Microsoft Outlook -säännön luonti M-Filesiin

Microsoft Outlook -sääntöjä hyödyntämällä voit automatisoida tietynlaisten sähköpostiviestien tallentamisen M-Filesiin esimerkiksi viestin lähettäjän, aiheen tai vastaanottajan perusteella. Voit esimerkiksi määrittää kaikki lähettämäsi tarjousviestit tallentumaan M-Filesiin sen mukaan, että otsikossa on sana tarjous.

Huomaa: Nämä ohjeet koskevat Microsoft Outlook 365 -versiota. Jos käytät toista Microsoft Outlook -versiota, sääntöjen luomistavassa voi olla pieniä eroja.

Luo Microsoft Outlook -sääntö M-Filesiin seuraavasti:

  1. Avaa perinteinen Microsoft Outlook ja valitse sähköpostiviesti, joka vastaa tyypiltään luotavaksi haluamaasi sääntöä.
    Esimerkki:Voit valita viestin ja luoda säännön esimerkiksi viestin lähettäjän, Aihe-kentässä olevan tekstin tai viestin vastaanottajan mukaan.
  2. Napsauta Aloitus-välilehden Siirrä-kohdassa Säännöt ja valitse Luo sääntö.
    Tulos:Luo sääntö -ikkuna avautuu.
  3. Napsauta Lisäasetukset.
    Tulos:Ohjattu sääntöjen luominen -ikkuna avautuu.
  4. Valitse ehto tai ehdot, jotka sähköpostiviestin on täytettävä säännön soveltamiseksi.
    Esimerkki:Luodaksesi säännön, joka koskee valitun lähettäjän lähettämiä viestejä, valitse lähettäjä <nimi> -valintaruutu.
  5. Valinnainen: Muokataksesi säännön ehtoa, napsauta alleviivattua arvoa säännön kuvaus -kentässä.
  6. Valitse Seuraava.
  7. Merkitse siirrä kopio tiettyyn kansioon -valintaruutu.
    Voit myös siirtää itse viestit suoraan M-Filesiin niin, että ne poistetaan siirtämisen jälkeen Microsoft Outlookista. Yleensä paras käytäntö on siirtää viestin kopio M-Filesiin. Näin varsinainen viesti säilyy alkuperäisessä kansiossa, kuten saapuneet tai lähtevät.
  8. Napsauta säännön kuvaus -kentässä määritetty.
    Tulos:Säännöt ja hälytykset -ikkuna avautuu.
  9. Laajenna M-Files-solmu ja valitse sitten varasto, johon haluat siirtää kopiot tätä sääntöä vastaavista viesteistä.
  10. Sulje Säännöt ja hälytykset -ikkuna napsauttamalla OK ja napsauta sitten Seuraava.
  11. Valinnainen: Tee poikkeus tähän sääntöön, valitsemalla niiden poikkeuksien valintaruudut, joita haluat soveltaa ja muokkaa poikkeusta säännön kuvaus -kentässä.
  12. Valitse Seuraava.
  13. Anna säännölle kuvaava nimi tekstikenttään.
  14. Merkitse Suorita tämä sääntö viesteihin, jotka ovat jo kansiossa- ja Ota tämä sääntö käyttöön -valintaruudut ja napsauta Valmis.
Microsoft Outlookissa juuri määrittämääsi sääntöä vastaavat sähköpostiviestit siirretään automaattisesti valittuun kansioon M-Filesissa.
Huomaa: Jos Microsoft Outlook ei ole auki saadessasi tätä sääntöä vastaavan viestin ja viesti tallennettaisiin siksi automaattisesti M-Filesiin, M-Files näyttää ehdotuksen Tallenna odottavat viestit nyt, kun Microsoft Outlook avataan seuraavan kerran.