Erstellen und Vervollständigen von Aufgabenzuweisungen

Mit Aufgabenzuweisungen werden Informationen sowie die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung von Aufgaben an die zuständige Person übertragen. Zuweisungen können beispielsweise dazu benutzt werden, einen Kollegen zu bitten, ein Angebot nochmals zu prüfen, bevor es an den Kunden gesendet wird.

Aufgabenzuweisungen können Teil eines Workflows sein oder unabhängig verwendet werden. Weitere Informationen zu in Workflows enthaltenen automatischen Aufgabenzuweisungen finden Sie im Abschnitt Benutzer zuweisen.

Erstellen Sie ein neues Objekt Aufgabenzuweisung, um eine neue Aufgabenzuweisung einzureichen. Da es sich bei Aufgabenzuweisungen um Objekte handelt, können Sie dieselbe Aufgabenzuweisung für mehrere Objekte definieren. Oder umgekehrt, verschiedene Objekte zur selben Aufgabenzuweisung hinzufügen. Beispielsweise können Sie mit einer einzigen Aufgabenzuweisung einem Kollegen mehrere Entwürfe zur Überprüfung zuweisen.

Da es sich bei den Aufgabenzuweisungen um separate Objekte handelt, verfügen diese über einen eigenen Versionsverlauf und Berechtigungen. Aus diesem Grund kann das Dokument und die darin integrierte Zuweisung unterschiedliche Berechtigungen aufweisen und deswegen kann nur ein Benutzer mit Leserechten für das Dokument, die Aufgabenzuweisung als beendet markieren. Der Benutzer benötigt keine Rechte, um das Dokument zu bearbeiten, das heißt der Benutzer, dessen Lizenz nur Leserechte für M-Files aufweist, kann die Aufgabenzuweisung auch als beendet markieren.

Sie können Aufgabenzuweisungen mit verschiedenen Methoden Kontextinformationen hinzufügen:

  • Aufgabenzuweisung erstellen und Objekte durch Drag & Drop oder mit der Kontextmenü-Funktion Datei hinzufügen hinzufügen.
  • Eines oder mehrere Dokumente auswählen und dann Zuweisung im Erstellen Menü wählen.
  • Erstellen Sie eine Aufgabenzuweisung ohne ein Objekt hinzuzufügen und definieren Sie die gesamte Aufgabe im Beschreibungsfeld der Aufgabenzuweisung.

Mit Aufgabenzuweisungen verbundene Metadaten

Beschreibung der Aufgabenzuweisung

Fügen Sie eine Beschreibung der Aufgabe hinzu. In der Aufgabenzuweisung per E-Mail wird der Person, der eine Aufgabe zugewiesen wurde, diese Beschreibung angezeigt.

Zugewiesen zu

Wählen Sie die Benutzer aus, denen Sie die Aufgabe zuweisen möchten. Durch Klicken auf die Plustaste (+) in der Toolbar können Sie weitere Benutzer hinzufügen. Wenn es sich bei einer Aufgabenzuweisung um ein separates Objekt handelt, müssen alle Personen, denen diese Aufgabe zugewiesen wurde, die Aufgabenzuweisung als abgeschlossen kennzeichnen, bevor sie den Status „abgeschlossen“ erhält.

Endtermin

Sie können gegebenenfalls auch einen Endtermin für die Aufgabenzuweisung auswählen. Der Benutzer erhält eine automatische Erinnerung, wenn er beim Erreichen des Endtermins die Aufgabenzuweisung noch nicht als abgeschlossen markiert hat. Die Erinnerung wird über eine gängige Benachrichtigungsregel gesendet, die durch den Administrator gelöscht werden kann.

Dieser Termin kann auch hilfreich beim Erstellen von Ansichten sein. Administratoren oder andere Benutzer können eine entsprechende Ansicht erstellen, die alle Objekte mit bevorstehendem Endtermin enthält. Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie im Abschnitt Ansicht erstellen.

