Kohdetyypin lisäasetukset

Kohdetyypin ominaisuudet -ikkunan Lisäasetukset-välilehdellä voit tehdä valitulle kohdetyypille seuraavat toiminnot:

Kohdetyypin hierarkian määritteleminen

Kohdetyypeillä voi olla hierarkkisia suhteita. Esimerkiksi suhde asiakkaan ja asiakkaan yhteyshenkilön välillä voidaan määritellä siten, että Asiakas-kohdetyypin alityypiksi määritellään Yhteyshenkilö-kohdetyyppi. Asiakas-kohdetyypin arvolistan sisältöä tarkasteltaessa nähdään tällöin myös yhteyshenkilöt suodatettuna asiakkaan mukaan.

Huomaa: Kohdetyypille ei voi määritellä sisäistä hierarkiaa.

Määrittääksesi kohdetyypin hierarkian:

  1. Siirry M-Files Adminissa Lisäasetukset-välilehdelle Kohdetyypin ominaisuudet -ikkunassa muokkaamaan haluamaasi kohdetyyppiä.
    1. Avaa M-Files Admin.
    2. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä M-Files-palvelinyhteys.
    3. Laajenna Dokumenttivarastot.
    4. Laajenna varasto.
    5. Laajenna Metatietojen rakenne (tasainen näkymä) ja valitse sitten Kohdetyypit.
      Tulos:Kohdetyypit-luettelo avautuu oikeaan sivupaneeliin.
    6. Kaksoisnapsauta kohdetyyppiä, jota haluat muokata.
      Tulos:Kohdetyypin ominaisuudet -ikkuna avautuu.
    7. Napsauta Lisäasetukset-välilehteä.
  2. Tee jompikumpi seuraavista tai molemmat:
    TavoiteToimenpiteet
    Alityyppien määrittely tälle kohdetyypille Napsauta Lisää-painiketta ja valitse sitten tälle kohdetyypille alityyppeinä lisättävät kohdetyypit ja napsauta Lisää.
    Huomaa: Voit valita useita arvoja kerralla. Valitse useita kohteita pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna. Voit myös valita useita vierekkäisiä kohteita pitämällä ⇧ Vaihto -näppäintä painettuna.
    Huomaa: Poista alityyppi napsauttamalla Poista.
    Tämän kohdetyypin määrittely toisen kohdetyypin alityypiksi Valitse Tämä kohdetyyppi on seuraavan kohdetyypin alityyppi -valintaruutu ja valitse kohdetyyppi pudotusvalikosta.
  3. Napsauta OK.
Kohdetyypin hierarkia luodaan valittujen kohdetyyppien välille. Kun luot M-Filesissa uuden kohteen, jonka olet määrittänyt toisen kohdetyypin alityypiksi, sinun on valittava sille omistajakohde. Silloin omistajan ja alikohteen välille luodaan suhde uuden kohteen luonnin yhteydessä.

Automaattisten suojausasetusten määrittäminen kohdetyypille

Kohde saa automaattiset suojausasetukset, kun kohteen metatietoihin lisätään arvo, jolle on määriteltynä automaattiset suojausasetukset. Voit määrittää automaattiset suojausasetukset kohdetyypille niin, että kun toisen kohteen metatiedoissa viitataan valituntyyppiseen kohteeseen, kohde perii viitatun kohteen suojausasetukset.

Huomaa: Arvolistan arvon mukaiset automaattiset suojausasetukset ovat aina etusijalla arvolista- ja kohdetyyppitasolla tehtyihin asetuksiin nähden. Jos haluat lisätietoja arvolistan arvojen automaattisista suojausasetuksista, katso Automaattiset suojausasetukset arvolistan arvoille.
Huomaa: Micro Focus IDOL ja Smart Search: Jos automaattiset käyttöoikeusluettelot tulevat kohteen suojausasetuksiin useammasta kuin neljästä lähteestä, vain järjestelmänvalvojat näkevät kohteen hakutuloksissa.

