieden werden. Siehe Vermeiden, dass verknüpfte Dokumente entfernt werden für weitere Anleitungen.

      oder
    • Dateien importieren: Diese Option auswählen, falls Sie wollen, dass die Dateien der externen Quelle nach M-Files kopiert werden sollen. Die Änderung von importierten Dokumenten in M-Files haben keinen Einfluss auf die Originaldateien.

      Sie können auch das Kontrollkästchen Quelldatei(en) nach dem Import löschen markieren, falls Sie wollen, dass die Quelldateien nach dem Import in M-Files gelöscht werden sollen. Diese Option kann dann nützlich sein, wenn Sie beispielsweise gescannte Dokumente in M-Files importieren.

  13. Optional: Das Kontrollkästchen Ordnerstruktur beibehalten markieren und im Zielordner Feld einen Zielordner für die externen Dateien festlegen, damit die ursprüngliche Ordnerstruktur der externen Quelle in M-Files erhalten bleibt und die Standardordner verwendet werden.
    Klicken Sie auf das ► Symbol (nach rechts zeigendes Dreieck) um die Liste der Standardordner zu aktualisieren oder einen neuen Standardordner hinzuzufügen.
  14. Optional: Das Kontrollkästchen der Regelmäßig auf neue und gelöschte Dateien überprüfen markieren, damit M-Files den Quellordner in regelmäßigen Abständen überprüft und den Bestand an neuen und gelöschten Ordnern und Dateien aktualisiert. Durch Aktivierung dieser Option sind alle Änderungen im Quellordner auch automatisch in M-Files sichtbar.
    1. Im Pause zwischen Überprüfungen Feld die Zeitintervalle zwischen dem automatischen Prüfen der Quellordner in Sekunden eingeben, um zu bestimmen, wie häufig M-Files die Quellordner auf Änderungen prüfen soll.
      Warnung: Kurze Synchronisationsintervalle können zu Leistungsengpässen führen, wenn zahlreiche Verbindungen zu externen Quellen vorhanden sind.
  15. Optional: Sie können nun auf Jetzt aktualisieren klicken, um sich unmittelbar mit der externen Datenquelle zu verbinden.
    Auf Status aktualisieren... klicken, um zusätzliche Information über den Aktualisierungsvorgang der externen Quellen anzuzeigen.
  16. Optional: In der Metadaten Registerkarte sämtliche Metadaten definieren, die den extern erstellten Objekten hinzugefügt werden können.
    Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Definition der Metadaten für eine externe Dateiquelle.
  17. Optional: Auf der Registerkarte Erweitert können Sie einen Alias für die Verbindung definieren.
    Trennen Sie Aliasnamen durch ein Semikolon (;).
    Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen.

    Wenn automatische Aliasnamen verwendet werden und Sie einen Namen auf der Allgemein Registerkarte eintragen, wird das Aliase Feld in der Erweitert Registerkarte automatisch ausgefüllt. Das Alias weist das Format <vordefiniertes Präfix>.<Name> auf. Konfigurieren Sie automatische Aliasnamen für Ihre Dokumentenverwaltung in Advanced Vault Settings.

  18. Klicken Sie auf OK.
Die neue Verbindung zu einer externen Datenquelle wird erstellt und der Dateiquellen Liste hinzugefügt. Die Dateien werden von der externen Quelle in M-Files hinzugefügt, unter Berücksichtigung der Einstellungen, die für die Verbindung definiert wurden.