Überwacht von

Sie können das Überwacht von Feld verwenden, um jene Benutzer zu bestimmen, die jedes Mal benachrichtigt werden, wenn eine Aufgabe als abgeschlossen markiert wird. Der Person, die die Aufgabenzuweisungen vornimmt, wird automatisch die Verantwortung für die Aufgabenüberwachung zugewiesen, sobald das Objekt zum ersten Mal gespeichert wird. Nachdem die Eigenschaft automatisch gespeichert oder manuell zum Metadatenformular hinzugefügt worden ist, können Sie die Überwachungen ändern oder zusätzliche hinzufügen, indem Sie die (+) Schaltfläche auf der Werkzeugleiste anklicken.

Als abgeschlossen kennzeichnen

Sie können die Aufgabenzuweisung durch Klicken auf das Symbol neben dem Feld Zugewiesen zu als abgeschlossen kennzeichnen.

Hinweis: Wenn ein Benutzer die Aufgabenzuweisung erstellt, können nur dieser Benutzer und Benutzer mit kompletter Kontroller der Dokumentenverwaltung den Eigenschaftenwert Zugewiesen zu bearbeiten. Wenn die Aufgabenzuweisung jedoch über einen Workflow erstellt wird, können nur Benutzer mit vollständiger Kontrolle der Dokumentenverwaltung den Eigenschaftswert bearbeiten.

Eine Neue Aufgabenzuweisung für ein Bestehendes Dokument erstellen

  1. In M-Files das Dokument lokalisieren, für welches Sie eine neue Aufgabenzuweisung vornehmen wollen.
  2. Auf das Dokument rechtsklicken und Erstellen > Aufgabenzuweisung auswählen.
  3. Unter Name oder Titel einen aussagekräftigen Titel für die Aufgabenzuweisung eingeben.
  4. Unter Beschreibung der Aufgabenzuweisung eine detaillierte Beschreibung der Aufgabenzuweisung eingeben, um sicherzustellen, dass der zugewiesene Benutzer richtig informiert wird und alle Einzelheiten der Aufgabenzuweisung kennt.
  5. Unter Zugewiesen zu die Person auswählen, der die Aufgabe zugewiesen wird.
  6. Optional: Unter Endtermin den Endtermin auswählen, zu dem die Aufgabenzuweisung abgeschlossen sein muss.
  7. Optional: Mit den Steuerelementen des Workflows am unteren Ende des Neue Aufgabenzuweisung Dialogfelds, einen Workflow für die Aufgabenzuweisung auswählen.
  8. Anschließend auf Erstellen klicken.
Die neue Aufgabenzuweisung wird in der Aktuellem Benutzer zugewiesen Ansicht des zugewiesenen Benutzers angezeigt. Dieser wird per E-Mail über die neue Aufgabenzuweisung informiert.

Neue Aufgabenzuweisung für ein Neues Dokument erstellen

  1. In M-Files Desktop auf die Erstellen Schaltfläche klicken und Aufgabenzuweisung auswählen.
  2. Unter Name oder Titel einen aussagekräftigen Titel für die Aufgabenzuweisung eingeben.
  3. Unter Beschreibung der Aufgabenzuweisung eine detaillierte Beschreibung der Aufgabenzuweisung eingeben, um sicherzustellen, dass der zugewiesene Benutzer richtig informiert wird und alle Einzelheiten der Aufgabenzuweisung kennt.
  4. Unter Zugewiesen zu die Person auswählen, der die Aufgabe zugewiesen wird.
  5. Optional: Unter Endtermin den Endtermin auswählen, zu dem die Aufgabenzuweisung abgeschlossen sein muss.
  6. Optional: Mit den Steuerelementen des Workflows am unteren Ende des Neue Aufgabenzuweisung Dialogfelds, einen Workflow für die Aufgabenzuweisung auswählen.
  7. Anschließend auf Erstellen klicken.
  8. Nachdem die neue Zuweisung erstellt ist, mit der rechten Maustaste auf die Zuweisung im Listenbereich klicken und Datei hinzufügen auswählen.
  9. Ein Format für die neue Datei auswählen.
  10. Die neue Datei umbenennen.
  11. Optional: Auf die neu hinzugefügte Datei doppelklicken, um sie zu bearbeiten.
Die neue Aufgabenzuweisung wird in der Aktuellem Benutzer zugewiesen Ansicht des zugewiesenen Benutzers angezeigt. Dieser wird per E-Mail über die neue Aufgabenzuweisung informiert.