Määrittääksesi automaattiset suojausasetukset kohdetyypille:

  1. Siirry M-Files Adminissa Lisäasetukset-välilehdelle Kohdetyypin ominaisuudet -ikkunassa muokkaamaan haluamaasi kohdetyyppiä.
    1. Avaa M-Files Admin.
    2. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä M-Files-palvelinyhteys.
    3. Laajenna Dokumenttivarastot.
    4. Laajenna varasto.
    5. Laajenna Metatietojen rakenne (tasainen näkymä) ja valitse sitten Kohdetyypit.
      Tulos:Kohdetyypit-luettelo avautuu oikeaan sivupaneeliin.
    6. Kaksoisnapsauta kohdetyyppiä, jota haluat muokata.
      Tulos:Kohdetyypin ominaisuudet -ikkuna avautuu.
    7. Napsauta Lisäasetukset-välilehteä.
  2. Napsauta Oletusarvoiset automaattiset suojausasetukset tästä kohdetyypistä -kohdan vieressä olevaa Määritä-painiketta.
    Tulos:Automaattiset suojausasetukset -ikkuna avautuu.
  3. Ota automaattiset suojausasetukset käyttöön valitulle kohdetyypille valitsemalla Rajoita käyttöoikeuksia kohteissa, jotka viittaavat tähän arvoon -valintaruutu.
  4. Tee jokin seuraavista:
    TavoiteToimenpiteet

    Metatietokortissa määritettyjen kohteen suojausasetusten käyttö automaattisina suojausasetuksina

    Valitse Käytä kohteen omia suojausasetuksia -valintaruutu.

    Ennalta määritellyn nimetyn käyttöoikeusluettelon käyttö automaattisina suojausasetuksina

    Valitse Käytä nimettyä käyttöoikeusluetteloa -valintaruutu ja valitse sitten pudotusvalikosta ennalta määritelty nimetty käyttöoikeusluettelo.

    Mukautettujen suojausasetusten käyttö automaattisina suojausasetuksina

    Napsauta Lisää-painiketta, valitse sitten mukautettuihin suojausasetuksiin lisättävät käyttäjät tai käyttäjäryhmät ja napsauta Lisää.

    Huomaa: Voit valita useita arvoja kerralla. Valitse useita kohteita pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna. Voit myös valita useita vierekkäisiä kohteita pitämällä ⇧ Vaihto -näppäintä painettuna.
    Huomaa: Poista käyttäjä tai käyttäjäryhmä asetuksista napsauttamalla Poista.

    Valitse Käyttäjät ja käyttäjäryhmät -luettelosta käyttäjä tai käyttäjäryhmä ja myönnä oikeuksia Suojausasetukset-luettelossa Salli- ja Estä-valintaruutujen avulla.
  5. Valinnainen: Valitse Salli käyttäjien poistaa aktivointi näiden rajoitusten osalta -valintaruutu, jos haluat, että varaston käyttäjät voivat poistaa käytöstä näiden asetusten määrittämät automaattiset suojausasetukset.
  6. Napsauta OK sulkeaksesi Automaattiset suojausasetukset -ikkunan.
  7. Napsauta Kohdetyypin ominaisuudet -ikkunassa Käytä tai OK.
Valitulla kohdetyypillä on nyt automaattiset suojausasetukset. Jos toisen kohteen metatiedoissa viitataan tämän kohdetyypin kohteeseen, viittaava kohde perii automaattiset suojausasetukset siltä kohteelta, jolle on määritetty automaattiset suojausasetukset.

Erillisen metatietojen hakuindeksin käyttö kohdetyypille

Voi kannattaa ottaa käyttöön Use a separate metadata search index for this object type -vaihtoehto sellaisille tärkeille kohdetyypeille, joita käytetään usein ja joita on runsaasti varastossa.

Koska nämä tärkeät kohdetyypit vaihtelevat organisaatiokohtaisesti, toiminto on oletuksena poissa käytöstä. Esimerkiksi dokumentinhallinnassa Dokumentti-kohdetyyppi on luonnollisesti tärkein kohdetyyppi. CRM-varastoissa tärkeimmät kohdetyypit ovat kuitenkin yleensä toisenlaisia, kuten Asiakas, Projekti tai Yhteyshenkilö.

