Automaattisesti täyttyvät metatiedot

Voit määritellä automaattisesti täyttyviä ominaisuuksia, jotka lisätään sähköpostiviesteille aina M-Filesiin tallennettaessa. Määrittely tehdään vetämällä ominaisuuksia M-Files-kansioihin perinteisessä Microsoft Outlookissa. Asetukset ovat kansiokohtaisia, joten voit käyttää useita alikansioita eri käyttötarkoituksiin. Toiminto on käytettävissä perinteisen Microsoft Outlookin versioissa 2016 ja 2019 sekä Microsoft Office 365 -sovellukset suuryrityksille -versiot, joita Microsoft tukee.

Huomaa: Kansiot on lisättävä automaattisesti luotujen M-Files-kansioiden alikansioiksi. Kansiot edustavat M-Files-varastoyhteyksiäsi. Jos luot kansion suoraan päätasolle, luot normaalin Microsoft Outlook -kansion, jolle et voi määrittää M-Files-ominaisuuksia.

Määrittele M-Files-ominaisuudet -toiminto löytyy perinteisestä Microsoft Outlookista napsauttamalla M-Files-kansiota hiiren kakkospainikkeella.

Ominaisuudet-ikkuna automaattisesti täyttyville kansiokohtaisille metatiedoille.

Voit määritellä uuden ominaisuuden napsauttamalla Lisää-painiketta.

Voit esimerkiksi antaa Projekti-ominaisuudelle kiinteän arvon Sairaalan laajennus (Tampere). Silloin kyseiseen kansioon vedetyt viestit liitetään automaattisesti projektiin Sairaalan laajennus (Tampere). Tai jos haluat tallentaa kaikki työpaikkahakemukset luokkaan Työpaikkahakemus, valitse kansion ominaisuudeksi Luokka ja sille arvo Työpaikkahakemus.

Voit myös määritellä varsinaisesta sähköpostiviestistä luettavia ominaisuuksiaM-Files-kansiolle. Valitse siinä tapauksessa Lisää ja sitten Lue sähköpostiviestistä. Valitse sitten sopiva kohta pudotusvalikosta.

Salli käyttäjien säilyttää ominaisuusarvo tämän kansion asetuksissa

Tämä asetus näkyy ainoastaan käyttäjille, joilla on vähintään oikeus hallita yleisiä näkymiä, ja se lisää Säilytä-sarakkeen kansion ominaisuusikkunaan. Säilytä-valinta on kaikkien käyttäjien käytettävissä, ja jokainen yksittäinen käyttäjä voi valvoa sitä. Kun ominaisuuden Säilytä-valinta aktivoidaan, M-Files muistaa käyttäjän antaman uusimman arvon ja jättää huomiotta järjestelmänvalvojan asettaman alkuperäisen kiinteän arvon.

Jos organisaatiolla on esimerkiksi kaksi samaan asiakkaaseen liittyvää projektia, oletusprojektiksi on asetettu Alpha. Beta-projektin projektipäällikkö haluaa todennäköisesti ottaa Säilytä-valinnan käyttöön, koska sillä tavalla ominaisuutta tarvitsee muuttaa vain kerran. Sen jälkeen M-Files muistaa, että projektipäällikkö haluaa liittää sähköpostiviestinsä Beta-projektiin eikä Alpha-projektiin, vaikka oletusprojektina oli Alpha.

Suojausasetukset

Suojausasetukset-valinnalla voit määrittää tähän M-Files-kansioon tallennettujen viestien käyttöoikeudet. Tätä ei pidä sekoittaa yhteisten kansioiden näkymien suojausasetuksiin (katso jäljempää).

Kysy metatietoja

Voit määritellä, näytetäänkö metatietokorttia vedettäessä viestejä M-Files-kansioon. Metatietokortti on hyvä näyttää, jos haluat tarkistaa tai muuttaa automaattisesti täyttyviä metatietoja tallennusvaiheessa tai jos et ole määritellyt kansiokohtaisia ominaisuuksia.

Määrittele yhteisiä M-Files-kansioita

Voit myös määritellä, että luomasi M-Files-alikansio on kaikille yhteinen. Tämä tarkoittaa, että kansio näytetään perinteisessä Microsoft Outlookissa kaikille käyttäjille. Yhteisen M-Files-alikansion voi luoda ja määritellä käyttäjä, jolla on vähintään yhteisten näkymien hallintaoikeus. Kun käyttäjä vetää viestin tällaiseen yhteiseen kansioon, saa viesti ne automaattiset metatiedot (ominaisuudet), jotka yhteiseen kansioon on määritelty.