Eine Aufgabenzuweisung beenden

Um eine Aufgabenzuweisung als abgeschlossen zu markieren, die folgenden Schritte durchführen:

  1. In M-Files die Ihnen zugeteilte Aufgabenzuweisung lokalisieren und auswählen.
    Sie finden die Ihnen zugewiesenen Aufgabenzuweisungen in der Aktuellem Benutzer zugewiesen Ansicht.
  2. Alle Aufgaben, die in den Aufgabenzuweisungen aufgeführt sind, beenden.
  3. Die Aufgabenzuweisungen wie folgt als abgeschlossen markieren:
    • Im Metadatenformular auf das ✓ (als abgeschlossen markieren) Symbol neben Ihrem Namen im Zugewiesen zu Feld klicken.
      oder
    • Im Aufgabenbereich Anzeigen und Bearbeiten > Als abgeschlossen markieren auswählen.
      oder
    • Rechtsklicken auf die Aufgabenzuweisung und Workflow > Als abgeschlossen markieren.
    Ergebnis:Das Als abgeschlossen markieren Dialogfeld wird geöffnet.
  4. Optional: Einen Kommentar in das Feld Kommentar eingeben.
  5. Auf OK klicken, um das Als abgeschlossen markieren Dialogfeld zu schließen.
  6. Optional: In Abhängigkeit von den Workflow-Einstellungen der Aufgabenzuweisung, kann es erforderlich sein, dass Sie eine elektronische Signatur hinzufügen müssen, um den Abschluss der Aufgabenzuweisung zu bestätigen.
Die Aufgabenzuweisung ist dann abgeschlossen und wird von der Aktuellem Benutzer zugewiesen Ansicht entfernt.

Abschließen der Genehmigungszuweisung

Um eine Genehmigungszuweisung abzuschließen, die folgenden Schritte durchführen:

  1. In M-Files die Ihnen zugeteilte Aufgabenzuweisung lokalisieren und auswählen.
    Sie finden die Ihnen zugewiesenen Aufgabenzuweisungen in der Aktuellem Benutzer zugewiesen Ansicht.
  2. Alle Aufgaben, die in den Aufgabenzuweisungen aufgeführt sind, beenden.
  3. Die Aufgabenzuweisung entweder als angenommen oder abgelehnt markieren:
    • Auf dem Metadatenformular entweder auf das ✓ oder X Symbol neben Ihrem Namen im Zugewiesen zu Feld klicken.
      oder
    • Im Aufgabenbereich Anzeigen und Bearbeiten > Als genehmigt/abgelehnt markieren auswählen.
      oder
    • Mit der rechten Maustaste auf die Aufgabenzuweisung klicken und Workflow > Als abgeschlossen/abgelehnt markieren.
    Ergebnis:Das Als abgeschlossen markieren Dialogfeld wird geöffnet.
  4. Optional: Einen Kommentar in das Feld Kommentar eingeben.
  5. Auf OK klicken, um das Als abgeschlossen markieren Dialogfeld zu schließen.
  6. Optional: In Abhängigkeit von den Workflow-Einstellungen der Aufgabenzuweisung kann es erforderlich sein, dass Sie eine elektronische Signatur hinzufügen müssen, um den Vorgang zu genehmigen.
Die Aufgabenzuweisung ist dann abgeschlossen und wird von der Aktuellem Benutzer zugewiesen Ansicht entfernt. Der in der Überwacht von Eigenschaft festgelegte Benutzer erhält eine Benachrichtigung von der Annahme oder Ablehnung.