Objekte und Dateien exportieren

Mit der Objekte und Dateien Registerkarte können Sie die Einstellungen für das Exportieren von Objekt- und Dateiinhalten ändern.

Wichtig: Stellen Sie beim Exportieren von Objekten sicher, dass die Zieldokumentenverwaltung nicht auf dieselben externen Repositorys verweist wie die Quelldokumentenverwaltung. Dokumentenverwaltungen, die auf dieselben Repositorys verweisen, können zu doppelten Objekten in der Zieldokumentenverwaltung führen.

Vorhandene Objekte exportieren

Suchfilter verwenden

Mithilfe eines Filters können Sie angeben, welche vorhandenen Objekte exportiert werden sollen. Beispielsweise können Sie bestimmte Objekte nach Objekttyp oder Eigenschaft exportieren. Insbesondere wenn bestimmte Dokumente, wie etwa Broschüren oder Pressemitteilungen, nur für Interessengruppen veröffentlicht werden, können Sie den Suchfilter für die Veröffentlichung verwenden, wenn beispielsweise die Anforderung einer bestimmten Klasse oder Eigenschaft erfüllt ist.

Wenn ein zuvor exportiertes Objekt nicht mehr Teil eines Exportsatzes ist, muss es in der Zieldokumentenverwaltung als zu löschendes Objekt gekennzeichnet werden.

Durch Aktivierung dieser Einstellung werden alle Objekte, die in einer früheren Exporteinstellung vorhanden waren, jedoch in der neuen nicht geführt werden, beim Import in die Zieldokumentenverwaltung gelöscht. Falls Sie beispielsweise bestimmte Preislisten einer Dokumentenverwaltung, die Sie für Ihre Geschäftspartner einsetzen, löschen möchten, müssen Sie sicherstellen, dass diese Einstellung aktiviert ist und dass die Preislisten nicht mit dem Kriterium des Exportsatzes übereinstimmen.

Hinweis: Die Einstellung ist immer auftragsbasiert, gilt also nur für die geplanten Export- und Importaufträge.
Hinweis: Die Einstellung Gelöschte Objekte nicht importieren in den Eigenschaften des Importauftrags überschreibt diese Einstellung.

Nur neueste Versionen einschließen

Sie können die neuesten Versionen der ausgewählten Objekte zum Archivieren auswählen. Ältere Versionen der ausgewählten Objekte werden nicht archiviert.

Dateien auch im PDF/A-1b-Format speichern

Sie können angeben, ob die Dateien bei der Archivierung auch im PDF/A-1b-Format gespeichert werden sollen. Das PDF/A-1b-Format erfüllt die Norm ISO 19005-1:2005 zur Langzeit-Archivierung elektronischer Dokumente.

Im PDF/A-1b-Format können Office-Dateien und normale PDF-Dateien gespeichert werden. Dateien im PDF/A-1b-Format werden während des Imports nicht importiert. Durch das Speichern im PDF/A-1b-Format wird der Export geringfügig verlangsamt.

Archivierungskennzeichnung entfernen

Wenn Sie Objekte mit der Eigenschaft Zur Archivierung markiert exportieren möchten, können Sie angeben, dass die Eigenschaft nach dem Export des Inhalts gelöscht werden soll. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, sind die exportierten Objekte nicht länger zu Archivierung markiert.

Exportierte Objekte nach dem Export dauerhaft löschen

Sie können festlegen, ob M-Files die exportierten Objekte nach dem Export dauerhaft löschen soll. Sie können diese Einstellung nicht auswählen, wenn Sie ausgewählt haben, nur die neuesten Versionen oder Änderungen seit dem letzten Lauf zu exportieren.

Exportieren migrierter Objekte als interne Objekte

Wenn diese Option aktiviert ist, werden Objekte aus externen Repositorys ohne ihre externe Repository-ID exportiert. Das Aktivieren kann nützlich sein, wenn externe Repository-IDs vertrauliche Daten enthalten. Zum Beispiel Kundennamen.

Informationen über dauerhaft gelöschte Objekte und Objektversionen exportieren

Anstelle der vorhandenen Objekte können Sie auch nur Daten aus den dauerhaft gelöschten Objekten und Objektversionen exportieren. Diese Funktion dient hauptsächlich dem Entfernen dauerhaft gelöschter Objekte aus der Dokumentenverwaltung.

Nur Änderungen seit letzter Ausführung exportieren

Sie haben die Möglichkeit, nur die seit dem letzten Export vorgenommenen Änderungen zu exportieren. Dies bedeutet, dass nur neue Objekte und Inhalte, die versionierte oder nicht versionierte Änderungen aufweisen, exportiert werden. So können auch Objekte, deren Zuletzt geändert Zeitstempel sich nicht geändert hat, im Exportauftrag eingeschlossen werden.

Diese Inhaltsänderungen werden beispielsweise in das Exportpaket aufgenommen, wenn die Option Nur die Änderungen seit der letzten Ausführung exportieren ausgewählt ist:
  • Objekt erstellt
  • Dateiinhalt bearbeitet
  • Objekt-Metadaten bearbeitet
  • Objekt gelöscht
  • Objekt wiederhergestellt
  • Objekt ausgecheckt
  • Auschecken rückgängig gemacht
  • Konflikt gelöst
  • Bezeichnung der Objektversion geändert
  • Kommentar für Objektversion hinzugefügt
  • Neue Objektversion in Dokumentenverwaltung importiert

Standardmäßig bietet M-Files das Datum des letzten Exports (oder des letzten Imports von exportierten Objekten in die Quelldokumentenverwaltung mit einem Zeitstempel, der vor dem vorherigen Export liegt) an.

Hinweis:

Falls die Nur die Änderungen seit der letzten Ausführung exportieren Option aktiviert ist, werden nur Objekte und Inhalte exportiert, für die ab dem angegebenen Datum versionierte oder nicht versionierte Änderungen vorliegen. Falls ebenfalls Metadatenstrukturelemente exportiert werden, erfolgt kein Export, solange keine Änderungen an Dateien und Objekten vorhanden sind.

Falls Sie Metadatenstrukturelemente exportieren möchten, unabhängig davon, ob Objekte oder Dateien geändert wurden, führen Sie einen der folgenden Vorgänge durch:
  • Die Metadatenstruktur getrennt exportieren.
  • Die Nur die Änderungen seit der letzten Ausführung exportieren Option deaktivieren. Wenn Sie jedoch den Exportumfang in keinster Weise begrenzen, kann die Durchführung des Exportvorgangs viel Zeit in Anspruch nehmen.

Vorschau

Auf die Vorschau Schaltfläche klicken, um die Anzahl der Objekte anzuzeigen, die vom Exportvorgang betroffen sind.