Yhteisen kansion asetukset otetaan käyttöön, kun käyttäjä käynnistää perinteisen Microsoft Outlookin ollessaan kirjautuneena varastoon.

Yhteisen kansion näkymän suojausasetukset

Heti kun Yhteinen kaikille käyttäjille -asetus on valittu, Metatiedot-välilehden viereen ilmestyy Suojausasetukset-välilehti. Näin voit valita yhteisen kansion näkymän suojausasetukset. Tätä ei saa sekoittaa Metatiedot-välilehden Suojausasetukset-valintaan (ks. ed.).

Automaattisesti täyttyvien metatietojen määritys

  1. Valitse Microsoft Outlookissa olemassa oleva M-Files-kansio tai luo uusi M-Files-kansio:
    Tavoite:Toimenpiteet:
    Automaattisesti täyttyvien metatietojen määrittäminen olemassa olevalle M-Files-kansiolle Napsauta hiiren oikealla painikkeella olemassa olevaa M-Files-kansiota navigointialueella ja valitse pikavalikosta Määrittele M-Files-ominaisuudet.
    Automaattisesti täyttyvien metatietojen määrittäminen uudelle M-Files-kansiolle Napsauta hiiren oikeaa painiketta navigointipaneelin varaston kohdalla, valitse pikavalikosta Uusi kansio..., nimeä kansio ja paina Enter-näppäintä.
    Tulos:Ominaisuudet-ikkuna avautuu.
  2. Määrittele uusi ominaisuus napsauttamalla Lisää.
    Tulos:Määrittele ominaisuus -ikkuna avautuu.
  3. Valitse Ominaisuus-pudotusvalikosta M-Files-ominaisuus, jonka haluat täyttyvän automaattisesti, ja valitse sitten haluamasi vaihtoehto:
    • Käytä kiinteää arvoa ja syötä tai valitse arvo jäljempänä olevaan kenttään, jos haluat täyttää ominaisuuden arvon kiinteällä arvolla.
      tai
    • Lue sähköpostiviestistä ja valitse sähköpostin otsikkokenttä, josta tiedot luetaan, käyttäen Kenttä-pudotusvalikkoa, jos haluat täyttää ominaisuuden arvon tuodusta sähköpostiviestistä luetuilla tiedoilla.
  4. Napsauta OK, kun haluat sulkea Määrittele ominaisuus -valintaikkunan.
    Tulos:Automaattisesti täyttyvä ominaisuus lisätään Ominaisuudet-listaan Ominaisuudet-ikkunassa.
  5. Valinnainen: Merkitse Ominaisuudet-listassa Ominaisuudet-ikkunassa automaattisesti täyttyvän ominaisuuden Säilytä-valintaruutu, jos haluat M-Filesin muistavan aina kenen tahansa käyttäjän tälle ominaisuudelle viimeksi asettaman arvon ja ohittavan tässä ikkunassa asetetun alkuperäisen arvon.
  6. Määrittele Suojausasetukset-pudotusvalikossa tämän kansion kautta luotujen dokumenttien suojausasetukset.
  7. Valinnainen: Valitse Kysy metatietoja, jos haluat näyttää metatietokortin ja kysyä lisää metatietoja, kun sähköpostiviesti vedetään ja pudotetaan tähän kansioon.
  8. Valitse Tallennusmuoto-pudotusvalikosta sähköpostiviestimuoto tähän kansioon tallennetuille viesteille.
  9. Valinnainen: Merkitse Yhteinen kaikille käyttäjille -valintaruutu, jos haluat näyttää tämän kansion kaikille varaston käyttäjille Microsoft Outlookissa.
    Jos Yhteinen kaikille käyttäjille -vaihtoehto on käytössä, voit määrittää tämän kansion näkevät käyttäjät Suojausasetukset-välilehdellä.
Kun sähköpostiviesti vedetään ja pudotetaan Microsoft Outlook -kansioon, jolle olet juuri asettanut automaattisesti täyttyvät metatietojen määrittelyt, viesti tallennetaan M-Filesiin automaattisesti täyttyvillä metatiedoilla.