Jos valitset tämän toiminnon, M-Files käyttää erillistä hakurakennetta valitun kohdetyypin kohteille. Se parantaa sekä valitun kohdetyypin kohteiden että muiden kohteiden hakunopeutta etenkin siinä tapauksessa, että varasto sisältää runsaasti tätä tärkeää kohdetyyppiä edustavia kohteita.

Huomaa: Tämän toiminnon käyttöönotossa voi kestää kauan, muutamasta minuutista muutamaan tuntiin. Lisäksi varasto on tämän toiminnon ajan offline-tilassa eivätkä käyttäjät pääse varastoon.

Ottaaksesi käyttöön erillisen metatietojen hakuindeksin kohdetyypille:

  1. Siirry M-Files Adminissa Lisäasetukset-välilehdelle Kohdetyypin ominaisuudet -ikkunassa muokkaamaan haluamaasi kohdetyyppiä.
    1. Avaa M-Files Admin.
    2. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä M-Files-palvelinyhteys.
    3. Laajenna Dokumenttivarastot.
    4. Laajenna varasto.
    5. Laajenna Metatietojen rakenne (tasainen näkymä) ja valitse sitten Kohdetyypit.
      Tulos:Kohdetyypit-luettelo avautuu oikeaan sivupaneeliin.
    6. Kaksoisnapsauta kohdetyyppiä, jota haluat muokata.
      Tulos:Kohdetyypin ominaisuudet -ikkuna avautuu.
    7. Napsauta Lisäasetukset-välilehteä.
  2. Valitse Käytä erillistä metatietojen hakuindeksiä tälle kohdetyypille -valintaruutu.
  3. Napsauta OK.
M-Files käyttää nyt erillistä metatietojen hakuindeksiä valitun kohdetyypin kohteille.

Kohdetyypin aliasten määrittäminen

Aliaksia käytetään tunnistamaan merkitykseltään vastaavat metatiedot. Kun esimerkiksi tuodaan kohteita toisesta varastosta, niiden Päiväys- ja Kuvaus-ominaisuudet voidaan yhdistää kohdevaraston vastaaviin ominaisuuksiin aliasten perusteella, vaikka ominaisuuksien sisäiset ID:t, nimet tai molemmat olisivat erilaiset. Aliakset viittaavat siis samaa tarkoittaviin metatietoihin eri varastoissa, eli alias on yhteinen tunniste samalle metatietomäärittelylle eri varastojen välillä.

Alias määritellään sekä lähde- että kohdevarastoon samannimisenä yhteisenä tunnisteena eri varastojen välille.

Kun määrittelet aliaksen, voit hyödyntää erilaisia ulkoisia tietotyyppi- ja arkistostandardeja, joita ovat esimerkiksi SÄHKE2, MoReq2 ja Dublin Core.

Katso lisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen.

Määrittääksesi kohdetyypille aliaksia:

  1. Siirry M-Files Adminissa Lisäasetukset-välilehdelle Kohdetyypin ominaisuudet -ikkunassa muokkaamaan haluamaasi kohdetyyppiä.
    1. Avaa M-Files Admin.
    2. Laajenna vasemman reunan puunäkymässä M-Files-palvelinyhteys.
    3. Laajenna Dokumenttivarastot.
    4. Laajenna varasto.
    5. Laajenna Metatietojen rakenne (tasainen näkymä) ja valitse sitten Kohdetyypit.
      Tulos:Kohdetyypit-luettelo avautuu oikeaan sivupaneeliin.
    6. Kaksoisnapsauta kohdetyyppiä, jota haluat muokata.
      Tulos:Kohdetyypin ominaisuudet -ikkuna avautuu.
    7. Napsauta Lisäasetukset-välilehteä.
  2. Syötä Aliakset-kentässä aliakset valitulle kohdetyypille.
    Erota useat aliakset toisistaan puolipisteillä (;).
    Esimerkki:ObjectType.Customers; OT.Customers
    Kun automaattiset aliakset on käytössä ja kirjoitat Yleiset-välilehdelle nimen, Lisäasetukset-välilehden Aliakset-kenttä täytetään automaattisesti. Aliaksen muoto on <ennakkoon määritetty etuliite>.<nimi>. Määritä automaattiset aliakset varastollesi kohdassa Advanced Vault Settings.
  3. Napsauta OK.